Die Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) ist das größte kommunale Energie- und Dienstleistungsunternehmen in Rheinland-Pfalz. Ihr Versorgungsgebiet reicht vom Westerwald über Hunsrück und Eifel bis an die Landesgrenze Nordrhein-Westfalens. Die evm bietet Privat- und Geschäftskund:innen Ökostrom, Erdgas, Wärme, Photovoltaik-Lösungen, Heizungen, Wärmepumpen, Trinkwasser und Telekommunikation.

Mit Hauptsitz in Koblenz, 14 Standorten und über 1.000 Mitarbeitenden gehört die evm zu den wichtigsten Arbeitgebern der Region und verpflichtet sich zu nachhaltigem, ressourcenschonendem Handeln sowie sozialem Engagement.

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Welche Herausforderungen gab es?

Vor der Einführung von Haiilo stand die evm vor gleich mehreren Baustellen in der internen Kommunikation:



Alter Stand der Kommunikation

Das frühere Intranet war statisch, unübersichtlich und nicht mobil nutzbar. Informationen wurden über zahlreiche Kanäle wie E-Mails, Telefon, Teamlaufwerke und Flurfunk verteilt. Das führte zu schwer auffindbaren Informationen, veralteten Datenbeständen und mangelnder Transparenz.

Das bestätigte auch eine Mitarbeiterumfrage:

• Rund drei Viertel der Mitarbeitenden bewerteten die Suche nach Inhalten, Personen und Abteilungen als schlecht.
• 60 % beschrieben das alte Intranet als unübersichtlich.
• Nur jede:r Zehnte sah gute Möglichkeiten, sich mit Kolleg:innen auszutauschen.
  

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Ziele für die neue interne Kommunikation

Die Ergebnisse aus Fokusgruppen-Workshops und Mitarbeiterumfragen ließen keinen Zweifel: Das neue Intranet sollte mehr sein als ein Ersatz für das alte System. Es sollte den Wandel im Unternehmen aktiv unterstützen.

Die Kernziele lauteten:

• Interne Kommunikation verbessern, indem ein zentraler Einstieg geschaffen wird
• Mobilen Zugriff ermöglichen, damit auch Non-Desk-Kolleg:innen jederzeit informiert sind
• Wissen zentral speichern, um Inhalte strukturiert und schnell auffindbar zu machen
• Relevante Anwendungen und Prozesse integrieren, um ein einheitliches Zielsystem zu schaffen
• Kommunikationswandel bewusst fördern und Mitarbeitende aktiv einbinden

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„Wir haben mit der Einführung von Haiilo unsere Ziele erreicht: Niemand kann sich mehr an das alte Intranet erinnern und niemand vermisst es."

_{Marcelo Peerenboom | Leiter Stabsstelle Kommunikation bei evm}

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Warum die evm sich für Haiilo entschied

Die evm brauchte ein neues Intranet, das die beschriebenen Herausforderungen meistert und gleichzeitig die Anforderungen an eine moderne interne Kommunikation erfüllt.

Der Anforderungskatalog und Auswahlprozess

Das neue Intranet sollte insbesondere folgende Funktionen mitbringen:

• Struktur und intelligente Suche, um digitales Arbeiten effizienter zu machen
• Zielgerichtete Nachrichtenkanäle, um passgenaue Informationen zu ermöglichen
• Persönliche Nutzerprofile, mit denen Fachwissen sichtbar gemacht wird
• Virtuelle Arbeitsräume, in denen sich Teams und Abteilungen austauschen
• Mobile Verfügbarkeit, um alle Mitarbeitende ortsunabhängig einzubinden

Der strukturierte Auswahlprozess einer geeigneten Softwarelösung prüfte drei zentrale Fragen: Erfüllen die Systeme die wichtigsten Anforderungen? Passen sie zu den technischen Rahmenbedingungen? Unterstützen sie die strategische Ausrichtung?

Warum Haiilo hervorstach

Im direkten Anbietervergleich überzeugte Haiilo (damals noch Coyo) gleich mehrfach:

• Voll-responsive Darstellung und Mobile-first-Entwicklungsansatz
• Integrierte Chatfunktion für direkten Austausch
• Ausgereifter Microblog zur modernen News- und Dialogkommunikation
• Einfache Redaktionsfunktionen, die es auch Fachbereichen ermöglichen, selbst Inhalte zu veröffentlichen
• Ansprechendes Design, das Nutzer:innen intuitiv anspricht
• Ausgeprägte Social-Funktionen, die Vernetzung und Zusammenarbeit fördern
• Viele Referenzen im Energiesektor, die Vertrauen in die Lösung gaben
• Schneller Start mit klaren Ausbaustufen, der einen reibungslosen Rollout garantierte

Damit passte die Plattform nicht nur technisch, sondern unterstützte auch die Vision einer offenen, dialogorientierten Unternehmenskultur.

So lief die Einführung von Haiilo bei der evm ab

Der Start von „pia – Plattform für Information & Austausch“, dem individuell gelabelten Haiilo-Intranet, erfolgte am 24. Oktober 2018 mit einem breit angelegten Rollout. Schon in der Vorbereitungsphase setzte die evm auf eine intensive Kommunikationskampagne: Plakate, interne Teaser, Informationsveranstaltungen und Schulungen sorgten dafür, dass alle Mitarbeitenden frühzeitig abgeholt wurden. So entstand eine spürbare Vorfreude auf das neue Intranet.

Am Tag des Go-live war die evm bestens vorbereitet: An den beiden Hauptstandorten wurden ganztägige Sprechstunden eingerichtet, damit Mitarbeitende bei möglichen Problemen sofort Unterstützung erhalten konnten. Die Resonanz war überraschend positiv – es gab lediglich vereinzelte Anrufe mit Rückfragen, ernsthafte Schwierigkeiten blieben aus.

Der Launch verlief dadurch reibungsloser als erwartet. Viele Mitarbeitende fanden sich sofort intuitiv in der neuen Plattform zurecht, was den hohen Nutzungsgrad von Beginn an erklärt. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die kommunikative Begleitung im Vorfeld: Sie nahm Unsicherheiten, schuf Transparenz und machte klar, dass pia nicht nur ein neues Intranet ist, sondern ein Symbol für den Wandel bei der evm.

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„Unser Go-live lief reibungsloser als gedacht: Es gab kaum Probleme oder Rückfragen. Ein Beleg dafür, wie intuitiv Haiilo ist und wie gut unsere Kommunikationskampagne vorbereitet hat."_{Marcelo Peerenboom | Leiter Stabsstelle Kommunikation bei evm}‍

Haiilo als Stütze im Wandel

Im Jahr 2024 stand die evm erneut vor einer großen kommunikativen Herausforderung: einem (Generations-)Wechsel im Vorstand. Aus drei Vorstandsmitgliedern wurden zwei, verbunden mit dem klaren Ziel, die evm zur Treiberin der Energiewende im nördlichen Rheinland-Pfalz zu entwickeln.

Das bedeutete auch für die interne Kommunikation:

• Mehr Dialog und Partizipation statt Top-down-Kommunikation
• Aufbau einer modernen, offenen Unternehmenskultur
• Enge Verzahnung von Strategie- und Veränderungskommunikation
  

Dank des bereits etablierten Haiilo-Intranets war die evm darauf bestens vorbereitet. Über pia konnten Informationen transparent geteilt, Dialogformate geschaffen und die Mitarbeitenden aktiv in den Wandel eingebunden werden. So wurde Haiilo zum zentralen Werkzeug, um den Führungswechsel und die strategische Neuausrichtung kommunikativ zu begleiten und Vertrauen im gesamten Unternehmen zu stärken.

So nutzt die evm Haiilo im Alltag

Die evm nutzt Haiilo heute als zentrale digitale Heimat für alle Mitarbeitenden:

Transparente Führungskommunikation

Ein Highlight ist das Format „Auf einen Kakao mit Christoph“, bei dem sich Vorstand Christoph Hesse regelmäßig via Teams in lockerer Atmosphäre den Fragen der Mitarbeitenden stellt. Jede:r kann sich zuschalten, Anliegen platzieren und in den direkten Austausch gehen.

Die Sessions werden aufgezeichnet und anschließend in pia veröffentlicht. So können auch Kolleg:innen, die nicht live dabei waren, jederzeit darauf zugreifen. Inzwischen gibt es identische Formate mit Vorstand Mithun Basu und dem Geschäftsführer der Netzgesellschaft, Hendrik Majewski.

Strategiekommunikation

Die Unternehmensstrategie „compass.30“ wird über pia transparent und partizipativ kommuniziert. Dafür wurde eine eigene Strategie-Seite eingerichtet, die mit Wimmelbildern, Illustrationen und Blogbeiträgen anschaulich gestaltet ist. Wöchentliche Updates informieren über Fortschritte, Meilensteine und neue Projekte – sichtbar bereits auf der Startseite per Teaser.

Ergebnis: Mitarbeitende sind laufend informiert, können die Strategie mitverfolgen und erleben Kontinuität statt Einmal-Botschaften.

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Dialogformate und Kulturwandel

pia hat die interne Kommunikationskultur nachhaltig verändert. Früher liefen alle Informationen über die Kommunikationsabteilung, die Inhalte prüfte, filterte und in eine wöchentliche Sammelmail packte. Heute veröffentlichen Fachbereiche ihre News eigenständig im Intranet. Die Kommunikationsabteilung versteht sich eher als „Gärtnerin“, die unterstützt, coacht und die Inhalte attraktiv aufbereitet.

Darüber hinaus werden neue Formate wie Videonachrichten („pia-Nachrichten“) und der interne Podcast „Flurfunk“ aktiv über das Intranet gespielt.

Ergebnis: Inhalte sind tagesaktuell, vielfältig und aus allen Bereichen des Unternehmens. Mitarbeitende fühlen sich besser informiert und stärker eingebunden.

Multi-Channel-Kommunikation

Auch klassische Kanäle wie das gedruckte Mitarbeitermagazin „emil“ (vierteljährlich) bleiben bestehen und werden über pia ergänzt. Besonders in Zeiten von Homeoffice gilt es als Wertschätzung, dass die Printausgabe nach Hause geschickt wird. Veranstaltungen wie Betriebsversammlungen, Online-Austausch-Formate oder Roadshows werden in pia angekündigt, dokumentiert und nachbereitet.

Ergebnis: Ein integrierter Kommunikationsmix, bei dem pia die Rolle des zentralen Orchestrators übernimmt.

Virtuelle Zusammenarbeit und Wissenstransfer

pia dient auch als Wissensspeicher: Arbeitsräume ermöglichen projekt- oder themenbezogenen Austausch. Hier werden Dokumente, Diskussionen und Ergebnisse zentral abgelegt, statt sich in E-Mail-Postfächern zu verlieren.

Die persönliche Nutzerprofil-Funktion macht Fachkompetenzen sichtbar und erleichtert die Vernetzung im Unternehmen.

Ergebnis: Weniger Informationssilos, mehr Transparenz und effizientere Zusammenarbeit.

Ergebnisse: Wie Haiilo die interne Kommunikation bei der evm verändert hat

Die Einführung von pia hatte sofort Wirkung: Schon im ersten Jahr nach dem Go-live (2019) nutzten im Schnitt über 700 Mitarbeitende täglich die Plattform. Mit mehr als 1.800 Besuchen pro Tag und einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von fast 15 Minuten war klar, dass das neue Intranet von Beginn an angenommen wurde.

Eine aktuelle Messung vom 29. September 2025 zeigt, dass pia bis heute fest im Arbeitsalltag verankert ist:

• 2.655 Besuche und 817 eindeutige Nutzer:innen
• Knapp 9 Minuten durchschnittliche Aufenthaltsdauer pro Besuch
• 4,9 Aktionen pro Besuch (Seitenansichten, Downloads, ausgehende Verweise und interne Suchen)
• 8.761 Seitenansichten
• 1.129 interne Suchanfragen
  

Doch die eigentlichen Veränderungen gehen weit über Zahlen hinaus:

• Informationssilos wurden aufgebrochen: Fachbereiche veröffentlichen ihre Inhalte heute direkt selbst, statt alles über die Kommunikationsabteilung laufen zu lassen.
• Mitarbeitende sind deutlich besser informiert: News erscheinen tagesaktuell im Intranet statt gebündelt in einer wöchentlichen E-Mail.
• Ein Kulturwandel ist sichtbar: Kommunikation läuft niederschwelliger, Transparenz wird gelebt und Hierarchiebarrieren sind spürbar zurückgegangen.
• Die Akzeptanz ist sehr hoch: Niemand vermisst das alte Intranet.
  

pia ist heute das kommunikative Rückgrat der evm und verbindet Information, Dialog und Zusammenarbeit nachhaltig. Mitarbeitende loben es in Befragungen als zentrale Informationsquelle und echten Gewinn für ihren Arbeitsalltag.

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„Unsere Rolle hat sich komplett gewandelt – von der Zensur hin zur Gärtnerei. Früher liefen alle Informationen über uns, heute pflegen wir die Plattform, unterstützen bei Bedarf und lassen die Fachbereiche selbst Inhalte veröffentlichen.“

_{Marcelo Peerenboom | Leiter Stabsstelle Kommunikation bei evm}

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Fazit und Ausblick

Die Einführung von pia hat bei der evm nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch den Kulturwandel entscheidend vorangetrieben.

Dabei hat das Projektteam zahlreiche Learnings gesammelt:

• Ein Wechsel an der Unternehmensspitze kann große Chancen für Veränderungen eröffnen.
• Führungskräfte brauchen kommunikative Beratung. Und gute Führungskräfte hören auf ihre Kommunikator:innen.
• Kulturwandel beginnt an der Spitze: von Krawattenträger:innen in der Sie-Kultur hin zur lockeren Du-Kultur.
• Ein Social Intranet verhindert Informationssilos und schafft Transparenz.
• Menschen sichtbar zu machen ist essenziell – Mitarbeitende gehören sofort ins digitale Rampenlicht.
• Neue Dialogformate sollten aktiv gefördert und im Intranet verankert werden.
• Transparenz gelingt nur, wenn Prozesse offen geteilt werden, etwa beim Strategieprozess.
• Ein erfolgreiches Intranet-Projekt bindet die IT von Anfang an ein und wird als gemeinsame Initiative aufgesetzt.
  

Auch in Zukunft wird pia kontinuierlich weiterentwickelt. Als nächste Schritte plant die evm:

• Die Einführung eines wöchentlichen Newsletters über Haiilo-Studio mit Highlight-Beiträgen und einem „Tipp der Woche“
• Einen Workshop mit den Seitenredakteur:innen, um die Plattform gemeinsam weiterzuentwickeln und zu optimieren
  

pia bleibt damit das Herzstück der evm-Kommunikation – und wächst stetig mit den Anforderungen des Unternehmens.