Über Dampsoft

Die DAMPSOFT GmbH ist ein Pionier und etablierter Spezialist für Zahnarzt-Software in Deutschland. Seit der Gründung im Jahr 1986 hat sich das unabhängige Familienunternehmen erfolgreich am Markt positioniert – mit leistungsstarken, passgenauen Lösungen für das Management von Zahnarztpraxen.
Mehr als 12.500 Kunden vertrauen auf die Software von Dampsoft. Damit zählt sie zu den meistgenutzten professionellen Praxismanagement-Programmen bundesweit.

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Insgesamt sind knapp 450 Mitarbeitende an fünf Standorten, aus dem Homeoffice oder der Workation tätig. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich bis heute im Gründungsort Damp an der Ostsee.

Vor welchen kommunikativen Herausforderungen stand Dampsoft?

Als inhabergeführtes Familienunternehmen in zweiter Generation legt Dampsoft großen Wert auf ein starkes Miteinander. Die enge Verbindung zwischen den Mitarbeitenden ist ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. In den vergangenen Jahren ist das Unternehmen deutlich gewachsen und arbeitet heute verstärkt remote.

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Besonders während der Corona-Pandemie zeigte sich, wie wichtig ein durchdachter und ganzheitlicher Ansatz für die interne Kommunikation ist: Als viele Kolleg:innen plötzlich vom heimischen Schreibtisch aus arbeiteten, galt es, Nähe auf andere Weise zu schaffen – wenn schon nicht analog, dann eben digital.

Bis dahin nutzte Dampsoft noch eine interne Mitteilungsplattform aus den 1990er-Jahren, die ausschließlich top-down funktionierte, weder interaktiv noch messbar, geschweige denn ansprechend war. Zudem beschränkten sich die Inhalte auf eine kleine Handvoll Beiträgen im Monat. Und wer nach bestimmten Informationen suchte, fand sich schnell in einem digitalen Labyrinth wieder. Es musste also dringend etwas Neues her. Warum also nicht gleich größer denken?

Die Ziele und Anforderungen an das neue System waren klar definiert:

• Mehr Transparenz für gegenseitiges Verständnis und gemeinsames Commitment
• Eine Lösung, die zur Unternehmenskultur passt – innovativ, intuitiv und modern
• Raum für cross-funktionalen Austausch und echte Interaktion
• Sicherstellung eines effektiven Wissenstransfers
• Eine Plattform, die Spaß macht, Identifikation schafft und langfristig bindet
• Und nicht zuletzt: messbare interne Kommunikation

Schnell war klar, dass nur ein Social Intranet echten Mehrwert bieten kann. Typisch norddeutsch hieß es dann: Nicht lang schnacken, einfach machen.

Darum entschied sich Dampsoft für Haiilo

Dampsoft hatte von Beginn an eine klare Vorstellung davon, was die neue Lösung leisten muss. Haiilo konnte dabei vor allem mit großer Flexibilität und verlässlicher Unterstützung im gesamten Prozess punkten. Besonders wichtig war dem Unternehmen, dass sich die Plattform problemlos an sich wandelnde Marktbedingungen anpassen und sich gleichzeitig schnell und ohne großen IT-Aufwand implementieren lässt. Die intuitive Benutzeroberfläche, das moderne Design und die vielfältigen Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung machten Haiilo schließlich zur idealen Wahl.

Einen entscheidenden Beitrag leistete darüber hinaus das engagierte Vertriebsteam von Haiilo: Es ging gezielt auf die Anforderungen von Dampsoft ein und konnte alle Bedenken gegenüber sozialen Funktionen im Arbeitskontext mit Kompetenz und Transparenz entkräften.

„Interne Kommunikation soll Spaß machen, die Mitarbeitenden zusammenbringen, aber auch einen Wissenstransfer gewährleisten. Das hat Haiilo für uns vereint.“

_{Janosch Greifenberg | Gesellschafter und Geschäftsführer, DAMPSOFT GmbH}

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So lief die Einführung von Haiilo ab

Zwischen dem Start der internen Recherchen im Sommer 2022 und dem inoffiziellen Go-live lagen nicht einmal drei Monate. Gemeinsam mit dem Team von Haiilo konnte Dampsoft das neue Social Intranet in kürzester Zeit implementieren und an seine individuellen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen.

Ein interdisziplinäres Team aus Beta-Tester:innen begleitete die Einführung von Beginn an. Mit Hilfe des Haiilo-Partners Kronsteg wurden Mitarbeitende aus allen Unternehmensbereichen aktiv eingebunden. Ihr Feedback half dabei, die Plattform Schritt für Schritt noch nutzerfreundlicher zu gestalten. Zudem wurden Inhalte der alten Mitteilungsplattform erfolgreich migriert, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen und die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu stärken.

Auch Führungskräfte konnten als Multiplikator:innen gewonnen werden. Dank der Unterstützung von Kronsteg lernten die Redakteur:innen und Hauptnutzer:innen in Schulungen die neue Plattform mit ihren Funktionen kennen und schätzen. So konnte das Social Intranet bei Dampsoft am 1. März 2023 offiziell an den Start gehen.

„Die Einführung des Social Intranets war ein entscheidender Schritt und Motor für die positive Entwicklung der familiären Kultur unseres Unternehmens.“

_{Dr. Andrej Teterin | Head of Business Development & Strategy, DAMPSOFT GmbH}

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Kein Change ohne Kommunikation

Von Beginn an legte das Projektteam bei Dampsoft großen Wert auf Transparenz und eine offene Kommunikation rund um die Einführung des neuen Social Intranets. An manchen Stellen musste erst Überzeugungsarbeit geleistet werden, um die Lanze für diese Form der Kommunikation zu brechen und Vorbehalte gegenüber Social Media im internen Arbeitsalltag zu klären. Aber die Vorteile des Social Intranets sprachen letztlich für sich und so gelang es, auch die letzten Skeptiker:innen mit ins Boot zu holen.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die frühzeitige, zielgruppengerechte Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg: E-Mails, MS Teams, die bestehende Mitteilungsplattform sowie begleitende Info-Sheets bereiteten die Mitarbeitenden gezielt auf den Launch vor. Eine interne Kampagne flankierte den Start zusätzlich – mit einem kreativen Beteiligungsformat, das für Begeisterung sorgte.

Im Rahmen der Kampagne konnten die Mitarbeitenden ihre Freude über das neue Intranet mit Selfies zum Ausdruck bringen. Das Foto mit dem meisten Zuspruch wurde direkt auf der neuen Plattform über ein Umfrage-Widget gekürt – ganz im Sinne des Community-Gedankens. Die Gewinnerin durfte sich über einen Wunschgutschein freuen.

So nutzt Dampsoft Haiilo im Alltag

Heute ist die Social-Intranet-Plattform „DAMPSOFT INSIDE“ aus dem Alltag des Unternehmens nicht mehr wegzudenken. Mehrmals täglich loggen sich die Mitarbeitenden ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

• Der „Heimathafen“ (die zentrale Startseite) bietet alle relevanten Informationen auf einen Blick.
• Weitere themenspezifische Startseiten strukturieren die Inhalte des Heimathafens in übersichtliche Kategorien. Diese Nutzerführung ist übrigens den Mitarbeitenden zu verdanken, die den Aufbau des Social Intranets aktiv mitgestaltet haben.
• Öffentliche Seiten dienen den Geschäftsbereichen und Abteilungen zur Kommunikation und zum Wissenstransfer.
• Private Seiten bieten Raum für teaminterne Inhalte.
• Die Communities werden rege für Projekte, den Austausch zu privaten Themen (z. B. Haustiere oder Hobbys), gegenseitigen Support, den Mitarbeiter-Adventskalender oder die Koordination von großen Events genutzt.
• Die Event-Features kommen für alle Termine, die nicht digital stattfinden und größere Zielgruppen ansprechen, zum Einsatz.

Um die Plattform kontinuierlich zu optimieren, setzt Dampsoft auf regelmäßige Nutzerumfragen und datenbasierte Auswertungen über das integrierte Analytics-Tool. Dabei geht das Unternehmen ganz pragmatisch und zielorientiert vor: Was nicht funktioniert, wird angepasst.

Ein gelungener Change: Mehr Nähe, mehr Klarheit, mehr Miteinander

Heute sind Informationen bei Dampsoft für alle Mitarbeitenden leicht und schnell zugänglich. Die intuitive Benutzerführung des Social Intranets sorgt für eine hohe Nutzungsrate: Das gesamte Team bleibt informiert, eingebunden und vernetzt. Die Mitarbeitenden tauschen sich über alle Hierarchieebenen hinweg auf Augenhöhe aus, was das gesamte Unternehmen trotz Remote Work näherbringt (#familienunternehmen).

Gleichzeitig ist das Wissensmanagement nachhaltig abgesichert: Inhalte lassen sich gezielt strukturieren, zentral speichern und bei Bedarf jederzeit auffinden. Diese neue Transparenz fördert das gegenseitige Verständnis und verbessert auch die Zusammenarbeit über Teams und Standorte hinweg.

Das Ergebnis: ein spürbar gestärktes Gemeinschaftsgefühl, gelebte Unternehmenskultur und nicht zuletzt eine positive Wirkung auf die Qualität der Arbeit sowie den Unternehmenserfolg.

Das Feedback der Mitarbeitenden und die aktuellen Zahlen nach gut zwei Jahren Nutzung sprechen für sich:

• 66 % interaktive Nutzende
• Fast 300.000 Aufrufe der Startseite in den ersten 6 Monaten
• 11-35 % Engagement im Durchschnitt