Moeyn! Ein Intranet, das in der Verwaltung wirklich ankommt

Bad Oeynhausen ist die zweitgrößte Stadt im Kreis Minden-Lübbecke im Nordosten Nordrhein-Westfalens, einst als Kurbad gegründet, heute Heimat von rund 50.000 Einwohner:innen.

Es arbeiten etwa 570 Mitarbeitende an 13 Standorten für die Stadt, dazu kommen mehrere Kindergärten. Gemeinsam decken sie das gesamte Aufgabenspektrum der öffentlichen Verwaltung ab: vom Bürgerbüro über die Fachämter bis zur Kinderbetreuung.

Nicht alle davon sitzen am Schreibtisch. Genau das machte die interne Kommunikation lange Zeit schwierig.

Welche Herausforderungen gab es?

Die Ausgangslage: ein Intranet, das niemand nutzte. Das Intranet, das die Stadt Bad Oeynhausen lange für die interne Kommunikation nutzte, war mittlerweile in die Jahre gekommen und wurde den Anforderungen an eine moderne Mitarbeiterkommunikation nicht mehr gerecht.

Wer etwas mitteilen wollte, schrieb E-Mails. Wer etwas wissen musste, suchte in teamspezifischen Ordnern auf dem Laufwerk – vorausgesetzt, es gab Zugriff darauf. So entstand über die Jahre eine Struktur, in der Wissen selten dort ankam, wo es gebraucht wurde. Informationen lagen in Datensilos, verteilt über Teams und Standorte.

Mit einer neuen Intranet-Lösung wollte die Stadt vier Dinge erreichen:

• die interne Kommunikation verbessern
• das E-Mail-Aufkommen senken
• einen übersichtlichen Wissensspeicher aufbauen
• die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Bereichen fördern

Ein Anspruch stand allerdings über allem und er kam direkt aus der Erfahrung mit dem Vorgänger: Das neue Tool sollte tatsächlich genutzt werden.

Warum Haiilo?

Auf der Suche nach der passenden internen Kommunikationsplattform testete die Stadt Bad Oeynhausen verschiedene Anbieter und entschied sich schließlich für Haiilo. Den Ausschlag gab am Ende die Benutzerfreundlichkeit: Die Verantwortlichen fanden sich in der Employee Engagement Platform sofort intuitiv zurecht.

„Die Usability hat uns von Anfang an überzeugt. Toll war auch die einfache und schnelle Einführung.“

_{Kai Phillip Groß | IT-Administration bei der Stadt Bad Oeynhausen}

Nach der Entscheidung für Haiilo Home ging es schnell: Innerhalb eines Jahres stand das neue Social Intranet allen 570 Mitarbeitenden vollumfänglich zur Verfügung.

Die Einführung: erst die Menschen, dann das Tool

Damit die Plattform von Anfang an angenommen wird, hat die Stadt die Einführung über Monate hinweg vorbereitet und die Belegschaft dabei nicht nur informiert, sondern aktiv beteiligt.

Vorab informieren. In mehreren E-Mails wurde Haiilo Home mit allen Funktionen ausführlich vorgestellt. Der Bürgermeister drehte ein Video, in dem er die Belegschaft persönlich dazu aufrief, die Plattform aktiv zu nutzen. Und in internen Workshops lernten die Mitarbeitenden das neue Kommunikationsformat kennen.

Mitgestalten lassen. Zwei Aktionen machten das Projekt zu etwas Gemeinsamem: Bei einer Fotoaktion konnten sich alle interessierten Kolleg:innen ein professionelles Profilbild für die Plattform anfertigen lassen. Und in einem Namenswettbewerb stimmte die Belegschaft über den Namen des neuen Intranets ab. Die Wahl fiel auf „Moeyn" – kurz für „Mein Oeynhausen" und gleichzeitig der Gruß am Morgen.

Vorab testen. Parallel gründete die Stadt eine Projektgruppe mit 18 Mitarbeitenden aus mehreren Bereichen der Verwaltung. Die Teilnahme war freiwillig. Die Gruppe nahm die Plattform intensiv unter die Lupe, bevor alle Kolleg:innen einen Zugang bekamen.

Im Dezember 2021 ging Moeyn live.

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So nutzt die Stadt Bad Oeynhausen Haiilo heute

Moeyn ist für die Beschäftigten der Verwaltung die zentrale Anlaufstelle, um sich zu vernetzen und auszutauschen.

Am intensivsten genutzt werden die Arbeitsräume: Arbeitsgruppen und Projekte organisieren sich dort, legen ihre gemeinsamen Dokumente ab und halten ihr Wissen übersichtlich an einem Ort, statt in verstreuten Ordnern.

Über die verschiedenen Chatfunktionen treten Kolleg:innen direkt miteinander in Kontakt, ohne den Umweg über eine E-Mail.

Und das Mitarbeiterverzeichnis ist zu einem der beliebtesten Bereiche geworden. Auch, weil die Profile dank der Fotoaktion vor dem Launch von Anfang an vollständig und persönlich wirkten. Wer eine Ansprechperson sucht, findet sie dort und kann sie direkt in einen Chat einladen.

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Mehr Effizienz: Weniger E-Mails, weniger Laufwerksordner, ein Ort für alles

Die Datensilos von früher gibt es so nicht mehr. Wissen liegt heute dort, wo alle es finden. Nicht in Ordnern, für die man erst eine Freigabe braucht. Das spart allen Beteiligten wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Das E-Mail-Aufkommen ist spürbar zurückgegangen, weil sich die Arbeitsgruppen inzwischen über das Intranet organisieren. Davon profitiert auch die IT: Statt für jedes Team umständlich Ordner auf dem Laufwerk anzulegen, entsteht ein Arbeitsraum in wenigen Schritten und die Dokumentenablage ist gleich mit dabei.

Ob im Rathaus, an einem der weiteren Standorte oder im Homeoffice: Über die zentrale Plattform bleibt die Belegschaft verbunden und erhält alle Informationen, die sie braucht.

Vor allem ist Haiilo aber auch designtechnisch ein deutliches Upgrade zum alten Intranet: Über die benutzerfreundliche Oberfläche können die Mitarbeitenden selbstständig die vielfältigen Features entdecken. Genau das war das Ziel und macht den entscheidenden Unterschied zum alten Intranet.

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„Durch Haiilo ist unsere Kommunikation schneller geworden. Hervorzuheben ist auch, dass sich die Anzahl der E-Mails deutlich reduziert hat und wir ein besseres Wissensmanagement aufgebaut haben.“

_{Kai Phillip Groß | IT-Administration bei der Stadt Bad Oeynhausen}