Was interne Kommunikation jetzt leisten muss: Learnings vom Haiilo Breakfast Club München

Beim Haiilo Breakfast Club in München kamen am 17. Juni 2026 rund 50 Kommunikations- und HR-Verantwortliche im DesignOffice Nove zusammen. Im Mittelpunkt standen Fragen, die viele Teams gerade beschäftigen: Wie wird KI mehr als ein Trendthema? Wie erreicht interne Kommunikation mehr Menschen im Alltag? Und welche Rolle spielen Führung, Plattformen und relevante Inhalte, wenn aus Kommunikation echte Wirkung entstehen soll?

Die zentrale Erkenntnis: Tools lösen keine Kulturprobleme

Viele Organisationen haben heute starke Plattformen, Apps und Kanäle. Trotzdem bleibt die eigentliche Herausforderung oft gleich: Informationen sind da, aber sie erreichen nicht immer die richtigen Menschen. Beteiligung bleibt aus. Frontline- und Non-Desk-Mitarbeitende sind schwer einzubinden. Und bei Themen wie KI zeigt sich schnell, dass Technologie allein nicht reicht.

1. KI braucht Priorität, Sicherheit und Wiederholung

In der Keynote „Die AI-ready Culture prägen: Eine Führungsaufgabe der Internen Kommunikation“ machte Anton Fedder von MontuaPartner Communications deutlich: Ohne Kulturveränderung wird KI im Unternehmen nicht erfolgreich. Viele Organisationen bewegen sich dabei zwischen Orientierung, ersten Use Cases und tiefer Integration. Die meisten stehen nicht mehr ganz am Anfang, sind aber auch noch nicht dort, wo KI fest im Arbeitsalltag verankert ist.

Aus Trendthema muss ein strategisches Thema werden

Ein wichtiger Punkt aus der Session: KI wirkt nur, wenn sie Teil einer klaren Gesamtstrategie ist. Beschäftigte brauchen Orientierung. Sie müssen verstehen, warum sich das Unternehmen mit KI beschäftigt, was sich dadurch verändert und was konkret von ihnen erwartet wird. Wenn diese Einordnung fehlt, bleibt KI ein weiteres Thema auf der Liste, aber kein echter Hebel für bessere Arbeit.

Sicherheit ist die Basis für Nutzung

In vielen Unternehmen nutzen Menschen KI privat längst. Im Arbeitskontext passiert das deutlich weniger. Das liegt selten an kompletter Verweigerung. Häufig fehlen ein klarer Rahmen, konkrete Beispiele oder das Vertrauen, KI im Job richtig einsetzen zu dürfen. Die einfache Botschaft für interne Kommunikation lautet deshalb: Mitarbeitende brauchen nicht nur Erlaubnis, sondern Sicherheit.

Wichtige Punkte für einen erfolgreichen KI Change

• KI muss klar mit der Unternehmensstrategie verbunden sein.

• Mitarbeitende brauchen einen verständlichen Rahmen für die Nutzung im Arbeitsalltag.

• Interne Kommunikation sollte nicht nur informieren, sondern Orientierung wiederholen und einordnen.

• Psychologische Sicherheit ist die Grundlage, damit Menschen KI ausprobieren und Verantwortung übernehmen.

Zwischenfazit: KI wird nicht durch einzelne Tools wirksam. Sie wird wirksam, wenn Menschen verstehen, warum sie wichtig ist, wie sie genutzt werden darf und welchen Nutzen sie im Alltag bringt. Gute KI-Nutzung braucht dafür mehr als neue Tools.

‍

2. Interne Kommunikation muss vom Zusatzkanal in den Arbeitsalltag kommen

Im IK-Sparring zu Reichweite, Nutzung und Engagement ging es um eine sehr praktische Frage: Was bringt Menschen wirklich dazu, interne Kommunikation aktiv zu nutzen? Die Antworten waren klar. Pflicht allein reicht nicht. Relevanz, einfache Zugänge und ein spürbarer Nutzen im Alltag sind entscheidend.

Was Nutzung fördert

• Operative Themen gehören dorthin, wo Mitarbeitende sie schnell finden.

• Formate mit sozialem Bezug, wie Fotogalerien, Teamgeschichten oder informelle Beiträge, erzeugen oft mehr Reaktionen als reine Fachinformationen.

• Communities können stark sein, wenn sie einen klaren Zweck haben.

• Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle, besonders wenn Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben.

• Timing wirkt sich auf Reichweite aus. In den Notizen wurden Dienstag und die Zeit kurz vor der Mittagspause als besonders wirksam beschrieben.

Was nicht mehr reicht

Mehr Content führt nicht automatisch zu mehr Wirkung. Mehr Kanäle schaffen nicht automatisch mehr Orientierung. Und rein informative Inhalte bekommen oft wenig Aufmerksamkeit, wenn sie keinen direkten Bezug zum Alltag der Zielgruppe haben. Die Runde zeigte: Interne Kommunikation muss nicht lauter werden. Sie muss relevanter werden.

Zwischenfazit

Interne Kommunikation wird dann Teil des Arbeitsalltags, wenn sie dort hilft, wo Mitarbeitende ohnehin Aufgaben, Fragen oder Bedürfnisse haben. Der Kanal ist wichtig, aber der konkrete Nutzen entscheidet.

‍

3. Messe Stuttgart zeigt, wie ein Intranet langfristig Wirkung entfaltet

Ein konkreter Praxisblick kam von der Messe Stuttgart. Noah Scheuermann und Stefanie Kromer zeigten, wie sich das Social Intranet “SIMS” seit dem Rollout im Juni 2016 entwickelt hat. Nach zehn Jahren ist die Plattform nicht nur ein Informationskanal, sondern ein digitaler Treffpunkt für News, Projekte, Wissen und Austausch.

Der Nutzen war von Anfang an klar

Die Ausgangslage war typisch: zu viele E-Mails, kein echter Ort für Dialog und der Wunsch nach mehr Veränderungsbereitschaft. Die Vision lautete, einen zentralen digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Gegenüber der Geschäftsführung wurden dabei klare Argumente genutzt: E-Mail-Flut reduzieren, Wissen sichern, Expertinnen und Experten sichtbar machen, Kultur stärken und die digitale Transformation vorantreiben.

2025 verzeichnete SIMS 66 Prozent aktive Nutzer, mehr als 270 Blogbeiträge, 750 Kommentare und 6.890 Reaktionen. Besonders wichtig: Das Intranet ist bei der Messe Stuttgart auch in Krisenzeiten ein Anker. Bei einer Cyberattacke 2019 war SIMS die einzige Plattform, die für die Mitarbeitenden noch erreichbar war. In solchen Momenten geht es nicht nur um Information, sondern auch um Orientierung, Zugehörigkeit und Handlungssicherheit.

Ein Intranet ist kein Ablageort

Das Beispiel zeigt: Ein gutes Intranet[https://haiilo.com/de/platform/intranet] lebt nicht davon, dass Inhalte irgendwo abgelegt werden. Es lebt davon, dass Menschen dort etwas finden, was sie wirklich brauchen. Bei der Messe Stuttgart gehören dazu unter anderem News, Hintergrundgeschichten, Mitarbeitendenformate, Gamification, interne Services und Wissen. Die interne Kommunikation steuert diese Inhalte redaktionell, analysiert die Nutzung und achtet darauf, wann welche Beiträge ausgespielt werden.

Gleichzeitig bleibt die Weiterentwicklung wichtig. Die Messe Stuttgart beschäftigt sich mit KI-gestützter Kommunikation[https://haiilo.com/de/platform/ai-features], Tool-Integration und der Frage, wie SIMS nah an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden bleibt. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf Information, sondern auf dem Nutzererlebnis.

Wichtige Learnings

• SIMS wurde 2016 mit einer klaren Vision eingeführt: ein zentraler digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden.

• Der Nutzen wurde gegenüber der Geschäftsführung klar begründet, etwa durch weniger E-Mails, gesichertes Wissen und stärkere Beteiligung.

• Die Plattform verbindet News, Projekte, Wissen, soziale Formate und interne Services.

• In Krisen kann ein Intranet zur wichtigen Orientierungshilfe werden.

• Die Weiterentwicklung bleibt nah an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.

Zwischenfazit: Ein Intranet entfaltet Wirkung, wenn es nicht als Ablage gedacht wird, sondern als täglicher Einstiegspunkt für relevante Informationen, Austausch und Orientierung. Modernes Intranet aufbauen heißt deshalb vor allem, den Nutzen im Arbeitsalltag klar zu machen.

4. Führung entscheidet mit darüber, ob Kommunikation wirkt

In der Sparringrunde zu Change, Führung und Wirkung wurde deutlich: Interne Kommunikation macht oft sichtbar, wo Führung funktioniert und wo Lücken bestehen. Viele Themen landen bei der Kommunikationsabteilung, obwohl sie eigentlich Führungsaufgaben sind. Das ist besonders kritisch, wenn Geschäftsführungen mehr Engagement erwarten, selbst aber kaum sichtbar auf internen Plattformen auftreten.

Das Muster kann zu einem gewissen maße als Henne-Ei-Problem beschrieben werden: Führung nutzt die Plattform nicht, weil zu wenige Mitarbeitende aktiv sind. Gleichzeitig fehlt durch die geringe Sichtbarkeit der Führung genau der Impuls, der mehr Nutzung auslösen könnte.

Persönliche Kommunikation wirkt stärker

Beiträge, die unter konkreten Namen veröffentlicht werden, wirken glaubwürdiger als generische Unternehmensposts. Entscheidend ist, dass Kommunikation persönlich, nahbar und passend zur Person wirkt.

Was kannst du für deine interne Kommunikation mitnehmen?

• Führungskräfte prägen, ob Plattformen und Change-Themen ernst genommen werden.

• Wenn Führung nicht sichtbar kommuniziert, bleibt interne Kommunikation schnell allein mit Führungsaufgaben.

• Persönliche Absender wirken stärker als generische Unternehmensseiten.

Zwischenfazit: Interne Kommunikation kann Führung unterstützen, aber nicht ersetzen. Sichtbare Führung ist ein zentraler Hebel für Vertrauen, Beteiligung und Nutzung.

‍

5. Content braucht Relevanz, nicht mehr Volumen

Viel Content ist kein Erfolg, wenn ihn niemand liest. Die Praxis zeigt, dass KI zwar sehr viel Content erzeugen kann, aber damit nicht automatisch Aufmerksamkeit entsteht. Wenn Inhalte austauschbar, unpersönlich oder ohne klaren Bezug zum Arbeitsalltag sind, sinkt die Rezeption.

Besonders gut funktionieren Inhalte, die nah an den Menschen sind. Dazu gehören neue Mitarbeitende, Teamvorstellungen, persönliche Einblicke, positive Nachrichten, Projektabschlüsse oder Geschichten aus dem Arbeitsalltag. Solche Formate schaffen Identifikation und geben Mitarbeitenden einen Grund, zurückzukommen.

Wichtige Erkenntnisse

• Mehr Inhalte bedeuten nicht automatisch mehr Aufmerksamkeit.

• KI kann die Content-Menge erhöhen, aber nicht die Relevanz ersetzen.

• Persönliche Themen und Einblicke aus dem Arbeitsalltag erzeugen oft mehr Engagement.

• Gute Inhalte beantworten die Frage: Warum ist das für Mitarbeitende jetzt wichtig?

Zwischenfazit: Content wirkt, wenn er relevant, verständlich und nah an den Menschen ist. Die Menge ist zweitrangig.

‍

6. Was wir vom Haiilo Breakfast Club in München mitnehmen können

• KI braucht eine Change Story. Erklärt, warum KI wichtig ist, was sich verändert und wie Mitarbeitende sie konkret nutzen können.

• Sicherheit kommt vor Performance. Menschen müssen wissen, was erlaubt ist, was gute Nutzung bedeutet und wo sie Unterstützung bekommen.

• Relevanz schlägt Reichweite. Ein Beitrag ist nicht gut, nur weil er veröffentlicht wurde. Er muss einen Nutzen für die Zielgruppe haben.

• Führung muss sichtbar sein. Ohne Vorbildfunktion bleibt interne Kommunikation oft allein mit Themen, die sie nicht allein lösen kann.

• Plattformen müssen in den Alltag passen. Wenn interne Kommunikation nur ein Zusatzkanal ist, wird sie schnell übersehen.

• Persönlichkeit zählt. Menschen reagieren stärker auf konkrete Absender, echte Geschichten und Inhalte, die nah an ihrem Arbeitsalltag sind.

Fazit: Was der Haiilo Breakfast Club für interne Kommunikation zeigt

Der Haiilo Breakfast Club München hat gezeigt: Interne Kommunikation steht nicht vor einem Kanalproblem. Sie steht vor einer Relevanzaufgabe. KI, Change, Plattformnutzung und Engagement lassen sich nicht getrennt betrachten. Alles hängt daran, ob Mitarbeitende Orientierung bekommen, ob Führung sichtbar wird und ob Kommunikation im Alltag wirklich hilft.

Wer Menschen erreichen will, braucht deshalb mehr als Inhalte. Es braucht klare Prioritäten, einfache Zugänge, glaubwürdige Absender und den Mut, nicht nur zu senden, sondern zuzuhören. Genau dort liegt die Chance für interne Kommunikation: Sie kann Orientierung geben, Beteiligung ermöglichen und dafür sorgen, dass digitale Plattformen nicht nur genutzt werden, sondern im Arbeitsalltag wirklich etwas verbessern.

‍

Wie kann Haiilo euch helfen?

Haiilo hilft internen Kommunikationsteams, Informationen klarer zu steuern, mehr Menschen zu erreichen und Kommunikation im Arbeitsalltag sichtbarer zu machen.

Das ermöglicht euch Haiilo

• Inhalte teilen, die Mitarbeitende wirklich sehen wollen, in Formaten, die sie gern nutzen.

• Updates klar, fokussiert und an einem zentralen Ort bereitstellen.

• Mit Haiilo Kudos Wertschätzung sichtbar machen, Erfolge feiern und eine Kultur des Dankes fördern.

• Führungskräften helfen, schnell und persönlich sichtbar zu werden.

• Mitarbeitenden helfen, Informationen schneller zu finden.

• Ein Intranet schaffen, das nützlich ist, vertraut wirkt und gern genutzt wird.

Seht in einer Demo, wie Haiilo euch hilft, mehr Mitarbeitende zu erreichen und interne Kommunikation messbarer zu machen.

Jetzt personalisierte Demo buchen