Hybrides Arbeiten: 7 Tipps, wie ihr den Trend in eurem Unternehmen umsetzt

Die Corona-Pandemie hat in der Arbeitswelt einiges verändert. Von jetzt auf gleich ging es für viele Beschäftigte ins Homeoffice. Mit den allgemeinen Lockerungen kehren nun die meisten Mitarbeitenden wieder in die Büros zurück. Gleichzeitig haben viele von ihnen aber in den vergangenen Monaten die Vorzüge des Homeoffice schätzen gelernt und möchten diese nicht einfach so wieder aufgeben.

Ein Begriff ist deshalb seit einiger Zeit in aller Munde und wird von Expertinnen und Experten heiß diskutiert: hybrides Arbeiten.

Was genau sich dahinter verbringt und wie das „Arbeitsmodell der Zukunft“ funktioniert, erklären wir euch in diesem Artikel. Außerdem geben wir euch sieben nützliche Tipps mit auf den Weg, die euch dabei helfen können, hybrides Arbeiten bei euch im Unternehmen zu etablieren.

Was ist hybrides Arbeiten? Definition

Das Wörtchen „hybrid“ lässt es bereits vermuten: Hybrides Arbeiten ist eine Kombination aus Arbeiten im Büro und Remote Work, sprich der mobilen Arbeit an anderen Orten – meistens vom Homeoffice aus, erlaubt ist aber auch jeder andere Ort mit einer stabilen Internetverbindung. Arbeitnehmende erledigen beim hybriden Arbeiten also nicht nur an festen Arbeitsplätzen in Büros ihre Aufgaben, sondern nutzen eine Mischform und arbeiten zeitweise auch von zu Hause aus, in einem Café, einem Co-Working-Space oder von unterwegs.

Unter dem Strich ist hybrides Arbeiten (oder auch „Hybrid Work“) also ein flexibles Arbeitsmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, die Arbeitswoche optimal und individuell auf die eigenen Termine, Bedürfnisse und Lebenssituation anzupassen.

Wie genau so ein hybrides Arbeitsmodell aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich – aber dazu später mehr.

Wie funktioniert hybrides Arbeiten?

Das Modell des hybriden Arbeitens ist nicht vollkommen neu – seit sich die Arbeitswelt durch die Covid-19-Pandemie noch einmal stark verändert hat, liegt es aber mehr denn je im Trend.

Denn: Viele Angestellte möchten zwar mit den Lockerungen wieder zurück ins Büro, allerdings nicht mehr fünf Tage die Woche. Stattdessen möchten sie selbst entscheiden, wann sie von wo aus arbeiten – und genau das ermöglichen Arbeitgeber ihnen, indem sie auf hybrides Arbeiten setzen.

Verschiedene Modelle für hybrides Arbeiten

Lockt ein Unternehmen Bewerberinnen und Bewerber mit „Hybrid Work“, kann das vieles bedeuten – denn hybride Arbeit kann in unterschiedlichen Abstufungen erfolgen. Grundsätzlich gibt es zwei Dimensionen, die variieren können: der Arbeitsort und die Arbeitszeit.

Wirklich entscheidend für die Art des hybriden Arbeitens ist aber nur der Arbeitsort. Dabei unterscheidet man in der Regel zwischen:

• 🏢 Office First: Das Büro ist der bevorzugte Arbeitsplatz. Es wird zu festen, teilflexiblen oder flexiblen Zeiten physisch im Office gearbeitet. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind nur in Ausnahmefällen erlaubt.
• Teilflexibel: Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, an einigen Tagen im Monat remote zu arbeiten. Diese Homeoffice-Tage können entweder fix definiert sein oder es steht lediglich die Anzahl der Tage für Remote-Arbeit fest und die Mitarbeitenden können frei wählen, wie sie diese auf den Monat aufteilen.
• Vollflexibel: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben volle Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsorts und können jeden Tag neu entscheiden, von wo aus sie ihre Aufgaben erledigen.
• 🏠 Remote First: Das Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist der Standard-Arbeitsplatz und persönliche Treffen im Büro werden nur ausnahmsweise oder zu einem besonderen Anlass vereinbart. Auch hier können die Arbeitszeiten von starr bis voll flexibel variieren.

Vor- und Nachteile hybrider Arbeit

Nun, da wir wissen, welche unterschiedlichen Formen hybride Arbeit annehmen kann, schauen wir uns als nächstes die Vorteile und Herausforderungen an, die mit hybriden Arbeitsmodellen einhergehen.

✔️ Hybrides Arbeiten – Vorteile

Seit immer mehr Unternehmen auf hybrides Arbeiten setzen, haben sich einige Vorteile herauskristallisiert, die diese Form der Arbeit mit sich bringt.

• Mehr Flexibilität: Der wohl größte Vorteil beim hybriden Arbeiten ist die Flexibilität, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gewinnen, indem sie selbst entscheiden können, von wo aus sie arbeiten.
• Bessere Work-Life-Balance: Mit dieser Flexibilität geht meistens auch eine Verbesserung der Work-Life-Balance einher – zum Beispiel, weil an den Homeoffice-Tagen lange Arbeitswege entfallen, die Kinderbetreuung einfacher wird oder sich private Termine besser in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
• Erleichtertes Recruiting: Expertinnen und Experten können leichter rekrutiert werden, wenn sie nicht mehr zwangsläufig in die Stadt ziehen müssen, in der ein Unternehmen seinen Sitz hat.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Viele (potenzielle) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, besonders aus den jüngeren Generationen, möchten nicht mehr auf die Möglichkeit verzichten, im Homeoffice zu sein. Hybrides Arbeiten anzubieten, ist deshalb ein klarer Pluspunkt im Kampf um neue Talente, vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels.
• Geringere Kosten: Unternehmen können auch finanziell von Hybrid Work profitieren, da sie beispielsweise durch geteilte Arbeitsplätze weniger Büroflächen anmieten müssen. Zudem fallen die Nebenkosten geringer aus, wenn nicht alle Mitarbeitenden tagtäglich mit ihren Geräten am Stromnetz des Unternehmens hängen oder Wasser verbrauchen.
• Das Beste aus beiden Welten: Hybrides Arbeiten vereint die Vorzüge von Homeoffice und Büroarbeit. Benötigt eine Aufgabe besonders viel Ruhe, zieht man sich ins Homeoffice zurück – für kreative Brainstormings und den direkten Austausch mit Kolleginnen und Kollegen hingegen fährt man ganz einfach ins Office.

❌ Hybrides Arbeiten – Nachteile

Jede Medaille hat bekanntlich zwei Seiten. Deshalb werfen wir an dieser Stelle auch einen Blick auf die Herausforderungen und potenziellen Nachteile, die Hybrid Work haben kann.

• Höherer Koordinationsaufwand: Für Führungskräfte ergibt sich ein höherer Aufwand bei der Koordination ihres Teams, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten und möglicherweise auch zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Das gesamte Team für ein Meetings zusammenzutrommeln, wird beispielsweise schwieriger.
• Weniger persönlicher Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen: Abstimmungen finden beim hybriden Modell verstärkt via E-Mail oder über Kommunikationstools statt, der regelmäßige persönliche Austausch fehlt oft, private Gespräche entfallen manchmal sogar ganz. Das kann sich negativ auf das Wir-Gefühl im Team auswirken, und die Kolleginnen und Kollegen vor allem virtuell zu sehen, kann langfristig ermüdend sein.
• Neue Herausforderungen bei hybriden Meetings: Sitzen einige Mitarbeitende im Konferenzraum vor Ort und andere im Homeoffice, kann das eine echte Herausforderung sein. Die Remote-Angestellten haben es zum Beispiel oft schwerer, sich in lebhafte Diskussionen einzuschalten oder haben mit technischen Problem zu kämpfen.
• Neue Anforderungen an die Ausstattung: Büros müssen für hybrides Arbeiten anders ausgestattet sein als für reine Präsenzarbeit. Zum Beispiel brauchen Meetingräume die richtige Technik für Videokonferenzen. Außerdem braucht es Laptops und das richtige Equipment (z. B. Docking-Stationen und Laptops), damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leicht vom Homeoffice ins Office wechseln können. Die Umrüstung kann Unternehmen anfangs teuer zu stehen kommen – zahlt sich aber langfristig aus.
• Angepasste Bürokonzepte: Büros sind beim hybriden Arbeitsmodell nicht mehr nur ein Arbeitsort, sondern vor allem auch ein Ort der Begegnung und des Austauschs. Entsprechend braucht es eine passende Raumaufteilung mit Rückzugsorten für konzentrierte Arbeit und Treffpunkten für die Zusammenarbeit im Team.

7 Tipps für hybrides Arbeiten: So gelingt Hybrid Work in eurem Unternehmen

Ihr fragt euch jetzt sicher, wie ihr Hybrid Work auch in eurem Unternehmen etablieren könnt. Wir haben da mal etwas vorbereitet und sieben Tipps zusammengestellt, die euch helfen können, hybride Arbeitsmodelle effektiv umzusetzen:

#1 Sorgt für die richtige (technische) Ausstattung

Die absolute Basis für Hybrid Work ist eine professionelle (technische) Ausstattung, sowohl in den Büroräumen als auch individuell für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter. Alle sollten von überall aus auf E-Mails und wichtige Dokumente zugreifen, an Meetings teilnehmen und einfach und unkompliziert mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können.

Dafür brauchen Unternehmen eine sichere IT-Infrastruktur und alle Mitarbeitenden müssen mit der passenden Hardware ausgestattet sein. Dazu gehören außer einem Laptop beispielsweise ein zusätzlicher Monitor, eine Maus, eine Tastatur, ein Headset und ein ergonomischer Arbeitsplatz, auch im Homeoffice.

#2 Macht das Büro zu einem Ort der Begegnung

Wir haben es weiter oben schon kurz angesprochen: Die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird, verändert sich beim hybriden Arbeiten. Unternehmen sollten deshalb dafür sorgen, dass die Büroräume den neuen Anforderungen gerecht werden. Wollt ihr hybrides Arbeiten bei euch in der Firma etablieren, solltet ihr euer Büro also unbedingt in eine hybride Arbeitsumgebung verwandeln und dabei beispielsweise die Ausstattung von Meetingräumen, Platz für kreatives Arbeiten und kollegialen Austausch sowie Ruhebereiche einplanen.

#3 Holt euch regelmäßig Feedback von eurem Team

Nicht jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter möchte gleich oft von zu Hause aus arbeiten oder hat die gleichen Vorstellungen davon, wie hybrides Arbeiten optimal funktioniert. Beim Etablieren von hybriden Arbeitsmodellen ist es deshalb wichtig, mit den Mitarbeitenden zu sprechen und Feedback einzuholen, wo sie gerade stehen und wie sich das hybride Arbeiten künftig vorstellen.

💡 Extra-Tipp: Über Haiilo Insights könnt ihr regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen, die wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, was eure Mitarbeitenden aktuell bewegt.

#4 Setzt auf Autonomie statt Kontrolle

Beim hybriden Arbeiten findet Arbeit seltener „sichtbar“ im Büro statt. Das erschwert für Führungskräfte die Kontrolle. Stattdessen ist es notwendig, dass Chefinnen und Chefs Vertrauen in die Autonomie sowie Eigenverantwortung ihres Teams haben und sich darauf verlassen können, dass alle ihre Aufgaben zuverlässig und gewissenhaft erledigen. Für Micromanagement ist in hybriden Arbeitsmodellen kein Platz.

#5 Passt eure Prozesse an

Sitzen einige Mitarbeitende im Büro und andere im Homeoffice, ist es umso wichtiger, Prozesse zu schaffen, die erstens sicherstellen, dass produktiv gearbeitet werden kann und zweitens dafür sorgen, dass keine Informationslücken entstehen. Ihr solltet deshalb den Austausch wichtiger Informationen gezielt fördern und einfordern sowie alle wichtigen Entscheidungen dokumentieren und zugänglich machen.

#6 Nutzt Tools für eine bessere Zusammenarbeit

Zusammenarbeit findet in einer hybriden Arbeitswelt immer mehr digital statt. Damit diese trotzdem reibungslos funktioniert, gibt es verschiedene Tools. Testet hier ruhig aus, welche Projektmanagement-Tools die Produktivität besonders gut ankurbeln oder welche Kollaborationstools am besten zu euren Bedürfnissen passen – und bleibt dabei immer offen für neue Technologien.

💡 Extra-Tipp: Mit Haiilo Home beispielsweise könnt ihr euren Mitarbeitenden eine digitale Heimat geben, das gesamte Unternehmen zusammenbringen und den Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen fördern.

#7 Legt gemeinsam mit den Mitarbeitenden klare Regeln und Grenzen fest

Was bei reiner Präsenzarbeit automatisch klar war, verschwimmt beim hybriden Arbeitsmodell nur allzu leicht: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben durch die fehlende räumliche Trennung von Arbeit und Privatem das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen. Deshalb ist es wichtig, dass ihr auch für die Tage mit Remote Work klare Regeln festlegt, wann zum Beispiel die Kernarbeitszeiten sind oder eine Erreichbarkeit gewährleistet sein muss – und wann Anrufe oder E-Mails tabu sind.

Fazit: Die Zukunft der Arbeitswelt ist hybrid

Ihr wisst nun, was hybride Arbeit ist und wie sie funktionieren kann.

Insgesamt sind hybride Arbeitsmodelle flexibler, lassen mehr Raum für unterschiedliche Lebensumstände und können sich positiv auf die Motivation, Zufriedenheit und Produktivität eurer Mitarbeitenden auswirken.

Das gilt allerdings nur, wenn klare Regeln geschaffen werden und allen im Unternehmen bewusst ist, dass hybride Arbeit nicht einfach nur eine Rückkehr ins Büro, sondern vielmehr neue Strukturen und Prozesse bedeutet.

Eine Frage, die nun noch offen bleibt, ist: Hat das Modell auch eine Zukunft? Zahlreiche Experten und Studien sagen: Ja! So hat beispielsweise die Studie „Arbeiten in der Corona-Pandemie – Leistung und Produktivität im New Normal“ des Fraunhofer Instituts gezeigt, dass die Produktivität der Unternehmen während der Homeoffice-Phase überwiegend gleichgeblieben ist oder sogar erhöht werden konnte.

Eine andere Studie von Microsoft, durchgeführt Anfang 2022, mit dem Titel „Great Expectations: Making Hybrid Work Work“ ergab: Die Ansprüche an die Arbeit haben sich verändert und weltweit gab mehr als die Hälfte der Studienteilnehmenden (in Deutschland allein war es gut ein Drittel) an, dass sie im kommenden Jahr in Erwägung ziehen, zu hybrider Arbeit oder Remote Work zu wechseln.