Der hochmoderne Campus der ZU erstreckt sich entlang des Bodensees in Friedrichshafen: die Zeppelin Universität (ZU).

Die 2003 gegründete ZU wird als staatlich anerkannte und akkreditierte private Stiftungsuniversität beschrieben, die ihren Studierenden einen „offenen, inspirierenden und forschungsorientierten Denkraum“ bietet. Vor Ort werden Lehre und Forschung in den Bereichen Wirtschaft, Politik und Kultur betrieben. Die Universität betont die persönliche Interaktion zwischen Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden als einen ihrer größten Werte.

Stefanie Zeller, verantwortlich für Informationstechnologie und „Learning and Social Collaboration Systems“, und Jan Möller, Leiter IT-Anwendungen, haben es sich zur Aufgabe gemacht, dieses Gefühl der Zusammengehörigkeit auch in die digitale Welt zu übertragen.

Sie setzten sich das ehrgeizige Ziel, innerhalb EINES Semesters einen neuen digitalen Hub in Form einer Social-Collaboration-Plattform einzuführen. Nach der Entscheidung für Haiilo holten sich die beiden Projektleiter die Unterstützung eines zertifizierten Haiilo-Partners, um auf Kurs zu bleiben.

Welche Anforderungen wurden an das neue Intranet gestellt?

Als Tool für die Zeppelin Universität sollte Haiilo

• Kommunikationsaustausch zwischen Mitarbeitenden und Studierenden schaffen
• Inhalte zusammenführen und für alle zugänglich machen
• Einfache Zusammenarbeit ermöglichen
• Onboarding-Prozesse für Mitarbeitende und Studierende effektiv abbilden

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Mit Haiilo haben wir ein System gefunden, das zuverlässig funktioniert, Spaß macht und alle miteinander verbindet.

_{Stefanie Zeller | Leiterin IT an der Zeppelin Universität}

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Ein digitales Foyer: Wie die Zeppelin Universität das soziale Intranet nutzt

Die Vision mit Haiilo war ein digitaler Hub, von dem aus alles für den Universitätsalltag zugänglich ist.

Angefangen beim digitalen Onboarding von Mitarbeitenden und Studierenden, Informationen und Benachrichtigungen für die jeweiligen Berufsgruppen und ZU-Veranstaltungen, sowie ein Kommunikationskanal des Präsidenten der ZU an Mitarbeitende und Studierende. Mit Haiilo wird auch die Vernetzung untereinander einfacher und die Kommunikation gestärkt. Kurz gesagt: ein digitaler Hub, der einen Ausgangspunkt für alle Themen an der ZU bietet.

Es gab viele Faktoren zu berücksichtigen, sowohl Change Management, technische Prozesse, Informationsarchitektur und -struktur, und da haben wir von Anfang an gesagt, dass wir etwas so Komplexes nicht ohne Hilfe bewältigen können.

_{Stefanie Zeller | Leiterin der IT an der Zeppelin Universität}

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Hand in Hand: Maximale Wirkung mit einem Beratungspartner erzielen

Gemeinsam mit dem Haiilo-Partner Kronsteg wurde zunächst die bestehende Softwarelandschaft der Zeppelin Universität analysiert und die vorhandenen Kommunikationskanäle genau unter die Lupe genommen. Ziel war es, die webbasierten IT-Anwendungen zu harmonisieren. Dazu gehörte die Integration von Microsoft 365 und weiteren Webanwendungen. Das Haiilo Social Intranet sollte dabei der zentrale Einstiegspunkt und Wegweiser für alle Nutzer sein. Zudem mussten die unterschiedlichsten Berufsgruppen – von Studierenden über Verwaltungsmitarbeitende bis hin zu Professor:innen – berücksichtigt werden.

Kronsteg unterstützte diese Implementierung mit einem engagierten Change Management. In den ersten Projektwochen waren die Haiilo-Expert:innen von Kronsteg häufig vor Ort und boten zahlreiche interaktive Workshops an. Die ZU führte Haiilo mit einem interdisziplinären Team ein; neben der IT waren unter anderem auch das International Office und das Qualitätsmanagement beteiligt.

Bei der Entwicklung einer neuen, dedizierten Kommunikationsstruktur lieferte Kronsteg zahlreiche konkrete Ideen, die vom Projektteam unter Stefanie Zeller besonders gelobt wurden. Bereits nach sechs Monaten gelang es Kronsteg und dem ZU-Projektteam, Haiilo zum zentralen Einstiegspunkt an der Universität zu machen.

Der Start hätte nicht reibungsloser verlaufen können

Das Feedback war durchweg positiv, das neue Intranet sieht besser, moderner und verständlicher aus. Anfangs gab es viel Projektarbeit der Studierenden über Microsoft Teams, doch schon nach kurzer Zeit konnte das Projektteam beobachten, wie die Communities auf der Haiilo-Plattform wuchsen. Die Mitarbeitenden und Studierenden waren schnell begeistert und nahmen die neue Plattform an. Das Team ist glücklich: „Wenn sie sich wohlfühlen, kommen sie automatisch an einen Punkt, an dem sie selbst mehr mit der Software machen.“

Es war gut, einen Partner wie Kronsteg zu haben, der neue Impulse, Ideen und Erfahrungen in digitalen Implementierungsprojekten liefert. Das war uns wichtig.‍

_{Stefanie Zeller | Leiterin der IT an der Zeppelin Universität}

Die Zeppelin Universität und die Zukunft…

Am „Development Day“ diskutiert eine Arbeitsgruppe aus Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden, wie sich die Zeppelin Universität zukünftig aufstellen und weiterentwickeln wird. Haiilo ist ein wichtiger Bestandteil dieser Zukunft, und die Lehrenden und Studierenden haben bereits Vorschläge zur Nutzung und Erweiterung der Plattform gemacht.

Und der Beratungspartner? Das ZU-Projektteam bleibt weiterhin in engem Kontakt mit Kronsteg. Die wertvolle Erfahrung des Teams trug maßgeblich dazu bei, dass Haiilo schnell zu einem festen Bestandteil der Kultur der Zeppelin Universität wurde.

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Das Ergebnis: Messbar höheres Mitarbeiterengagement

Der Zeppelin Universität ist es gelungen, über 1.400 Studierende, Lehrende und Mitarbeitende auf ihrem Intranet ZUniverse zu vernetzen, wodurch ein solider Kommunikationsaustausch gefördert und Haiilo zu einer zentralen digitalen Informationsplattform gemacht wurde. Alles, vom Onboarding über Stipendien bis hin zum Mensaplan, ist in ihrem neuen digitalen Zuhause zu finden. Und die Zahlen sprechen für sich:

• 30 % schnelleres Onboarding für Dozent:innen.
• 93 % mehr von Mitarbeitern verfasste Blogartikel
• 87 % aktive studentische Nutzer