Seit nunmehr 70 Jahren beliefert die österreichische Maschinen- und Anlagenbaugruppe WINTERSTEIGER ihre internationalen Kunden mit innovativen Lösungen in den Bereichen Pflanzenzucht und -forschung, Sport sowie Holz- und Metallindustrie.

Die Geschäftsbereiche der Gruppe umfassen:

• Seedtech (Erntetechnik, Aussaat- & Labortechnik, Datenmanagement)
• Sports (Rent & Service, Bike Services, Retail, Dry & Protect)
• Woodtech (Parkett, Möbel & Platten, Sägeblätter, Sägewerkstechnik, Anlagenbau & Automation)
• Metals (Bandzuführsysteme, Teilerichtmaschinen)
  

Seine Position als Innovations- und Technologieführer verdankt das Unternehmen seinen mittlerweile über 1.200 Mitarbeitenden, die die Erfolgsgeschichte an über 30 Standorten weltweit, darunter in den USA und ganz Europa, vorantreiben.

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Was war die Herausforderung?

Lange Zeit nutzte WINTERSTEIGER eine veraltete Intranet-Lösung für die interne Kommunikation: eine statische Homepage, die nur über das interne Netzwerk des Unternehmens zugänglich war.

Diese Lösung entsprach nicht den Anforderungen eines dynamischen, international agierenden Unternehmens. Das Unternehmen benötigte eine mobilfähige Lösung, die allen Mitarbeitenden uneingeschränkten Zugriff auf Intranet-Inhalte ermöglichte. Zudem sollte das neue Intranet den abteilungs- und standortübergreifenden Austausch fördern und dazu beitragen, Sprachbarrieren zu überwinden, die in globalen Unternehmen manchmal auftreten.

Warum entschied sich WINTERSTEIGER für Haiilo?

WINTERSTEIGER hatte eine klare Vorstellung davon, was das neue Intranet leisten sollte. Im Abgleich mit dem Anforderungskatalog erzielte die Lösung von Haiilo viele Treffer. Die Plattform überzeugte mit einem modernen, interaktiven User Interface für Desktop- und Mobilgeräte. Alle Nutzenden können standortunabhängig auf die Intranet-Inhalte zugreifen, per PC sowie über das Firmen- oder private Mobiltelefon.

Ein weiterer großer Pluspunkt war die automatische Übersetzungsfunktion. Diese macht es zum Kinderspiel, Inhalte in verschiedenen Sprachen bereitzustellen und alle Mitarbeitenden weltweit in die interne Kommunikation einzubeziehen.



Wie verlief die Einführung von Haiilo?

Die Entscheidung für Haiilo erfolgte im September 2022, und das soziale Intranet ging im April des Folgejahres live. WINTERSTEIGER nutzte die dazwischenliegenden Monate für die intensive Planung und Vorbereitung des Intranets, sodass die Implementierung reibungslos verlief.

Passende Seiten wurden erstellt und mit Inhalten und Dokumenten befüllt. Die Redakteure nahmen an Schulungen teil, um sich mit den Funktionen des neuen Systems vertraut zu machen und erstellten einen Redaktionsplan. Nicht zuletzt wurden die Mitarbeitenden umfassend über die bevorstehende Änderung informiert und mit der neuen Plattform in Deep-Dive-Sessions vertraut gemacht.

Wer war beteiligt?

Von Anfang an hatte das Projektteam die volle Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Einführung des neuen Intranets. Der Betriebsrat wurde frühzeitig in das Projekt eingebunden. Der Ersatz des alten Intranets war dringend notwendig und wurde von allen Seiten begrüßt.

Das zentrale Projektteam setzte sich aus engagierten Mitarbeitenden aus den Abteilungen IT, Marketing, HR und Recht. Dieses Team war verantwortlich für die Kommunikation innerhalb der Gruppe und die Information der Geschäftsleitung über die bevorstehende Einführung.

Von Anfang an gab es auch ein Testteam mit verschiedenen Mitarbeitern aus allen Unternehmensbereichen. Wichtig war WINTERSTEIGER , dass die Belegschaft das soziale Intranet und die mobile App völlig freiwillig nutzte. Sie wurden daher einbezogen, damit sie die Vorteile des neuen Systems selbst erkennen und als Fürsprecher auftreten konnten.

WINTERSTEIGER erhielt auch Unterstützung von Haiilo Partner Kronsteg. Die Agentur leistete Beratung und Unterstützung bei der Gestaltung des neuen Intranets, beantwortete inhaltliche und technische Fragen und half bei der Erstellung der Seite. Landschaft und Schulung für die Redakteure.

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"Es war uns sehr wichtig, ein starkes und geschultes Redaktionsteam aufzubauen, das einen strategischen Redaktionsplan führt und entwickelt. Nur so können wir zielgerichteten und effektiven Content liefern, der unser Unternehmen und all seine Bereiche authentisch widerspiegelt."‍

_{Michael Ojo | Projektleiter WINside bei WINTERSTEIGER}

Wie wurde das neue Intranet eingeführt?

WINTERSTEIGER gab den Starttermin des neuen Intranets intern mehrere Wochen im Voraus bekannt. Dies ermöglichte es der Gruppe, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in den Tochtergesellschaften gut informiert und motiviert waren vor dem Go-Live.

Um die Vorfreude weiter zu steigern und aktiv einzubeziehen, wurden in den Wochen vor dem Start im gesamten Unternehmen Plakate aufgehängt. Diese Plakate dienten nicht nur als visuelle Erinnerung an den bevorstehenden Start, sondern luden die Mitarbeiter auch ein, an einem Gewinnspiel: Diejenigen Mitarbeiter, die die App heruntergeladen und in den ersten Wochen nach dem Start ein Profilbild hochgeladen hatten, hatten die Chance, ein iPad zu gewinnen.

Auf dem alten Intranet gab es außerdem Informationen und Cross-Promotion-Banner, um das Interesse der Mitarbeiter zu wecken.

Verwaltung von Benutzerdaten

Zur Verwaltung der Benutzerdaten WINTERSTEIGER nutzte die Möglichkeit, die Haiilo Plattform über eine maßgeschneiderte API-Schnittstelle mit den Personalstammdaten aus SAP zu verknüpfen. Diese Integration ermöglichte es dem Unternehmen, alle relevanten Mitarbeiterdaten nahtlos und effizient in das soziale Intranet zu übertragen.

Die Einführung der Benutzerkonten erfolgte in mehreren Phasen und passte sich den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter an. Für Mitarbeiter in der Produktion wurden die Konten per CSV-Upload erstellt. Die Passwörter wurden den Mitarbeitern per Brief zugesandt. Für Mitarbeiter mit eigener E-Mail-Adresse wurden die Benutzerkonten mittels einer Willkommens-E-Mail erstellt.

Go-Live!

Bis zum 18. April 2023, alle Mitarbeitenden hatten Zugriff auf die Haiilo Plattform und konnten von den zahlreichen Vorteilen und Funktionen profitieren.

Wie nutzt WINTERSTEIGER die Haiilo Plattform jetzt?

Die Haiilo Plattform heißt „WINside“ bei WINTERSTEIGER. Die Plattform wird durch eine eigene Mitarbeiter-App, die auf die Corporate Identity des Unternehmens zugeschnitten ist, ergänzt. WINTERSTEIGER nutzt außerdem das Multilanguage Add-on für die automatische Übersetzung sowie die Microsoft 365 Integration für eine nahtlose Verbindung zu den Kollaborationstools.

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Lokalisierung von Inhalten

Dank der automatischen Übersetzungsfunktion des Multilanguage Add-ons, WINTERSTEIGER kann nun endlich Inhalte in allen Landessprachen seiner Mitarbeiter ohne jegliche Komplikationen bereitstellen. Die Inhalte werden einfach übersetzt per Knopfdruck in die gewünschte Sprache. So können Mitarbeiter weltweit ganz einfach Informationen finden und sich ohne Hindernisse mit Kollegen an anderen Standorten austauschen.

Es ist auch möglich, die Inhalte standortspezifisch zu verwalten. Jeder Standort kann somit sein eigenes Intranetbetreiben. Das bedeutet, dass Mitarbeiter stets die richtigen Informationen erhalten, die für sie relevant sind.

„Haiilo hat uns geholfen, Sprachbarrieren zu überwinden. Mit nur einem Klick werden alle Inhalte automatisch in die jeweiligen Landessprachen unserer Mitarbeiter übersetzt.“‍

_{Michael Ojo | Projektmanager WINside bei WINTERSTEIGER}

Sichtbarkeit für alle

WINside ist ein digitales Zuhause für alle Mitarbeiter. Jede Abteilung hat ihre eigene Seite, auf der Inhalte gezielt, strukturiert und transparent geteilt und ausgetauscht werden. Mit einem detaillierten Redaktionsplan WINTERSTEIGER stellt zudem sicher, dass jede Abteilung die gleiche Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit erhält. Alle Abteilungen werden gesehen und gehört und erhalten durch strategisch geplante Inhalte einen festen Platz in der täglichen Kommunikation.

Multimedia-Inhalte

Das neue Intranet ermöglicht WINTERSTEIGER die Nutzung einer Vielzahl von Medien, die das Unternehmen aktiv nutzt. Von Schnappschüssen von Firmenfeiern und Videos von Rundgängen bis hin zu Screenshots von Anleitungen und Erklärvideos – die multimedialen Inhalte ermöglichen es, Informationen lebendig und anschaulich darzustellen. Dies schafft zudem interaktive und ansprechende Kommunikationsformen, die Mitarbeitende aktiv einbinden und zur Teilnahme und zum Austausch anregen.

Das Ergebnis: Moderne, interaktive und verbindende Kommunikation

Haiilo bietet WINTERSTEIGER eine moderne und interaktive Intranet-Lösung die den Informationsfluss im Unternehmen verbessert und, was noch wichtiger ist, aktiv Mitarbeitende einbindet.



"Die Plattform ermöglicht es uns, unsere interne Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden stets über die neuesten Entwicklungen informiert sind."‍

_{Michael Ojo | Projektleiter WINside bei WINTERSTEIGER}

Gezielte Kommunikation

Dank WINside erreicht WINTERSTEIGER nun auch seine Produktionsmitarbeiter wesentlich einfacher. Früher war es oft eine Herausforderung, diese heterogene Mitarbeitergruppe kollektiv effektiv einzubinden und mit relevanten Informationen zu versorgen. Mit dem neuen Intranet verfügt die Unternehmensgruppe über eine zentrale und mobile Plattform, über die sie auch mit Non-Desk-Mitarbeitern zielgerichtet und effizient kommunizieren kann.

Unternehmensweite Vernetzung

WINside hat auch dazu beigetragen, die Gruppe international enger zusammenzubringen. Dank der Plattform sind die Tochtergesellschaften und Geschäftsbereiche gleichermaßen präsent und vertreten, und Mitarbeiter erhalten Einblicke in alle Unternehmensbereiche. Sie können voneinander lernen und das Unternehmen gemeinsam gestalten.

Vielfältige Inhalte

Mit WINside hat WINTERSTEIGER das interne Redaktionsteam von nur wenigen Mitarbeitern in der Marketingabteilung auf über 20 Redakteure aus allen Abteilungen und Standorten erweitert. Es gibt regelmäßige Redaktionssitzungen, einen strategischen Redaktionsplan und eine private Intranetseite, auf der Redakteure hilfreiche Inhalte und Schulungsvideos finden können.

Mit dem Wachstum des Redaktionsteams ist auch die Vielfalt der Themen und Inhalte gewachsen. Dank der Haiilo-Plattform kann WINTERSTEIGER alle Unternehmensbereiche sichtbar machen und Mitarbeiter mit abwechslungsreichen, ansprechenden und hochwertigen Inhalten begeistern.

Das Engagement der Mitarbeiter spiegelt sich wider in 430 Nutzern pro Tag. Insgesamt zählt das Intranet fast 950 aktive Nutzer, die das WINTERSTEIGER Intranet zu dem machen, was es heute ist: eine global vernetzte und motivierende Plattform, die den Innovationsgeist der Unternehmensgruppe auch durch produktive interne Kommunikation zum Leben erweckt.