Als Unternehmensgruppe, die sich auf Versicherungs- und Garantiedienstleistungen spezialisiert hat, die WERTGARANTIE Group versichert alles von Haushalts- und Unterhaltungselektronik über Fahrräder und Smart-Home-Systeme bis hin zu häuslichen Rohrleitungen. Ob eine Waschmaschine kaputtgeht, ein Smartphone beschädigt wird oder ein Fahrrad gestohlen wird – WERTGARANTIE kümmert sich darum.

Der Hauptsitz der Gruppe befindet sich im Herzen Hannovers, zentral am „Aegi“, wo rund 770 Mitarbeitende beschäftigt sind. Darüber hinaus ist die Marke WERTGARANTIE in Österreich, Luxemburg, Belgien und den Niederlanden tätig. Zur Gruppe gehören außerdem die Société Française de Garantie (Frankreich) und Garante (Spanien). Insgesamt beschäftigt die WERTGARANTIE Group mehr als 1.200 Mitarbeitende.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung bestand darin, so schnell wie möglich einen Ersatz für die bisherige Intranet-Lösung zu finden. Das alte System war auf neuen Servern nicht mehr funktionsfähig, weshalb die WERTGARANTIE Group beschloss, parallel zur Servermigration ein neues Intranet einzuführen.

Dies bot die Gelegenheit, das Intranet zu modernisieren. Die „alte“ Lösung war beispielsweise auf mobilen Geräten nur eingeschränkt nutzbar. Mitarbeitende mussten sich über Citrix remote mit dem Server verbinden. Das war umständlich, unbequem und verhinderte spontane Interaktion, zumal das System nicht responsiv konzipiert war.

Das neue System sollte die interne Kommunikation auf die nächste Stufe heben, die (mobile) Zusammenarbeit und den Teamaustausch verbessern sowie das Engagement der Mitarbeitenden stärken.

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„Ich kann allen Unternehmen, die ein passendes Intranet suchen, nur eines raten: Prüfen Sie Ihre Anforderungen sorgfältig, definieren Sie sie klar – und schauen Sie sich die Haiilo-Lösung an.“‍

_{Christian Schrader | Leiter Interne Kommunikation}

Warum die WERTGARANTIE Group Haiilo wählte

Dank der Demoversion fiel die Entscheidung für Haiilo als neue Intranet-Lösung der WERTGARANTIE Group sehr leicht. So erhielt das Unternehmen frühzeitig einen Eindruck davon, wie das zukünftige Intranet aussehen würde.

Besonders wichtig war dem Team die Benutzerfreundlichkeit. Alle relevanten Informationen sollten im neuen Social Intranet schnell und mobil abrufbar sein. Eine integrierte App stand neben der Desktop-Version auf der Anforderungsliste.

Das neue System sollte für Mitarbeitende, aber auch für Kommunikationsmanager und Administratoren einfach und intuitiv bedienbar sein – selbst ohne Programmierkenntnisse.

Gleichzeitig musste das System an neue Anforderungen anpassbar sein. Haiilo erfüllte all diese Kriterien.

Schnelle Umsetzung dank eines starken Partners

Angesichts der Umstände war Geschwindigkeit bei der Einführung des neuen Intranets entscheidend. Dank der Unterstützung von Haiilo-Partner ACPund der Flexibilität der Haiilo-Plattform schritt der Prozess zügig voran. Weniger als fünf Monate vergingen zwischen Projektstart und dem Go-live im Oktober 2021.

„Von der ersten Idee bis zum Go-live des neuen Intranets vergingen weniger als fünf Monate. Entscheidende Faktoren waren die Flexibilität von Haiilo und die äußerst produktive Zusammenarbeit mit ACP. Unsere Zusammenarbeit war stets fair, offen und von kurzen Reaktionszeiten geprägt.“

_{Christian Schrader | Leiter Interne Kommunikation}

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Wie Haiilo unternehmensweit eingeführt wurde

Neben technischen und zeitlichen Herausforderungen war ein zentraler Aspekt bei der Einführung des neuen Systems, alle Stakeholder frühzeitig einzubeziehen. Dazu erstellte die WERTGARANTIE Group einen Projektplan, der alle relevanten Stakeholder berücksichtigte:

• Der Vorstand, Führungskräfte und der Betriebsrat waren an der Auswahl des richtigen Systems beteiligt.
• Redakteur:innen, die zuvor hauptsächlich für die Intranet-Kommunikation zuständig waren, wurden ebenfalls frühzeitig eingebunden.
• Eine Testgruppe aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen wurde gebildet. Diese testete die Haiilo-Plattform, sowohl die Webversion als auch die App.
  

Der Projektplan begleitete die Einführung von Haiilo durch drei zentrale Phasen:

1. Befähigung

Redakteur:innen und Content Creator aus den verschiedenen Abteilungen wurden auf der neuen Kommunikationsplattform geschult. Auch die Sensibilisierung des Managements für den neuen Kommunikationsansatz und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten stand auf der Agenda.

2. Rollout

In den ersten beiden Monaten nach dem Go-live liefen das alte und das neue Intranet-System parallel. Dies gab den Mitarbeitenden Zeit, sich mit der neuen Plattform vertraut zu machen und relevante Daten und Inhalte schrittweise zu migrieren. Vom ersten Tag an wurde Haiilo als Standardsystem festgelegt und beim Start des Browsers automatisch geöffnet.

Um das Onboarding zu erleichtern, wurde Haiilo visuell und strukturell an das alte System angeglichen. Auch der Name „connect“ wurde beibehalten (abgesehen vom Wechsel von Groß- zu Kleinbuchstaben), was einen hohen Wiedererkennungswert sicherstellte. Umfangreiche Startkampagnen, um die Mitarbeitenden mit dem neuen Intranet vertraut zu machen, waren nicht nötig.

Die WERTGARANTIE Group entschied sich zudem für eine clevere Microsoft 365-Integration, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, direkt von der Haiilo-Plattform aus auf ihre gewohnten Kollaborationstools zuzugreifen.

3. Echtzeit-Support

In den ersten Monaten nach dem Rollout organisierte das Team der internen Kommunikation Live-Präsentationen in zehn Sessions. Diese gaben den Mitarbeitenden einen detaillierten Einblick in die Struktur, Funktionalität und Features der Haiilo-Plattform.

Darüber hinaus machte es sich das Kommunikationsteam zur Aufgabe, Kolleg:innen jederzeit bei allen Fragen, Anliegen oder Herausforderungen rund um das neue System zu unterstützen. Sie führen die Mitarbeitenden durch die Plattform, erklären Features und bieten redaktionelle Unterstützung bei Beiträgen.

Eine Plattform für alle Nutzertypen

Allein im ersten Jahr erreichte die Haiilo-Plattform „connect“ der WERTGARANTIE Group rund 650 tägliche Nutzende. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden erreicht wurden, wurden vorab Nutzergruppen (Personas) definiert: „Interested Users“, „Drop-offs“, „Informers“ und „Networkers“. Ziel war es, dass jede:r Mitarbeitende das Intranet so nutzen kann, wie es die tägliche Arbeit am besten unterstützt.

So haben beispielsweise „Interested Users“ eine eigene Startseite mit Links zu ansprechenden Magazinartikeln auf der Website und den neuesten Blogbeiträgen. Informationen von Gremien wie dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung werden hier ebenfalls gesammelt.

Auch für „Drop-offs“ wurde eine eigene Seite erstellt, die Links zu weiteren Portalen und relevanten Seiten bereitstellt.

Für den Außendienst ist die mobile App besonders wertvoll. Sie verbessert die Konnektivität für Mitarbeitende, die außerhalb des Büros arbeiten. In einer eigenen Sales-Community sammeln sie wichtige Informationen und teilen diese bei Relevanz mit der gesamten Organisation.

Die Volltextsuche ist ein weiteres großes Plus für den Arbeitsalltag. Dieses Haiilo-Feature stellt sicher, dass jede:r schnell genau die Informationen findet, die benötigt werden.

Haiilo und die WERTGARANTIE Group: Praxisbeispiele

Haiilo hat nicht nur die Informationsbeschaffung und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert, sondern auch das Mitarbeiterengagement nachhaltig gestärkt. Dies gelingt der WERTGARANTIE Group unter anderem, indem sie das Intranet aktiv nutzt, um Mitarbeitende anzuerkennen und ihnen eine Stimme zu geben.

Gelebte Wertschätzung durch eine Geburtstags-Community

Geburtstage und Jubiläen wurden in der WERTGARANTIE Group schon immer gefeiert, inklusive „Geburtstagspatenschaften“, geschmückten Schreibtischen, Geschenken und Kuchen.

Mit dem neuen Intranet sind die Feierlichkeiten auch in den digitalen Raum gewandert. Ein Widget auf der Startseite weist auf anstehende Geburtstage hin, damit kein besonderer Tag vergessen wird. Zudem gibt es eine eigene Community namens „Geburtstage, Jubiläen und mehr“, die regelmäßig für Glückwünsche und Danksagungen, ob in Text- oder Bildform, genutzt wird.

Gemeinsam Erfolge feiern

Das 60-jährige Jubiläum der WERTGARANTIE wurde selbstverständlich auch im Intranet gefeiert. Anlässlich des Jubiläumsjahres 2023 wurde eine eigene Seite mit Videos vom Kick-off-Event und Blogbeiträgen zum Thema erstellt. Mitarbeitende konnten sich zudem direkt an der interaktiven Kampagne „Ich finde WERTGARANTIE super, weil …“ beteiligen.

Informationen direkt von der Quelle

Mit der Intranetseite „Vorstands-Updates“ gewährleistet die WERTGARANTIE Group eine transparente Top-down-Kommunikation. Im schriftlichen Format „Aus erster Hand“ versorgt der Vorstand die Mitarbeitenden direkt mit allen wichtigen Informationen und Neuigkeiten.

Echte Geschichten aus dem Arbeitsalltag

Haiilo dient auch als Bühne für die Mitarbeitenden der WERTGARANTIE Group. Im Format „3 Fragen an …“ können Kolleginnen und Kollegen ihre Geschichten teilen und über Menschen, Projekte, Aufgaben, Herausforderungen und Erfolge sprechen.

Insgesamt ist das Blog-Modul des Intranets sehr beliebt und wird rege genutzt, um Geschichten zu erzählen und Wissen zu teilen.

Ergebnisse: gesteigerte aktive Intranet-Nutzung

Dank der starken Unterstützung des Haiilo-Teams und des Partners ACP verlief der Übergang zum neuen Intranet reibungslos. Die Mitarbeitenden der WERTGARANTIE Group nahmen das neue Format von Anfang an sehr positiv auf. In einer internen Umfrage, die nach einem Jahr Haiilo-Nutzung durchgeführt wurde, gaben 97 % der teilnehmenden Nutzer an, sich sicher im neuen System zurechtzufinden.

Auch die Nutzung ist sehr aktiv. Immer mehr Teams, Abteilungen und Geschäftsbereiche möchten sich im Intranet vorstellen und Kolleginnen und Kollegen über Projekte und Fortschritte auf dem Laufenden halten. Im alten System wurde die Content-Erstellung größtenteils von der Marketingabteilung übernommen. Heute ist die gesamte Belegschaft involviert, und das Team der internen Kommunikation übernimmt zunehmend eine moderierende Rolle, anstatt selbst Inhalte zu erstellen.

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„Haiilo wurde von unseren Kolleginnen und Kollegen extrem gut angenommen und rege genutzt. Im alten System hat unsere Abteilung mit Abstand die meisten Inhalte beigesteuert. Jetzt wird die interne Kommunikation eher als Moderatoren denn als Redakteure gebraucht.“‍

_{Sebastian Krahforst | Leiter Content & Multimedia}

Mithilfe der integrierten Analysetools kann die WERTGARANTIE Group das Engagement der Mitarbeitenden und die Intranet-Aktivität direkt messen und auswerten. Innerhalb des ersten Jahres wurden folgende KPIs erfasst:

• Dreimal so viele Beiträge (insgesamt rund 4.000)
• Doppelt so viele Interaktionen (insgesamt rund 36.000)
• Rund 650 aktive Nutzer von 800 Nutzerprofilen (Tageshöchstwert)
• 13 Informationsseiten
• 42 Communities