Von Mensch zu Mensch: Das Intranet der Johanniter

Die Johanniter (JUH) sind eine der größten Hilfsorganisationen Europas. Seit ihrer Gründung 1952 sind sie in Rettungs- und Sanitätsdienst, Katastrophenschutz, Pflege und Fahrdiensten tätig.

Rund 29.000 Mitarbeitende und über 46.000 Ehrenamtliche arbeiten in neun Landesverbänden und mehr als 200 Regional-, Kreis- und Ortsverbänden. Johanniter International Assistance kommt mit weiteren Standorten hinzu.

Eine Organisation dieser Größe steht vor einer einfachen, aber wichtigen Frage: Wie erreicht man alle zuverlässig, auch diejenigen, die im Einsatz sind und keinen festen Schreibtisch haben?

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Das Problem: Ein Intranet, das immer weniger genutzt wurde

Das 2003 eingeführte bundesweite Intranet war statisch und im Alltag wenig praktikabel. Die Zahl der registrierten Nutzer:innen sank über die Jahre auf rund 4.000. In einer Organisation mit 75.000 Menschen.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an das Informationsmanagement. Die JUH ergänzte das System schrittweise: Mitarbeitendenmagazine mit komplexen Redaktionsstrukturen, Video- und Multimedia-Formate. Einzelne Regionalverbände entwickelten eigene Newsletter, andere verzichteten ganz darauf. Das Ergebnis waren Insellösungen und Informationslücken zwischen Teams und Standorten.

Eine Mitarbeitendenbefragung 2014 brachte es auf den Punkt: Informationsfluss und Wissensmanagement mussten besser werden. Haupt- und Ehrenamtliche wollten sich über die Verbände hinweg vernetzen und aktiv an der internen Kommunikation teilhaben.

Ohne Gegensteuern hätte sich diese Entwicklung fortgesetzt: mehr Parallelkanäle, mehr Redaktionsaufwand, mehr Wissen in lokalen Ablagen und weiter sinkende Reichweite.

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Die Lösung: eine Plattform statt vieler Kanäle

Die JUH formulierte eine klare Vision: eine moderne, alltagstaugliche Plattform für Kommunikation, Information, Vernetzung und Wissensaustausch für alle.

Vier Ziele standen im Vordergrund:

• Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen, damit Mitarbeitende mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben statt für Administration und Informationssuche aufwenden.

• Standortübergreifende Interaktion ermöglichen, damit Wissen, Erfahrungen und Best Practices schneller in der gesamten Organisation genutzt werden können.
  

• Transparenz schaffen und Fachwissen sichern, um Wissensverluste zu vermeiden und neue Mitarbeitende schneller produktiv zu machen.  

• Einen geschützten Raum für digitale Zusammenarbeit bieten, um sensible Informationen sicher auszutauschen und Compliance-Risiken zu reduzieren.

Heute ist die Plattform „4juh" der zentrale Ort für Dokumente, Fachartikel, kollegialen Austausch und Aufgabenverwaltung. Alle Verbände und bundesweiten Abteilungen betreiben eigene Seiten. Über den integrierten Messenger kommuniziert die Organisation datenschutz- und rechtskonform, ohne Ausweichen auf private Messenger-Dienste.

Besonders wirksam sind die Communities, die vollständig in der Hand der Nutzenden liegen. Einsatzkräfte des Festivals Deichbrand organisieren sich in einem geschützten Bereich mit Einsatzdokumenten und direkten Kontaktmöglichkeiten. Die Verwaltung nutzt Communities für Arbeitsgruppen und die zentrale Ablage von Protokollen und Präsentationen.

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Das Intranet von Haiilo wandelt die Top-down-Kommunikation in einen echten Dialog um. Dadurch wird es allen Johanniter-Mitarbeitenden, ob Ehrenamtliche oder Hauptamtliche, erleichtert, sich zu vernetzen und mit der Organisation zu identifizieren. Wir schaffen zudem ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld: eine wahrhaft digitale JUH-Community.

_{‍Carsten Grimme | Leiter Landesgeschäftsstelle, Strategie & Organisationsentwicklung}

Warum Haiilo?

Die JUH hat den Markt systematisch geprüft und über 100 Tools anhand einer vordefinierten Kriterienliste bewertet, inhaltliche Anforderungen ebenso wie IT-Kriterien und rechtliche Rahmenbedingungen. Nach einem Benchmarking und dem Test mehrerer Lösungen fiel die Entscheidung auf Haiilo.

Ausschlaggebend waren vier Punkte:

• modernes Design und sehr gute Usability

• Fokus auf Austausch und Zusammenarbeit

• Hohe Standards bei Datenschutz und IT-Sicherheit

• mobile Nutzung über App und verschiedene Endgeräte

Gerade der letzte Punkt war entscheidend: Viele Johanniter haben keinen PC-Arbeitsplatz. Weil die Plattform auch von privaten Geräten aus zugänglich ist, können sie aktiv an der Kommunikation teilnehmen.

„Das Intranet von Haiilo ist ein Ausdruck dessen, was wir alle fühlen: Teil einer starken Gemeinschaft mit einem gemeinsamen Ziel zu sein."

Hauke Serger | Corporate Community Manager bei den Johannitern

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Die nächsten Schritte

Der Projekt-Kick-off fand im November 2016 statt. Es folgte eine mehrmonatige Testphase mit acht Pilotgruppen, die die Funktionen anhand eines Notensystems bewerteten. Im September 2018 ging die Plattform für die gesamte Organisation live.

Begleitet wurde der Start von einer mehrteiligen Newsletter-Reihe, einer Online-Umfrage zur internen Kommunikation und einem Namenswettbewerb, bei dem die Community den Namen „4juh" wählte. Nach dem Prinzip „Train the Trainer" schulte die JUH in jedem Landesverband mehrere Botschafter:innen – mit dem Ziel, die Verbände so früh wie möglich autark zu machen.

Heute ist 4juh ein fester Teil der Digitalisierung bei den Johannitern. Die mobile Nutzung wächst weiter, die Communities entwickeln sich eigenständig, und die Plattform bleibt der zentrale Ort für Informationsaustausch und Wissensmanagement in Echtzeit.

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Die Ergebnisse

• Frontline-Zugang: 51 % der Zugriffe erfolgen mobil und über 13.000 App-Downloads ermöglichen auch deskless Mitarbeitenden den Zugang zu Informationen und Zusammenarbeit.

• Rechtssichere Kommunikation: 1,5 Millionen Nachrichten über einen freigegebenen Kanal reduzieren Schatten-IT und Compliance-Risiken.

• Wissensmanagement: Mehr als 50.000 Fachartikel sichern organisatorisches Wissen und machen es standortübergreifend verfügbar.

• Skalierbare Kommunikation: 170 Redaktionsseiten ermöglichen lokale Relevanz bei gleichzeitig zentralen Standards und Governance.

• Organisatorische Effizienz: Mehr Aufgaben und Abstimmungsprozesse können bewältigt werden, ohne dass der Kommunikationsaufwand im gleichen Maß wächst.

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Was das wirtschaftlich bedeutet: Der Nutzen liegt weniger in eingesparten Kosten als in gewonnener Kapazität und reduziertem Risiko. Wissen bleibt in der Organisation, statt an Einzelpersonen zu hängen. Pflichtinformationen erreichen nachweislich alle Zielgruppen – auch ohne PC-Arbeitsplatz. Die Kommunikation läuft über einen freigegebenen Kanal statt über private Messenger. Für Organisationen mit vielen Standorten, Berufsgruppen und Ehrenamtlichen ist das der entscheidende Hebel: mehr Aufgaben bewältigen, ohne den Abstimmungsaufwand proportional mitwachsen zu lassen.

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