Die Johanniter Organisation (JUH) führte vor über 5 Jahren ihr neuestes Social Intranet mit Haiilo ein und verbesserte die Kommunikation mit Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen über Nacht. Die JUH ist eine der größten Hilfsorganisationen in Europa und bekannt als St Johns Ambulance im Vereinigten Königreich und ähnliche Organisationen weltweit. Als Teil des evangelischen Johanniterordens, dessen Wurzeln bis ins Mittelalter zurückreichen, steht die Organisation in einer langen Tradition der Hilfeleistung, insbesondere in Notzeiten und für Bedürftige.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1952 sind die Johanniter in verschiedenen sozialen und karitativen Bereichen tätig. Sie arbeiten eng mit anderen Organisationen, Behörden und zivilen Einrichtungen zusammen, um effektive Hilfe zu leisten, wenn sie benötigt wird, und einen positiven Beitrag zum Leben der Menschen zu leisten.

Zu den Kernbereichen der JUH gehören:

• Rettungs- und Sanitätsdienst
• Katastrophenschutz
• Unterstützung und Pflege für ältere Menschen, Kranke und Geflüchtete
• Fahrdienst für Menschen mit eingeschränkter Mobilität
  

Die JUH beschäftigt derzeit rund 29.000 hauptamtliche Mitarbeiter. Hinzu kommen über 46.000 ehrenamtliche Helfer. Die Organisation verfügt über neun Landesverbände und über 200 Regional-, Kreis- und Ortsverbände in Deutschland. Johanniter International Assistance unterhält zudem mehrere internationale Standorte.

Welchen Kommunikationsherausforderungen stand die JUH gegenüber?

Im Jahr 2003 führte die JUH ein bundesweites Intranet ein. Das System erwies sich jedoch als zu statisch und im täglichen Gebrauch nicht benutzerfreundlich. Infolgedessen sank die Zahl der registrierten Nutzer im Laufe der Jahre.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an das Informationsmanagement bei der JUH kontinuierlich. Um dem Bedarf an schnell verfügbaren, aktuellen Informationen gerecht zu werden, sowie dem Wunsch nach mehr Austausch und Dialog zwischen den Teams, ergänzte die JUH ihr statisches Intranet schrittweise um eine Reihe von Medien für die interne Kommunikation. Dazu gehörten beispielsweise Mitarbeitermagazine mit komplexen Redaktionsstrukturen sowie Video/Multimedia.

Zusätzlich entwickelten die Regionalverbände eigene Newsletter, um die Lücken zu schließen. Im Gegensatz dazu verzichteten andere Partner auf regionale interne Kommunikationsmedien, was zu Insellösungen und Informationslücken zwischen Teams und Standorten führte.

Eine 2014 durchgeführte Mitarbeiterbefragung lieferte ein klares Feedback: Der Informationsfluss und das Wissensmanagement innerhalb der Organisation mussten verbessert werden. Hauptamtliche und ehrenamtliche Mitarbeiter wollten sich besser über die einzelnen Verbände hinweg vernetzen und aktiv in die interne Kommunikation eingebunden werden.

Dieses Feedback bestärkte die JUH in ihrer Entscheidung, ein modernes Social Intranet einzuführen. Sie hatten eine klare Vision:

„Eine moderne, alltagstaugliche Plattform zu schaffen für Kommunikation, Information, Vernetzung und Wissensaustausch für alle JUH-Mitarbeiter und Helfer, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.“

Die Hauptziele bei der Entwicklung der Plattform waren:

• Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen
• Einfache, direkte und standortübergreifende Interaktion ermöglichen und fördern
• Transparenz schaffen und Expertise sichern
• Einen geschützten Raum für digitale Zusammenarbeit schaffen

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Das Social Intranet von Haiilo wandelt die Top-down-Kommunikation in einen echten Dialog um. Dadurch wird es allen Johanniter-Mitarbeitenden, ob Ehrenamtliche oder Hauptamtliche, erleichtert, sich zu vernetzen und mit der Organisation zu identifizieren. Wir schaffen zudem ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld: eine wahrhaft digitale JUH-Community.

_{‍Carsten Grimme | Projektleiter und Vorstandsvorsitzender im Landesverband Sachsen-Anhalt/Thüringen}

Warum Haiilo?

Um das perfekte Social Intranet für die Organisation zu finden, hat die JUH den Markt genau unter die Lupe genommen und über 100 Tools anhand einer vordefinierten Kriterienliste bewertet. Dazu gehörten neben inhaltlichen Anforderungen auch IT-relevante Kriterien und rechtliche Rahmenbedingungen. Um die Auswahl weiter einzugrenzen, wurde ein Benchmarking durchgeführt und verschiedene Softwarelösungen getestet.

Folgende Aspekte heben Haiilo vom Wettbewerb ab:

• Modernes Design und sehr gute Usability
• Fokus auf Austausch und Zusammenarbeit
• Hohe Standards hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit
• Mobile Nutzung mit moderner App und Zugriff über verschiedene Endgeräte

Wie verlief die Einführung von Haiilo?

Der Kick-off des Gesamtprojekts fand im November 2016 statt. Es folgte eine mehrmonatige Testphase mit acht Pilotgruppen aus verschiedenen Bereichen der Organisation. Die Mitglieder stellten die Haiilo-Plattform auf Herz und Nieren und bewerteten die verschiedenen Funktionen anhand eines Notensystems.

Im September 2018 ging die JUH mit der Haiilo-Plattform für die gesamte Belegschaft live. Bereits nach kurzer Zeit zählte das Social Intranet über 17.000 Nutzende, und immer mehr Haupt- und Ehrenamtliche der Organisation kamen hinzu. Heute, sechs Jahre später, ist die Zahl der Nutzenden auf rund 30.000 angewachsen.

Um einen erfolgreichen Live-Start zu gewährleisten, war es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig auf die neue Kommunikationsplattform vorzubereiten und sie in das Projekt einzubeziehen. Dazu startete die JUH eine umfassende Kommunikationskampagne rund um den Launch:

1. Wenige Monate vor der Live-Schaltung versandte die Organisation eine mehrteilige Newsletter-Reihe an die gesamte Belegschaft. Die Projektteams gaben JUH-Mitarbeitenden und Helfenden Einblicke in die Vorbereitungsphase und erläuterten die Vorteile und Funktionen des Social Intranets. Zudem hoben verschiedene zentrale Führungskräfte, darunter der JUH-Bundesvorstand, die strategische Bedeutung der neuen Plattform hervor und betonten die Vorteile, die die Umstellung für alle mit sich bringen würde. Ziel des Newsletters war es, alle Mitarbeitenden für das Projekt zu begeistern, sie auf die Reise mitzunehmen und auf den erhofften Kulturwandel vorzubereiten.
2. In einer Online-Umfrage konnten Mitarbeitende Feedback zur aktuellen internen Kommunikation geben und potenzielle Verbesserungsbereiche identifizieren. Die Umfrage wurde im Newsletter ausgewertet. Auch die Ergebnisse und Erkenntnisse der acht Pilotgruppen aus der Testphase wurden der gesamten Belegschaft mitgeteilt.
3. Ein Namenswettbewerb, bei dem die fünf beliebtesten Vorschläge in einer Online-Abstimmung gegeneinander antraten, rundete die Einführung des Social Intranets ab. Die Community entschied sich für den Plattformnamen „4juh“.
4. Bereits im Frühsommer vor der Live-Schaltung von 4juh bot die Organisation ihren Mitarbeitenden Schulungen an. Besonderes Augenmerk wurde auf die frühzeitige Einbindung von Führungskräften gelegt. Unter dem Motto „Train the Trainer“ schulte die JUH in jedem Landesverband deutschlandweit mehrere 4juh-Botschafter:innen / Super-User:innen. Ziel war es, die Landesverbände so früh wie möglich autark zu machen – und die Schulungen wurden von Trainingsunterlagen und einem umfassenden Redaktionshandbuch begleitet.
   

So waren alle Beteiligten bestens auf das neue Social Intranet vorbereitet und konnten vom ersten Tag an am neuen Kommunikationsweg teilhaben.

Wie die JUH Haiilo im Alltag nutzt

Seit dem Launch im September 2018 hat sich 4juh zu einer lebendigen Plattform entwickelt, auf der sich die unterschiedlichsten Themen wiederfinden. Auf 4juh haben alle Verbände und bundesweiten Abteilungen die Möglichkeit, über ihren Bereich zu informieren und einen Einblick in das eigene Arbeitsumfeld zu geben. Mit dem integrierten Messenger kann die Organisation zudem datenschutz- und rechtskonform vollumfänglich kommunizieren.

Unter anderem wird das Social Intranet genutzt, um

• Dokumente zentral abzulegen,
• Informationsartikel zu verfassen,
• kollegialen Austausch zu suchen,
• produktiv zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu verwalten

Auf den Seiten des Social Intranets bietet die Organisation klassische Top-down-Kommunikation, aber auch direkte Feedback-Möglichkeiten über die Kommentarfunktion. Mitglieder werden regelmäßig über aktuelle Ereignisse in der Organisation informiert oder zu bundesweiten Veranstaltungen wie Workshops und Schulungen eingeladen.

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Förderung des Peer-to-Peer-Austauschs innerhalb von Communities

Hier sind einige Beispiele für spannende JUH-Communities:

• Alle haupt- und ehrenamtlichen Helfenden, die beim jährlichen Rockfestival Deichbrand unterstützten, waren in einer geschützten Community „RockerRetter“ organisiert. Hier wurden Einsatzdokumente und Helferinformationen abgelegt sowie direkte Kontaktmöglichkeiten zum Austausch untereinander und mit dem Festival-Einsatzteam bereitgestellt. Zudem wurden die spannendsten Berichte und Eindrücke der einzelnen Tage in einem Blog aufbereitet und Fotogalerien erstellt und hinterlegt.
• Fans von Johanniter-Modellautos und anderen Sammlerstücken finden sich in einer eigenen Community zusammen.
• Kurzvideos wurden von einigen der vielen Priester der JUH erstellt und geteilt, die wöchentlich ein aktuelles Thema behandelten. Dies schuf eine sichere Community und bot den Nutzern Raum für Besinnung und Achtsamkeit und half, einen oft hektischen Arbeitsalltag auszugleichen.
  

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Die Communities liegen nun vollständig in den Händen der Nutzer. Mitarbeitende können Communities nach Belieben selbst erstellen und für ihre eigenen Zwecke nutzen. So nutzt die Verwaltung sie beispielsweise, um Arbeitsgruppen zu organisieren und Dokumente wie Protokolle und Präsentationen zentral für alle abzulegen. Aber auch persönliche Themen, die nicht rein arbeitsbezogen sind, finden in den Communities ihren Platz.

_{‍Carsten Grimme | Projektleiter und Vorstandssprecher des Regionalverbands Sachsen-Anhalt/Thüringen}

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Engagement steigern mit Quizzen und Umfragen

Im Rahmen des 4juh-Adventskalenders stellte die JUH auch die beiden Plug-ins vor: MMS Quiz und MMS Surveys.

Anhand eines Live-Beispiels konnten die Nutzer des Social Intranets sehen, wie einfach es ist, Quizze und Umfragen mit den Plug-ins umzusetzen und die Funktionen selbst auszuprobieren. Unter anderem haben Site- und Community-Admins diese Funktionen in Blogbeiträgen genutzt, um Gewinnspiele umzusetzen, Feedback einzuholen oder spielerische Elemente wie kleine Quizfragen zum eigenen Arbeitsbereich einzubauen. Dies steigert das Engagement und sorgt für mehr Interaktion innerhalb der Community.

Das Ergebnis: Eine starke Community mit starker Kommunikation

Das neue, dynamische Social Intranet bietet der Organisation die Möglichkeit, sich noch enger zwischen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden zu vernetzen und Gleichgesinnte sowie neue Kontakte zu finden. Gleichzeitig dient 4juh als reichhaltige Ressource und Tor zu den vielfältigen Aktivitäten der Organisation und zeigt, wofür die JUH arbeitet und was in den Verbänden passiert, wodurch alle auf dem Laufenden und miteinander verbunden bleiben.

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Das Social Intranet von Haiilo ist ein Ausdruck dessen, was wir alle fühlen: Teil einer starken Gemeinschaft mit einem gemeinsamen Ziel zu sein. Da die Plattform sowohl von Arbeits- als auch von privaten Geräten aus zugänglich ist, bietet 4juh insbesondere Johanniter-Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz die Möglichkeit, ein aktiver Teil der Kommunikation und Gemeinschaft zu sein und auf dem Laufenden zu bleiben.‍

_{Hauke Serger | Corporate Community Manager bei den Johannitern}

Die Zahlen sprechen für sich:

Das alte JUH-Intranet hatte rund 4.000 Nutzer. Heute sind rund 30.000 Johanniter aus ganz Deutschland im neuen Social Intranet von Haiilo registriert.

Die mobile Nutzung nimmt zu: Im Jahr 2023 griffen erstmals 51 % der Nutzer über mobile Geräte statt über Desktops auf das Intranet zu.

Die 4juh-App, die seit Juni 2022 in den App Stores verfügbar ist, wurde inzwischen über 13.000 Mal heruntergeladen.

Seit dem Start im Jahr 2018 wurden über 50.000 Blogartikel über das Social Intranet veröffentlicht, fast 1,5 Millionen Nachrichten über den 4juh-Chat versendet und rund 750.000 Likes vergeben.

Als zentrales Werkzeug für Informationsaustausch und Wissensmanagement, in Echtzeit und über mehrere Standorte hinweg, ist das soziale Intranet der Johanniter ein wichtiger Baustein bei der Gestaltung der Digitalisierung der JUH – heute und in Zukunft. Das soziale Intranet 4juh stärkt die Gemeinschaft, die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation.

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