Über Deka

Deka-Gruppe – bestehend aus der DekaBank Deutsche Girozentrale und ihren Tochtergesellschaften – ist der Wertpapierdienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe.

Mit einem verwalteten Vermögen von 440 Milliarden Euro (Stand: 30. September 2025) und rund 5,9 Millionen verwalteten Depotkonten gehört die Deka zu den größten Wertpapier- und Immobilien-Asset Managern Deutschlands.

Rund 5.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten hauptsächlich in Bürotätigkeiten in Frankfurt, sowie in Leipzig, Düsseldorf, Luxemburg und an weiteren internationalen Standorten.

Im Jahr 2020 startete die Deka ein strategisches Transformationsprogramm, um wichtige Trends wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und neue Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten. Ein zentraler Pfeiler dieser Transformation war die Modernisierung der internen Kommunikation.

Denn wer seine Arbeitsweise verbessern will, muss auch die Art und Weise verbessern, wie Menschen miteinander in Kontakt treten.

Die Herausforderung

Ein System ersetzen, das jeder nutzte, aber niemand liebte

Mehr als 20 Jahre lang setzte die Deka auf ein veraltetes Intranet. Technisch überholt. Eingeschränkte Suche. Keine Personalisierung. Optisch veraltet. Und doch nutzten es täglich über 80 % der Mitarbeitenden.

Das war die eigentliche Herausforderung. Denn es ging nicht darum, etwas Neues einzuführen. Es ging darum, etwas tief im Arbeitsalltag Verankertes zu ersetzen, ohne Vertrauen, Reichweite oder Gewohnheit zu verlieren.

Hinzu kam, dass die Mitarbeitenden sehr unterschiedliche technische Kenntnisse und Erwartungen hatten. Redakteurinnen und Redakteure aus verschiedenen Abteilungen mussten ihre Inhalte neu strukturieren und gestalten. Veränderungen mussten sorgfältig – und transparent – gehandhabt werden.

Die Deka brauchte nicht nur eine neue Plattform, sondern eine, die:

• Akzeptanz schaffen
• Kulturellen Wandel unterstützen
• Moderne Arbeitsweisen erlebbar machen
• Und Interaktion und Vernetzung im gesamten Unternehmen verbessern
  

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„Mitarbeitende sollen spüren, dass die Deka nicht nur extern, sondern auch intern Innovationsführer ist. Wir investieren nicht nur in Kundenprojekte, sondern auch in moderne Kommunikationsmittel für unsere Leute.“

_{Lena Hoppenrath | Managerin Unternehmenskommunikation, Deka}

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Warum Deka sich für Haiilo entschieden hat

Nach einem umfassenden Auswahlprozess erwies sich Haiilo als moderne SaaS-Lösung, die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und langfristige Weiterentwicklung vereint.

Zu den wichtigsten Faktoren gehörten:

• Eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche
• Leistungsstarke Suchfunktion
• Flexible Abonnementmodelle (obligatorisch und optional)
• Starke Funktionen für Vernetzung und Zusammenarbeit
• Nahtlose Microsoft Teams-Integration
• Kontinuierliche Produktentwicklung und eine aktive Kundengemeinschaft
  

Für Deka ging es nicht nur um Funktionen, sondern um die Wahl einer Plattform, die sich kontinuierlich weiterentwickeln würde.

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„Das Intranet ist ein lebendiges System, das sich ständig weiterentwickelt. Haiilo hat uns nicht zuletzt deshalb überzeugt, weil sie ihre Lösung kontinuierlich weiterentwickeln und uns dabei als Partner eng begleiten.“‍

_{Jennifer Jacoby | Leiterin Interne Kommunikation & Publikationen, Deka}

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Der Rollout

Veränderung vor dem Start

Die Implementierung begann 24 Monate vor dem Go-Live im November 2024.

Ein interdisziplinäres Kernteam arbeitete eng unter dem Leitsatz „Gemeinsam. Besser. Informiert.“ zusammen.

Die Prinzipien waren einfach:

1. Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen

Von Anfang an bezog das Team Kolleg:innen aus allen Abteilungen ein. Gespräche, Vorschauen und offenes Feedback bauten Vorfreude statt Widerstand auf.

2. Redakteur:innen schulen und befähigen

Abteilungsredakteur:innen spielten eine entscheidende Rolle. Sie prüften Inhalte, strukturierten Seiten neu und lernten das neue System frühzeitig kennen, was Qualität und Eigenverantwortung vom ersten Tag an sicherstellte.

3. Mit empathischer Veränderungskommunikation begleiten

Der Übergang wurde von klarer, transparenter Kommunikation begleitet, um Bedenken offen anzusprechen und den Wert der neuen Plattform hervorzuheben.
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4. Führungskräfte einbeziehen

Führungskräfte und Arbeitnehmervertreter:innen wurden frühzeitig einbezogen, um eine konsistente Kommunikation in allen Teams zu gewährleisten.

5. Vertraute Kanäle nutzen

Bestehende Kommunikationskanäle – Intranet-News, Videos, Events – wurden genutzt, um die Mitarbeitenden durch den Übergang zu begleiten. Der Dialog wurde stets gefördert.

6. Agil bleiben

Regelmäßige Feedbackschleifen, Design Sprints und Formate wie der „inline Dialogue“ verbesserten die Plattform kontinuierlich.

Das Ergebnis war ein Intranet, das sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientierte.

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So funktioniert „Deka inline“ heute

Heute ist das neue Intranet – Deka inline – ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags.

Es unterstützt Mitarbeitende genau dort, wo sie Informationen austauschen, zusammenarbeiten und auf dem gleichen Stand bleiben müssen, und zwar mit:

• Zuverlässige Nachrichtenbereitstellung
  Pflichtabonnements stellen sicher, dass niemand ein wichtiges Update verpasst. Gleichzeitig können Mitarbeitende freiwillig Themen abonnieren, die für sie relevant sind. Dieses Gleichgewicht aus Push und Wahlfreiheit fördert sowohl Reichweite als auch Relevanz.
  

• Echte Interaktion
  Was einst statisch war, ist jetzt interaktiv. Likes, Kommentare und Reaktionen schaffen echten Austausch und sichtbares Engagement.
  

• Events und Dialog
  Die integrierte Eventfunktion – zum Beispiel der halbjährliche „inline Dialogue“ – fördert die Teilnahme und das Feedback.
  

• Themenseiten mit echtem Sog
  Bis zu 1.800 freiwillige Abonnements von Themenseiten zeigen eine starke Nachfrage nach Wissensaustausch. Insbesondere KI-bezogene Inhalte generieren großes Interesse.
  

• Benutzerfreundlichkeit zur Reduzierung von Reibung
  Klare Navigation und leistungsstarke Suche machen Informationen leichter auffindbar – und vertrauenswürdiger.
  

• Nahtlose Integrationen
  Durch über 130 Integrationen, darunter Microsoft Teams, können Mitarbeitende direkt in ihrem täglichen Workflow auf Inhalte zugreifen.
  

Die Ergebnisse

• 90 % tägliche Nutzung
• 1.800 freiwillige Themenabonnements
• Nominierung für den INKOMETA Award in der Kategorie „Change Communication“
  

Deka hat erfolgreich ein Altsystem ersetzt, ohne die Akzeptanz zu verlieren. Tatsächlich haben sie sie sogar gesteigert.

Heute ist Deka inline mehr als eine Informationsplattform. Es ist ein gemeinsamer digitaler Raum, der Verbindung, Transparenz und Partizipation unternehmensweit stärkt.