So wählen Sie eine Software zur Mitarbeitervertretung aus

Schritt eins: Überdenken Sie Ihre Employee-Advocacy-Strategie

Schritt zwei. Definieren Sie Ihre Softwareanforderungen

Tipp: Anbieter von Employee Advocacy-Software bieten Hunderte von Funktionen für unterschiedliche Zwecke. Ihre Aufgabe in dieser Phase besteht also darin, sich nicht überfordern zu lassen und von den gesetzten Zielen abzuweichen. Erstellen Sie zwei Listen mit den Funktionen, die Sie in Ihrem zukünftigen EA-Tool sehen möchten – Must-have und Good-to-have – und sortieren Sie die Funktionen in diese Kategorien. Denken Sie daran, Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, damit sie besser verstehen, was die Benutzer benötigen. Passen Sie diese Liste im Laufe des Anbieterauswahlprozesses weiter an und erfahren Sie besser, was jede Plattform bietet.

1. Einfaches und effizientes Teilen von Inhalten

Die meisten EA-Lösungen bieten Funktionen wie One-Click-Sharing und Inhaltsplanung, um Mitarbeitern das Teilen von Inhalten zu erleichtern. Denken Sie an Smart-Share-Funktionen, die sicherstellen, dass Mitarbeiter die Inhalte zum optimalen Zeitpunkt teilen, um eine bessere Leserschaft und ein besseres Engagement in den sozialen Medien zu erreichen. Beschränken Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur auf LinkedIn, sondern suchen Sie nach einer Lösung, mit der Sie Ihre Reichweite auf alle wichtigen sozialen Netzwerke ausweiten können.

2. Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung

Suchen Sie nach einem Tool, das Ihre Organisationsstruktur unterstützt und mehrere Genehmigungsebenen, rollenbasierte Berechtigungen und eine hierarchische Benutzergruppenverwaltung ermöglicht. Es ist auch eine gute Idee, nach Software zu suchen, die es Mitarbeitern ermöglicht, mitarbeitergesteuerte Inhalte zu erstellen und zu nutzen, um Ihr Advocacy-Programm zu stärken.

3. Reibungsloses mobiles Erlebnis

Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter täglich 3,7 Stunden mit mobilen Geräten. Treffen Sie sie dort, wo sie sind – Mobile-First-Tools zur Mitarbeitervertretung sind die beste Wahl. Außerdem können Sie damit eine große Gruppe von Mitarbeitern erreichen, die keinen Schreibtisch haben.

4. Gamifizierung

Bestenlisten in Echtzeit, Dashboards und punktbasierte Belohnungen können die Motivation Ihrer Mitarbeiter, Fürsprecher zu werden, erheblich steigern. Suchen Sie nach einer Lösung, mit der Sie die besten Fürsprecher leicht erkennen, sie für ihre Leistungen anerkennen und den Erfolg anderer im gesamten Unternehmen transparent machen können.

5. Analysefunktionen

Achten Sie darauf, dass Sie sich die Kennzahlen nicht nur ansehen, sondern sie auch nutzen, um das Verständnis zu fördern. Mit erweiterten EA-Tools können Sie strategische Fragen beantworten, z. B. welche Abteilung das meiste Engagement erzeugt, welchen Inhaltstyp Sie jeder Region zur Verfügung stellen sollten oder sogar welcher Mitarbeiter die meisten Formulareinreichungen veranlasst.

6. Integrationen

Sie verfügen wahrscheinlich bereits über viele Tools in Ihrem technischen Arsenal. Deshalb ist es wichtig, nach Tools zu suchen, die Ihren Tech-Stack konsolidieren, anstatt ihn komplizierter zu machen. Suchen Sie nach Advocacy-Software, die sich in Ihr Intranet, Ihre Chat-Tools, Benutzerverwaltungssysteme und Content-Management-Software integrieren lässt.

7. Wachstumspotenzial, Kundensupport und Preise

Sie möchten nicht in die Situation kommen, dass Sie nach einem strengen und zeitaufwändigen Auswahlverfahren nach sechs Monaten den Anbieter wechseln und wieder von vorne beginnen müssen. Aus diesem Grund sollten Sie Anbieter mit einer Perspektive von 1–3 Jahren bewerten. Sobald Sie die Ergebnisse sehen, ist es üblich, die Bemühungen zur Mitarbeiterförderung zu verdoppeln, indem Sie mehr Benutzer einbeziehen und Ihr Programm auf verschiedene Geschäftsbereiche und Standorte ausweiten. Bevor dies geschieht, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Fördertool nahtlos auf größere Programme aktualisiert werden kann.

8. Compliance und Sicherheit

Information security is a critical business function that ensures the continuity of any organization. It is essential to ensure that the employee advocacy vendor has a high commitment to security safeguards and privacy compliance to ensure employee and company information confidentiality. Check if the vendor is, at least, ISO 27001 certified and GDPR-compliant.

Schritt drei. Anbieteroptionen ermitteln und eine engere Auswahl treffen

Die Suche auf Software-Review-Diensten wie G2 oder Capterra ist ein guter Anfang. Sie können auch Ihr berufliches Netzwerk um Rat fragen.

Nachdem Sie eine umfassende Softwareliste erstellt haben, ist es an der Zeit, diese einzugrenzen, indem Sie die Software auf Ihrer Liste mit den Anforderungen vergleichen, die Sie in Schritt zwei festgelegt haben. Bedenken Sie dabei die folgenden Fragen:

• Does the product solve your key problems and support your business goals?
• Erfüllt das Produkt Ihren Anforderungskatalog?
• Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?
• Does the product work (integrate) with the software you use now?
• Gibt es für das Produkt gute Nutzerbewertungen?
• Liegt das Produkt innerhalb Ihres Budgets?

Im Idealfall sollten am Ende des Evaluierungsprozesses 3-5 Produkte auf Ihrer Liste stehen – mehr als das könnte den Auswahlprozess unnötig kompliziert machen.

Schritt vier. Wählen Sie Ihre Top-Wahl und holen Sie sich die Zustimmung des Teams

Hier sind einige Aktionspunkte, die Ihnen bei der endgültigen Auswahl und dem Vertrauensbildungsprozess helfen können:

Lesen Sie auf G2 oder Capterra Benutzerbewertungen von aktuellen Kunden, die ähnliche Bedürfnisse haben wie Sie.

1. Erstellen Sie eine Liste mit Fragen für Anbieter, die auf etwaigen Bedenken und Unsicherheiten basieren, die Sie möglicherweise haben. Abhängig vom Umfang Ihres Projekts und Ihren Unternehmensrichtlinien müssen Sie möglicherweise eine formelle Angebotsanfrage (RFP) vorbereiten, die Sie den Finalisten zukommen lassen.
2. Bereiten Sie sich darauf vor, Fragen Ihrer Kandidaten zu beantworten. Es liegt in Ihrem Interesse, ihnen eine klare Vorstellung von den Zielen und Herausforderungen Ihres Programms zu vermitteln.
3. Nehmen Sie Kontakt zu Anbietern auf, vereinbaren Sie Demos, teilen Sie ihnen Ihre Strategie und Vision mit und stellen Sie Fragen. Wenn Sie die Softwarefunktionen aus der Nähe sehen, können Sie aussagekräftigere Vergleiche anstellen.
4. Kontaktieren Sie die Anbieter auf Ihrer Liste, um die endgültigen Preise und Servicelevel sowie etwaige Schulungs- und Einarbeitungsmaterialien zu klären. Verschiedene Softwareunternehmen bieten nach dem Kauf unterschiedliche Servicelevel an. Klären Sie dies also unbedingt im Voraus mit Ihren Finalisten.

Denken Sie daran, Ihre EA-Taskforce auf dem Laufenden zu halten. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse und lassen Sie genügend Raum für Feedback. Sobald alle an Bord sind, sind Sie bereit für den Kauf.

Schritt fünf. Kauf. Implementierung. Einführung

Unterzeichnen Sie den Vertrag

Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Anbieter im Voraus über die Bedingungen Ihres Vertrags gesprochen haben. Besprechen Sie Zahlungspläne für den aktuellen Zeitraum und eine mögliche Programmerweiterung. Klären Sie, wofür der Advocacy-Anbieter nach dem Kauf verantwortlich sein wird (dazu können Onboarding und Mitarbeiterschulungen, strategische Beratung, Verfügbarkeit des Kundendienstes und Zugriff auf zukünftige Software-Updates gehören).

Set a clear launch date

Um Ihr Programm in Gang zu bringen und die Leute dazu zu bringen, die Inhalte zu teilen, denken Sie an einige Ereignisse in Ihrem Unternehmen, über die die Leute gerne berichten würden: die Einführung eines neuen Produkts, eine strategische Initiative, eine Firmenveranstaltung usw. Wenn Sie Ihre Advocacy-Initiative gleichzeitig mit der Werbung für diese Vorhaben starten, kann das das Engagement Ihrer Mitarbeiter enorm steigern. Kommunizieren Sie den Zeitplan und die Aufgaben klar mit allen beteiligten Stakeholdern, und Sie können einen reibungslosen Start gewährleisten.

Machen Sie bei Ihren Mitarbeitern Werbung für das EA-Programm

Der am häufigsten hervorgehobene Vorteil ist hier normalerweise das Personal Branding. Sie müssen es vielleicht in einfachere Begriffe herunterbrechen, wie z. B. die Erweiterung ihrer beruflichen Netzwerke, die Förderung der Karriereentwicklung, die Möglichkeit für Mitarbeiter, zu kontrollieren, wie sie von ihren beruflichen Kontakten wahrgenommen werden usw. Ein weiterer Vorteil der Markenbotschaft für die Mitarbeiter, der oft übersehen wird, ist das allgemeine Unternehmenswachstum. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie die allgemeinen Geschäftsziele des Advocacy-Programms allen Mitarbeitern und nicht nur dem Management mitteilen.

Verfolgen Sie den Erfolg Ihres Programms

Hier sind Analysen hilfreich. Sie können tief eintauchen und nicht nur sehen, welche Inhalte schlecht abschneiden, sondern auch genau verstehen, warum und Ideen erhalten, wie Sie sie verbessern können. Überprüfen Sie die Analysen regelmäßig, um zu sehen, wie Ihre Inhalte abschneiden und ob einige Bereiche oder Inhaltstypen nicht die erwartete Leistung erbringen. Mit einem guten Tool dauert das nicht lange, aber es würde einen großen Unterschied bei der Entwicklung Ihrer Advocacy-Initiative ausmachen.