So gelingt bei der Messe Stuttgart interne Kommunikation von und für die Mitarbeitenden

380

Mitarbeitende

272

monatliche Intranet-Nutzer:innen

171

aktive Communities

Branche:

Messe/Veranstaltungen

Anwendungsfall:

Social Intranet

Objektiv:

Verbessern Sie die interne Kommunikation

Ob CMT, R+T, INTERGASTRA, AMB, hy-fcell oder Quantum Effects – auf 120.000 Quadratmeter Innenfläche und 40.000 Quadratmeter Freifläche bietet die Messe Stuttgart zahlreichen Veranstaltungen die richtige Bühne. Weitere Räumlichkeiten stehen über das angeschlossene ICS Internationales Congresscenter Stuttgart zur Verfügung.

Dank des idealen Standorts direkt am Flughafen mit Anschluss an die Autobahn und den öffentlichen Nahverkehr sowie aufgrund der ausgezeichneten Infrastruktur gehört die Messe Stuttgart seit der Gründung im Jahr 1918 zu den führenden Messegesellschaften in Deutschland. 

Darüber hinaus ist die Gesellschaft auch in über 50 anderen Ländern präsent und organisiert unter anderem Messen in Vancouver und Nanjing. Dabei unterstützen vier Tochtergesellschaften, 20 Auslandsvertretungen und zahlreiche internationale Vertriebspartner. Am Heimatstandort Stuttgart kümmern sich rund 380 Mitarbeitende um die Planung und reibungslose Durchführung der vielfältigen Messeevents.

Ein zentraler Hebel, um all diese Veranstaltungen als Unternehmen gemeinsam zu organisieren, ist auch ein passendes Social Intranet: eine Plattform, die Informationen und Neuigkeiten rund um die Messe Stuttgart bereitstellt und gleichzeitig zu Diskussion und fachlichem Austausch einlädt. Seit 2016 ist das SIMS, Akronym für „Social Intranet Messe Stuttgart“, die zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeitenden. Doch wie ist es dazu gekommen? 

Der Weg zum Social Intranet

Bereits vor über zehn Jahren steuerte die Messe Stuttgart die interne Kommunikation über ein Intranet, als zentrale Anlaufstelle für Informationen rund um das Unternehmen. Im Zuge einer unternehmensweiten Umfrage entstand 2014 die Idee, das bestehende System durch eine moderne Plattform zu ersetzen, die den unmittelbaren Austausch zwischen den Mitarbeitenden ermöglicht. Damit wollte das Unternehmen auf die sich verändernden Anforderungen der internen Kommunikation reagieren.

- Liken, teilen, kommentieren – in der privaten Kommunikation und den sozialen Medien sind die Mitarbeitenden es gewohnt, sich schnell und direkt mit anderen auszutauschen. In ähnlicher Weise wollen sie auch mit ihrem Arbeitgeber im Dialog bleiben.

- Lange Zeit ging die interne Kommunikation vor allem in eine Richtung: von oben nach unten. Moderne Mitarbeiterkommunikation findet jedoch auf allen Ebenen statt: Mitarbeitende wollen sich einbringen und das Unternehmen, die Kultur und die Kommunikation aktiv mitgestalten. 

Daher entschied sich die Messe Stuttgart dafür, ein Social Intranet zu implementieren. Durch die Social-Media-Mechanik bietet dieses die idealen Voraussetzungen, um schnell Informationen zu teilen, sich in Communities auszutauschen und auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten.

Darum entschied sich die Messe Stuttgart für Haiilo

Der Wechsel zum Social Intranet war beschlossen – jetzt fehlte nur noch eine geeignete Plattform. Die Messe Stuttgart nahm sich für die Auswahl ausreichend Zeit. Sie analysierte das Angebot auf dem Markt und nahm schließlich 15 Tools näher ins Visier, die sie anhand des vordefinierten Anforderungskatalogs bewertete.

Am Ende fiel die Wahl auf Haiilo, das schon damals durch seine hervorragende Benutzerfreundlichkeit und seine starken Funktionen für eine einfache Kollaboration und Kommunikation begeisterte. Der große Vorteil war zudem, dass die Plattform sofort einsatzbereit war. 

So lief die Einführung ab

2016 war es schließlich so weit: Das neue Social Intranet, SIMS, wurde im Frühjahr erfolgreich eingeführt. Dem Launch gingen dabei fünf zentrale Projektphasen voraus:

1. Intranet-Aufbau durch das Projektteam

Zu Beginn des Projekts gründete die Messe Stuttgart eine interdisziplinäre Taskforce mit Kolleg:innen der IT und Kommunikation. Dieses Kernprojektteam war in erster Linie dafür verantwortlich, die Anforderungen an das neue Intranet zu definieren und das Layout sowie die Struktur der neuen Plattform festzulegen. Weitere Aufgaben im Laufe des Intranet-Projekts waren:

- Inhalte aus dem alten Intranet migrieren

- Neue Inhalte verfassen

- Rollen und Rechte definieren

- System intensiv prüfen

- Den Projektfortschritt kommunizierte die Taskforce transparent an das gesamte Kollegium, um alle auf dem Laufenden zu halten und frühzeitig einzubeziehen. 

2. Einbeziehung der Geschäftsführung

Ein wichtiger Schritt zum Projektstart war, die Geschäftsführung ins Boot zu holen. In einem großen Kick-off-Termin wurde das Intranet-Projekt offiziell vorgestellt und die Geschäftsführung über die Ziele und Maßnahmen informiert. So sicherte sich das Projektteam starken Rückenwind vom Management.

3. Beteiligung der Mitarbeitenden

Dem Projektteam war jedoch früh bewusst, dass ein Social Intranet nicht nur den Rückenwind der Geschäftsführung, sondern auch den Zuspruch aller Kolleg:innen benötigt – schließlich sollte das neue Intranet von den Mitarbeitenden und für die Mitarbeitenden sein. 

Ein wichtiger Schritt zur Teilhabe war vor diesem Hintergrund, die Belegschaft an der Namensgebung zu beteiligen. So konnten die Mitarbeitenden über eine unternehmensweite Umfrage Namensvorschläge für das neue Intranet einreichen. Über hundert Vorschläge erreichten das interdisziplinäre Juryteam, das den Namen „SIMS“ schließlich zum Sieger erkor. 

4. Definition von Key-User:innen

Ebenso definierte die Projektgruppe Key-User:innen des Intranets. Diese sollten die Inhalte aus dem alten Intranet auf Relevanz und Aktualität prüfen und in das neue System übertragen. Auch nach dem Roll-out sind die Key-User:innen noch wichtige Ansprechpartner:innen für die Redaktion. Zudem lieferten sie während der Einführungsphase wertvolle Insights und Erfahrungswerte, um ein Social Intranet aufzubauen, das den Mitarbeitenden am Ende alle relevanten Funktionen und Inhalte bietet.

5. Launch

Im Frühjahr 2016 wurde das Social Intranet dann unternehmensweit ausgerollt. Am Tag des Launches fanden die Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplätzen einen persönlichen Gruß, der die Einführung des neuen Intranets ankündigte. Diese kleine Geste regte die Neugier an und sorgte für eine positive Stimmung unter den Mitarbeitenden. 

Darüber hinaus wurden Informationsmaterialien bereitgestellt, die den Nutzen und die Funktionen des Intranets näher erläuterten. Begleitend gab es Schulungen, um den Mitarbeitenden den Einstieg in das neue Tool zu erleichtern.

Acht Jahre nach der Einführung des Systems ist die Messe Stuttgart mehr denn je vom Haiilo Social Intranet überzeugt, das sich seither stetig weiterentwickelt hat. So freut sich das Unternehmen heute auch besonders über die vielfältigen mobilen Nutzungsmöglichkeiten.

Best Practices für eine erfolgreiche Intranet-Einführung

Rückblickend betrachtet war es von Beginn an wichtig, das Social Intranet als freiwilliges Angebot in das Unternehmen zu tragen. Insofern hängt auch der Erfolg davon ab, dass die Mitarbeitenden den Mehrwert der neuen Plattform für ihren Arbeitsalltag erkennen, sie akzeptieren und gerne nutzen. 

Um das zu erreichen, musste die Messe Stuttgart viel Überzeugungsarbeit leisten – sei es durch Präsentationen, die transparent über das Projekt informierten oder offene Gespräche, in denen auf Fragen und Unsicherheiten eingegangen wurde. 

Die Arbeit hat sich ausgezahlt – SIMS ist über die Jahre das zentrale Instrument der internen Kommunikation der Messe Stuttgart geworden. Die Erfolgsstrategie wollen wir hier auch gerne mit euch teilen:

- Mitarbeitende frühzeitig einbinden: Eine klare Kommunikation über die Vorteile und den Nutzen des Intranets fördert nachhaltig die Akzeptanz.

- Guten Support anbieten: Umfassende Schulungen und kontinuierlicher Support erleichtern die Einarbeitung und machen die Mitarbeitenden zu effektiven Intranet-Nutzenden.

- System fest integrieren: Das Ziel sollte sein, das Intranet fest in den Arbeitsalltag zu integrieren, um es zu einem zentralen Werkzeug für die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit zu machen.

- Mitarbeitende mitgestalten lassen: Wenn die Mitarbeitenden das Social Intranet aktiv mitgestalten können, haben sie eine stärkere Bindung zu der Plattform, was die Nutzung steigert. 

- Regelmäßig Feedback einholen: Ehrliches Feedback der Nutzer:innen hilft, das Intranet stetig zu verbessern und an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Kurz gesagt: Um ein Social Intranet von und für die Mitarbeitenden zu schaffen, müssen die Mitarbeitenden einen aktiven Part im Projekt einnehmen können. Indem die Messe Stuttgart ihre Angestellten transparent informierte, kompetent begleitete, nachhaltig befähigte, motivierte und ihnen Vertrauen schenkte, konnte sich das Social Intranet zu einem integralen Bestandteil der Kommunikations- und Unternehmenskultur entwickeln.



So nutzt die Messe Stuttgart das Social Intranet

Das Social Intranet von Haiilo deckt bei der Messe Stuttgart vor allem drei zentrale Anwendungsbereiche ab:

1. Information

SIMS dient als zentrale Plattform für Nachrichten, Ankündigungen und Updates seitens der Geschäftsführung und anderer Abteilungen. Wichtige Informationen an und für die Mitarbeitenden sind jederzeit abrufbar. So finden Mitarbeitende im Intranet unter anderem Mitteilungen zu Unternehmensrichtlinien, Veranstaltungen und Personalangelegenheiten.

2. Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Daneben ist SIMS aber auch ein wichtiger Ort, an dem sich die Kolleg:innen untereinander austauschen und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten können. Projektteams können Dokumente teilen und gemeinsam an ihnen arbeiten, Diskussionen führen und Aufgaben verwalten. Damit trägt die Plattform maßgeblich dazu bei, Silos aufzubrechen, den Informationsfluss zu verbessern, die Effizienz und nicht zuletzt die Teamarbeit zu fördern. 

3. Wissensmanagement

Zudem führt das Social Intranet wichtige Ressourcen für die tägliche Arbeit wie Dokumente, Handbücher und FAQs in einer zentralen Wissensdatenbank zusammen. So ist das Unternehmenswissen für alle einfach zugänglich und kann effektiv genutzt sowie weiterentwickelt werden.

Das Social Intranet ist ein Gewinn für alle

Das Social Intranet ist ein Gewinn für alle. Denn mit der Einführung von SIMS haben sich der Arbeitsalltag und die interne Kommunikation in vielerlei Hinsicht verbessert. Die wichtigsten Änderungen im Überblick.

Top 3 Verbesserungen für Mitarbeitende:

1. Schnell: Informationen werden schneller und effizienter verteilt, was Missverständnisse verhindert und den Informationsfluss verbessert.
2. Kompakt: Die Mitarbeitenden finden wichtige Themen und Ressourcen gesammelt auf einer Plattform. Die Suche nach Informationen in langen Mailverläufen gehört der Vergangenheit an.
3. Unternehmensweit: Durch das Intranet haben alle Mitarbeitenden Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen und Updates. 

Top 3 Verbesserungen für IK-Verantwortliche bzw. die SIMS-Redaktion:

1. Zentral: Die Redaktion kann alle redaktionellen Inhalte an einem zentralen Ort erstellen, verwalten und veröffentlichen, was die Übersichtlichkeit und Effizienz erhöht.
2. Effektiv: Durch intuitive Tools und Workflows im Intranet wird der Prozess der Content-Erstellung und -Veröffentlichung stark vereinfacht, was Zeit und Aufwand spart.
3. Interaktiv: Die Redaktion erhält direktes Feedback von den Nutzer:innen in Form von Kommentaren und Likes. Das hilft, den Content kontinuierlich zu verbessern und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.



Das Social Intranet der Messe Stuttgart umfasst aktuell 30 redaktionelle Seiten und 171 aktive Communities. Jeden Monat sind durchschnittlich 71 Prozent der Mitarbeitenden im Intranet online und informieren sich, tauschen sich aus, arbeiten in Projekten zusammen, interagieren mit Beiträgen und gestalten die interne Kommunikation des Unternehmens.

ERFOLGSGESCHICHTEN

Sehen Sie, wie andere Unternehmen Haiilo nutzen, um die Motivation ihrer Mitarbeiter zu steigern.