Brandenburger Firmengruppe: Der Schlüssel zur aktiven Intranet-Nutzung

Die Brandenburger Firmengruppe wurde im Jahr 1939 von Kurt Brandenburger, einem Pionier in der Kunststofftechnik, gegründet und gehört seitdem zu den weltweit führenden Unternehmen auf dem Markt der Hochtechnologie-Verbundwerkstoffe. Auch den Bereich der Schlauchlining-Technologie für die grabenlose Kanalsanierung hat die Firmengruppe seit den 1990er-Jahren maßgeblich beeinflusst.

Innovation ist seit jeher das Erfolgsrezept des familiengeführten Mittelstandsunternehmens mit Sitz in Landau in der Pfalz. 200 engagierte Mitarbeitende arbeiten täglich daran, die internationale Kundschaft mit Produkten zu versorgen, die stets auf dem aktuellen Stand der Technik sind und den höchsten Qualitätsansprüchen genügen.

Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit dem Social Intranet?

Lange Zeit beschränkte sich die interne Kommunikation in der Brandenburger Firmengruppe auf die reine Informationsweitergabe. Doch auch das gestaltete sich bisweilen schwierig: Es fehlte eine zentrale Plattform für die Mitarbeiterkommunikation, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist und die Produktion genauso einbindet wie die Verwaltung.

Um die Unternehmenskommunikation zu modernisieren und einen Austausch in alle Richtungen zu ermöglichen, entschied sich die Firmengruppe für die Einführung eines Social Intranets. Dieses sollte auch mobil zugänglich sein, wovon vor allem die Non-Desk-Mitarbeitenden in der Produktion profitieren würden. 

Das Ziel war, über eine gemeinsame Plattform alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu erreichen. Gleichzeitig sollte das neue Kommunikationstool dazu motivieren, sich selbst aktiv einzubringen, mit den Inhalten zu interagieren und offenes Feedback zu geben. Kurz gesagt: Die Mitarbeitenden sollen zu Kommunikator:innen werden und Ideen, Wissen und Botschaften mit dem Kollegium teilen.

Darum entschied sich die Brandenburger Firmengruppe für Haiilo

Bei der Suche nach einem passenden Social-Intranet-Anbieter überzeugte Haiilo vor allem mit folgenden Highlights: 

• Mobiler Zugang: Das Social Intranet von Haiilo ist über eine mobile App auch ortsunabhängig zugänglich.
• Implementierung und Skalierbarkeit: Die Plattform ist einfach zu implementieren. Es ist möglich, erst einmal nur mit den Grundfunktionen zu starten und das Intranet mit der Zeit Stück für Stück weiter aufzubauen und an die wachsenden Bedürfnisse anzupassen.
• Kollaborationsmöglichkeiten: Die Kommunikationsplattform bietet vielfältige Möglichkeiten zur Kollaboration, sodass die Teams nicht nur unkompliziert miteinander kommunizieren, sondern auch produktiv zusammenarbeiten können.
• Integrationen: Haiilo lässt sich einfach in die bestehende Systemlandschaft integrieren und mit anderen Tools verbinden, so auch mit der Microsoft 365 Suite.

So lief die Einführung von Haiilo ab

Die Haiilo-Plattform wurde im Dezember 2021 im Unternehmen eingeführt – und zwar zunächst in einer sehr abgespeckten Version. Die Intention dahinter war, die Mitarbeitenden nicht gleich zu Beginn mit einem zu großen Funktionsumfang zu überfordern, sondern sie langsam an das neue Tool heranzuführen. Erst nach und nach wurden weitere Funktionen freigeschaltet.

Um die Mitarbeitenden zu schulen und bei der Einarbeitung zu unterstützen, fanden in den ersten Monaten Workshops und offene Fragerunden statt. In Videos stellte das Unternehmen die Funktionalitäten des Social Intranets näher vor und rief die Mitarbeitenden zur aktiven Teilnahme auf. 

Damit alle Beschäftigten zum neuen Kommunikationstool abgeholt sind, verschickte das Unternehmen ein Informationsblatt als Beilage zur Gehaltsabrechnung an die gesamte Belegschaft. Darüber hinaus wurden alle analogen Pinnwände durch digitale Bildschirme ersetzt, über die die Mitarbeitenden auf die Inhalte des Social Intranets zugreifen können.

📽️ Hier könnt ihr einen Blick in das Projektmarketing-Video werfen, in dem die Brandenburger Firmengruppe ihre Belegschaft dazu motiviert, sich aktiv im Intranet zu beteiligen.

Diese Herausforderungen gab es bei der Einführung des Intranets

Bei der Einführung und Nutzung der neuen Kommunikationsplattform stieß die Brandenburger Firmengruppe insbesondere auf drei große Herausforderungen.

1. Verständnis für die neue Art der Kommunikation

Mit der Implementierung eines modernen Intranets hat das Unternehmen seine Art der Kommunikation grundlegend verändert. Die Mitarbeiterkommunikation findet von nun an nicht mehr nur in eine Richtung statt, sondern als Dialog. Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, das kommunikative Miteinander im Unternehmen aktiv mitzugestalten.

Dafür muss aber erst einmal das Verständnis geschaffen werden. Vor allem am Anfang stellte es sich als große Herausforderung heraus, die Mitarbeitenden zum Agieren zu bewegen und die Akzeptanz für das neue Tool zu erhöhen. Auch Jahre später bleibt es eine laufende Aufgabe, die Mitarbeitenden in ihrer Rolle als Kommunikator:innen zu befähigen und zu motivieren.

2. Alle Personengruppen integrieren

Ein großes Ziel des neuen Intranets war, endlich auch die Produktion besser in die interne Kommunikation einzubinden. Dafür wurde extra ein Anbieter ausgewählt, der auch eine mobile Version anbietet. Die technischen Voraussetzungen sind dank Haiilo nun gegeben, um alle Abteilungen zu integrieren.

3. Anreize für die Nutzung schaffen

Doch die technischen Grundlagen sind nicht alles. Die große Herausforderung besteht darin, die Produktionsmitarbeitenden und alle anderen Mitarbeitenden davon zu überzeugen, das Intranet auch zu nutzen. Die Frage ist: Welchen Mehrwert bietet das Intranet für die verschiedenen Personengruppen?

Im Großen und Ganzen geht es also darum, die Mitarbeitenden von den Vorteilen des Social Intranets zu überzeugen und Anreize für die Nutzung zu bieten. Es muss das Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass es wichtig ist, Botschaften und News zu teilen – um eben auch Kolleg:innen aus der Produktion mit ins Boot zu holen und als ein Unternehmen zusammenzuwachsen. 

Mittlerweile hat die Brandenburger Firmengruppe das freiwillige Angebot des Intranets so weit umgestaltet, dass gewisse Prozesse ausschließlich über die Plattform funktionieren. Das soll in Zukunft ausgeweitet werden, um die Mitarbeitenden noch häufiger ins Intranet zu bewegen. 

Dennoch ist es dem Unternehmen wichtig, dass keine erzwungene Intranet-Nutzung entsteht. Die Mitarbeitenden sollen durch echten Mehrwert, relevante Inhalte, kontinuierliche Motivation und aus der eigenen Überzeugung, einen wichtigen Beitrag zu leisten, zu aktiven Nutzer:innen werden. 

So wird Haiilo im Unternehmen genutzt

Die Brandenburger Firmengruppe nutzt das Social Intranet von Haiilo auf vielfältige Weise. Das Herz bilden die zahlreichen Mitarbeiter-Communities, die viele Gelegenheiten für den kollegialen Austausch bieten. In Zukunft soll zudem die Integration der Microsoft 365 Suite die Zusammenarbeit noch effizienter gestalten. Der Schlüssel liegt dabei in der individuellen Anpassung, die den unterschiedlichen Anforderungen der Teams gerecht wird.

Zentrales Informationsmedium für alle

Mit dem Social Intranet hat die Brandenburger Firmengruppe nun eine moderne Kommunikationsplattform, die den Mitarbeitenden als erste Anlaufstelle für Informationen dient. So ist die gesamte Belegschaft immer auf demselben, aktuellen Stand. 

Desktop-Nutzer:innen legen Haiilo einfach als Startseite in ihrem Browser fest. Mit nur einem einzigen Klick landen sie direkt auf der Haiilo-Seite und können produktiv in den Tag starten.

Mitarbeitende ohne eigenen Computerarbeitsplatz, vor allem in der Produktion, haben die Möglichkeit, über eine App auf dem eigenen Smartphone von überall auf das Intranet zuzugreifen. Pinnwände und schwarze Bretter im Unternehmen wurden zudem durch Bildschirme und öffentliche Tablets ersetzt – über Digital Signage mit einer maßgeschneiderten Haiilo-Startseite kommen die Mitarbeitenden so auch ohne eigene Geräte an die Intranet-Inhalte.

Umfragen und Feedback

Die Haiilo-Plattform bietet den Mitarbeitenden des mittelständischen Unternehmens viele Möglichkeiten, mit den Inhalten zu interagieren und direktes Feedback zu geben. So kommt zum Beispiel auch das Engagement Survey Modul regelmäßig zum Einsatz. Über Pulsumfragen kann die Firmengruppe schnell und unkompliziert die Stimmungen und Meinungen ihrer Angestellten einfangen. Das liefert wertvolle Einblicke in das Mitarbeiterengagement.

Kollegiale Zusammenarbeit über Communities

In den individuell gestalteten Mitarbeiter-Communities können sich alle Mitarbeitenden frei zu den unterschiedlichsten Themen austauschen. Aktuell zählt das Intranet 25 Communities, darunter zum Beispiel folgende:

• Gesundheitsmanagement: Diese Community dient dazu, Gesundheitsinitiativen für die Mitarbeitenden zu koordinieren.
• Firmenzeitung: In diesem Bereich treffen sich die Redakteur:innen, um gemeinsam Maßnahmen für eine dynamische Firmenkommunikation zu planen und umzusetzen.
• Marketing: Auch für die Marketingkommunikation gibt es eine Community, in der sich die Mitarbeitenden zu den Maßnahmen abstimmen und für einen einheitlichen Auftritt sorgen.
• Azubi-Projekte: Die Auszubildenden der Brandenburger Firmengruppe haben in einer eigenen Community Raum für innovative Projekte und kreative Ideen. So können sie die Zukunft des Unternehmens aktiv mitgestalten.
• Führung: Grundsätzlich können sich über die Communities die verschiedensten Personengruppen in geschlossenen Gruppen zusammenfinden, so beispielsweise auch die Führungskräfte.
• Lernvideos: Zudem gibt es eine eigene Community begleitend zur eingeführten Lernplattform Masterplan. Dort können sich die Mitarbeitenden zu den Lernvideos austauschen und miteinander sowie voneinander lernen.

Die Mitarbeiter-Communities sind sehr lebendige Orte, die nicht nur im geschlossenen Kreis den Austausch fördern, sondern allgemein die interne Kommunikation und Kollaboration aktiver und inklusiver gestalten.

Arbeitsabläufe

Nicht zuletzt nutzt die Brandenburger Firmengruppe das Intranet, um Arbeitsabläufe zu digitalisieren und zu vereinfachen. Unter anderem können die Mitarbeitenden Korrekturen der Arbeitszeit direkt über das Intranet melden oder Belege einreichen. 

Ergebnisse: Haiilo revolutioniert die Arbeitsweise der Brandenburger Firmengruppe

Dank Haiilo bereitet die Frage, wie, wo und wann alle Mitarbeitenden gleichermaßen erreicht werden können, der Brandenburger Firmengruppe keine Kopfschmerzen mehr. Das Social Intranet hat die interne Kommunikation und Kollaboration deutlich verbessert. Sie ist nun barrierefrei, inkludierend, motivierend, transparent und wesentlich präsenter. 

Zu Spitzenzeiten sind rund 70 Prozent der Mitarbeitenden pro Tag im Social Intranet aktiv. Sie verfassen Beiträge, erstellen Blog- und Wiki-Artikel, liken und kommentieren Inhalte, laden Dateien hoch, planen Events und tauschen sich in Communities aus.

Das Intranet revolutioniert die Arbeitsweise, indem es allen Mitarbeitenden ermöglicht, nicht nur stets bestens informiert zu sein, sondern sich auch aktiv am Dialog zu beteiligen. Zudem wurde der erste Schritt in Richtung einer umfassenden Prozessdigitalisierung gemacht. Die Plattform wird Stück für Stück weiter ausgebaut und entwickelt sich so immer mehr zum digitalen Einstiegstor für viele weitere Prozesse und Möglichkeiten.