Wie die AWO Unterfranken mit Haiilo enger zusammenwächst

Mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden in über 80 Einrichtungen an 35 Standorten ist der AWO Bezirksverband Unterfranken e.V. Die Beschäftigten arbeiten in 25 unterschiedlichen Berufsbildern, viele davon ohne festen Bildschirmarbeitsplatz. Informationen verlässlich in den gesamten Verband zu bringen und gleichzeitig den Austausch zwischen Einrichtungen und Berufsgruppen zu fördern, war deshalb eine zentrale Herausforderung.

Mit AWORLD, dem Intranet auf Basis von Haiilo, hat die AWO Unterfranken einen gemeinsamen digitalen Ort für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit geschaffen. Der konkrete Vorteil: Informationen erreichen Mitarbeitende heute deutlich schneller, standortübergreifende Teams können sich leichter austauschen und einzelne Abteilungen benötigen weniger Zeit für Meetings.

Die Herausforderung: Viele Standorte, Berufe und Kommunikationswege

Die dezentrale Struktur gehört zu den Stärken der AWO Unterfranken, erschwerte jedoch die interne Kommunikation. Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten und aus verschiedenen Berufsgruppen hatten kaum Gelegenheit, sich zu begegnen, voneinander zu lernen oder Wissen miteinander zu teilen.  

Informationen aus der Zentrale mussten über mehrere Kommunikationsstufen bis in die Einrichtungen weitergegeben werden. Dadurch dauerte es lange, bis sie die Mitarbeitenden an der Basis erreichten. Gleichzeitig wurde ein großer Teil der Kommunikation per E-Mail abgewickelt. Viele Mitarbeitende wussten daher nur wenig darüber, was außerhalb ihrer eigenen Einrichtung oder ihres unmittelbaren Arbeitsbereichs geschah.  

Die AWO Unterfranken suchte deshalb nach einer Lösung, mit der sie alle Standorte schneller informieren, Berufsgruppen miteinander ins Gespräch bringen, informellen Austausch fördern und mehr Beteiligung ermöglichen konnte.  

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Warum die Wahl auf Haiilo fiel

Entscheidend waren für die AWO Unterfranken die vielseitigen Kommunikations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten von Haiilo, die mobile App sowie die flexibel anpassbare Benutzeroberfläche.  

Zum Start setzte der Verband bewusst auf eine reduzierte und übersichtliche Oberfläche. So sollten sich auch Mitarbeitende mit wenig technischer Erfahrung schnell zurechtfinden. Durch den modularen Aufbau kann das Kommunikationsteam die Plattform selbst anpassen und bei Bedarf erweitern, ohne für jede Änderung die IT oder einen externen Dienstleister einbinden zu müssen.  

„Am meisten an Haiilo hat uns überzeugt, dass die Plattform so vielseitig nutzbar ist. Neben den vielen Möglichkeiten zur Kommunikation gibt sie uns auch gute Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit. Zudem lässt sich die benutzerfreundliche Oberfläche von Haiilo flexibel selbst gestalten, für uns ein absolutes Highlight. “

Stefana Körner, Referentin Interne Kommunikation bei der AWO Unterfranken  

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Die Einführung: Mitarbeitende von Anfang an einbinden

Vor dem Launch bereitete die AWO Unterfranken ihre Strukturen gezielt auf die neue Plattform vor. Führungskräfte beschäftigten sich in Workshops mit den Auswirkungen auf interne Abläufe. Community Managerinnen und Manager wurden auf die neue Form der digitalen Kommunikation vorbereitet. Redakteurinnen und Redakteure entwickelten gemeinsam die Gestaltung der Start- und Abteilungsseiten.

Freiwillige Testgruppen aus Einrichtungen, Abteilungen und Berufsgruppen sammelten erste Erfahrungen mit der Plattform. Eine besondere Aufgabe war es, die vielen Mitarbeitenden ohne Bildschirmarbeitsplatz zu erreichen. Da die Einführung zudem in die Corona-Zeit fiel, waren große Launch-Veranstaltungen nicht möglich.  

Sobald Präsenztermine wieder stattfinden konnten, organisierte die AWO Schulungen in den Einrichtungen. Für Führungskräfte und Mitarbeitende mit Bildschirmarbeitsplatz gab es ergänzende digitale Formate. Unterstützt wurde der Verband dabei vom Haiilo-Partner perlrot. Im Juni 2021 ging AWORLD wie geplant live.  

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So nutzt die AWO Unterfranken AWORLD

Den Namen der Plattform wählten die Mitarbeitenden selbst in einem internen Wettbewerb. Heute erfüllt AWORLD drei zentrale Aufgaben:  

• Information: Wichtige Neuigkeiten und Informationen stehen Mitarbeitenden an einem gemeinsamen Ort zur Verfügung.
• Kommunikation: Die Plattform unterstützt sowohl die Kommunikation zwischen Zentrale und Einrichtungen als auch den Austausch zwischen Berufsgruppen und die lokale Kommunikation vor Ort.
• Zusammenarbeit: Abteilungen, Einrichtungsleitungen und Projektteams bearbeiten gemeinsam Dokumente und koordinieren Vorhaben, darunter auch Bauprojekte der Immobilienabteilung.

Zu den häufig genutzten Funktionen gehören individuell gestaltete Abteilungsseiten, Chats, Umfragen und Formulare.  

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Das Ergebnis: Schnellere Kommunikation und effizientere Abstimmungen

Vor der Einführung von AWORLD dauerte es ein bis zwei Tage, bis Informationen die Mitarbeitenden an der Basis erreichten. Heute kann die AWO Unterfranken relevante Updates mit wenigen Klicks unmittelbar bereitstellen. In manchen Abteilungen hat sich zudem die Dauer von Meetings halbiert.  

Damit schafft Haiilo einen klaren Vorteil für den Verband:

• Schnellere Informationsweitergabe: Wichtige Updates erreichen die Mitarbeitenden nicht mehr erst nach ein bis zwei Tagen, sondern direkt.

• Effizientere Abstimmungen: In manchen Abteilungen hat sich die Meetingdauer halbiert.

• Bessere standortübergreifende Zusammenarbeit: Mehr als 3.000 Mitarbeitende an 35 Standorten haben einen gemeinsamen digitalen Ort für Informationen, Austausch und Zusammenarbeit.

• Mehr Flexibilität für das Kommunikationsteam: Die Plattform lässt sich intern anpassen und erweitern, ohne für jede Änderung die IT oder einen externen Dienstleister einzubinden.

• Bessere Einbindung verschiedener Arbeitsgruppen: Auch Mitarbeitende ohne festen Bildschirmarbeitsplatz werden in die digitale Kommunikation einbezogen.  

„Dank Haiilo schaffen wir es heute, unsere Mitarbeitenden viel besser zu erreichen und miteinzubeziehen. So wachsen wir als Verband enger zusammen.“

Stefana Körner, Referentin Interne Kommunikation bei der AWO Unterfranken

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