Vorwort

Jedes Unternehmen sollte eine Social-Media-Richtlinie festlegen, die den Mitarbeitern als Leitfaden dient und dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Sehen wir uns an, warum eine Social-Media-Richtlinie wichtig ist, und stellen wir eine Vorlage für die Erstellung Ihrer eigenen Social-Media-Richtlinie vor.

Why Do You Need a Social Media Policy?

Eine Social-Media-Richtlinie ist ein offizieller Verhaltenskodex eines Unternehmens, der die Richtlinien für Mitarbeiter in Bezug auf das Posten in sozialen Medien festlegt, sei es für Unternehmens- oder Privatkonten. Eine Social-Media-Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, vom Social-Media-Manager bis zum CEO.

Richtlinien für soziale Medien können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. auf einer öffentlichen Website-Seite oder in einem Mitarbeiterhandbuch, das während der Einarbeitung bereitgestellt wird. Sie können kurz und bündig oder lang und ausführlich sein und enthalten häufig sowohl Gebote als auch Verbote für das Posten.

Eine Social-Media-Richtlinie ist ein wichtiges Dokument für Unternehmen. Sie bewahrt Ihre Mitarbeiter nicht nur vor Verstößen, sondern mindert auch PR-Risiken und sorgt für die Einheitlichkeit Ihrer Markenstimme.

Weitere Gründe für eine Social-Media-Richtlinie sind:

• Protect one’s company from legal issues
• Verhindern Sie Sicherheitsverletzungen
• Vorbeugung und Bewältigung von PR-Problemen
• Legen Sie Mitarbeiterregeln für soziale Medien klar fest
• Outline responsibilities for certain employees
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Beiträge über ihr Unternehmen zu veröffentlichen
• Erwartungen hinsichtlich Diversität und Inklusion skizzieren

In addition to these important aspects, having a well-crafted social media policy helps companies operate smoothly and even increase long-term revenue.

Laut LinkedIn ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit erfolgreichen Social-Media-Programmen zur Mitarbeiterwerbung Top-Talente anziehen, um 58 % höher und die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese behalten, um 20 % höher. Dies reduziert die langfristigen Kosten für die Mitarbeiterfluktuation, die einen der größten Kostenfaktoren für ein Unternehmen darstellen.

Vorlage für eine Social-Media-Richtlinie

Hier finden Sie alles, was Sie in eine erfolgreiche Vorlage für eine Social-Media-Richtlinie aufnehmen sollten.

Richtlinieninformationen

Geben Sie oben in Ihrem Dokument zur Social-Media-Richtlinie Informationen zum Dokument an. Fügen Sie offizielle Informationen hinzu wie:

• Richtlinienname
• Lizenz- oder Registrierungsnummer
• Datum des Inkrafttretens
• Datum der letzten Überarbeitung
• Versionsnummer des Dokuments
• Kontaktinformationen für Fragen

Durch die Angabe dieser Informationen am Anfang Ihrer Police können Sie Ihre Versicherungsdokumente besser strukturieren und leichter nachvollziehbar machen.

Geltungsbereich der Richtlinie

Geben Sie als Nächstes einen Richtlinienumfang oder einen Abschnitt an, in dem detailliert beschrieben wird, für wen die folgende Richtlinie gilt. Normalerweise gilt eine Social-Media-Richtlinie für alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Dienstzeit. Geben Sie unbedingt detailliert an, welche Mitarbeiter diese Richtlinie befolgen müssen.

Erläutern Sie außerdem, was Begriffe wie „soziale Medien“ im Rahmen dieser Richtlinie bedeuten. Erwägen Sie, die spezifischen Plattformen zu beschreiben, auf die sich Ihr Unternehmen bezieht. Beachten Sie auch, ob diese Richtlinie für Unternehmenskonten, persönliche Konten oder beides gilt.

Zweck der Richtlinie

Schreiben Sie im Abschnitt „Richtlinienzweck“ einen kurzen Überblick über die Social-Media-Richtlinie. So erfahren die Mitarbeiter, worum es in der Richtlinie geht. Ihr Richtlinienzweck sollte auch die Gründe für die Einführung einer Social-Media-Richtlinie enthalten, z. B. die Verbesserung der Organisation, die Vermeidung von Sicherheits- und PR-Problemen oder die Festlegung von Regeln für die Nutzung sozialer Medien.

In diesem Abschnitt können Sie auch angeben, was Sie durch die Umsetzung dieser Richtlinie erreichen möchten, z. B. die Stärkung des Mitarbeiterengagements oder die Verbesserung der Unternehmenskultur.

Was man tun und lassen sollte

Nachdem Sie die grundlegenden Informationen Ihres Richtliniendokuments detailliert beschrieben haben, ist es an der Zeit, sich mit den Elementen Ihrer Social-Media-Richtlinie zu befassen. Dies kann mit den Geboten und Verboten beim Posten in sozialen Medien für diejenigen beginnen, für die die Richtlinie gilt.

Zu den allgemeinen Do's für eine Social-Media-Richtlinie zählen:

• Do post about the company, in accordance with guidelines
• Geben Sie den Firmennamen in Ihrer Profilbiografie an
• Respektieren Sie die Privatsphäre Ihrer Kunden und Klienten
• Beachten Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Social-Media-Plattformen
• Absolvieren Sie eine Schulung, bevor Sie Firmenkonten verwenden
• Respektieren Sie Marken, Warenzeichen und Urheberrechte

Einige allgemeine Verbote für eine Social-Media-Richtlinie sind:

• Veröffentlichen Sie keine privaten, sensiblen oder vertraulichen Informationen über das Unternehmen
• Übertreiben Sie es nicht mit der Nutzung sozialer Medien bei der Arbeit, es sei denn, Sie sind Social-Media-Manager
• Veröffentlichen Sie keine negativen Inhalte über Kunden, Klienten, Kollegen oder Unternehmen.
• Veröffentlichen Sie keine Inhalte, die zu Interessenkonflikten führen
• Don’t post defamatory, derogatory, or any other offensive content
• Don’t respond negatively to comments, messages, etc.

Every company is different, so make sure to tailor your social media policy to your individual needs.

Geben Sie für jede Regel Ihrer Richtlinie unbedingt alle weiteren erforderlichen Details an, z. B. was als anstößiger Inhalt gilt, welche Kunden-/Klienteninformationen nicht veröffentlicht werden dürfen usw.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Als Nächstes sollte eine Social-Media-Richtlinie die Rollen und Verantwortlichkeiten bestimmter Personen umreißen. Sie sollte beispielsweise festlegen, wer auf Unternehmenskonten zugreifen kann. Dies sind wahrscheinlich nur Social-Media- und Marketingmanager.

Additionally, outline the responsibilities of each person who works with the company’s social media channels, such as who posts content, who replies to comments, and who approves content. This section can be written in a table with responsibilities designated to each person’s name/role.

Security Protocols

Um mögliche Sicherheitsverletzungen zu verhindern, ist es wichtig, Sicherheitsprotokolle zu implementieren. Leider sind Online-Konten für Hacker gefährdet. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihre Konten und vertraulichen Informationen zu schützen. Ihre Protokolle könnten Folgendes umfassen:

• Verwenden Sie besonders sichere Passwörter
• Aktualisieren Sie Passwörter jede Woche oder jeden Monat
• Sicherstellen, dass kein Zugriff auf sensible Informationen möglich ist (d. h. keine vertraulichen Informationen über Direktnachrichten senden)
• Firmengeräte nur zur Verwaltung von Firmenkonten nutzen
• Zweistufige Anmeldungen installieren
• Backup-Konten haben
• 
  

Ihr Sicherheitsprotokoll sollte auch den Aktionsplan für den Fall einer Sicherheitsverletzung detailliert beschreiben.

Plan of Action for a PR Crisis

Ihre Social-Media-Richtlinie kann auch einen Aktionsplan für eine PR-Krise enthalten. Das Befolgen der Richtlinien einer Social-Media-Richtlinie sollte zwar dazu beitragen, PR-Probleme zu vermeiden, es ist jedoch immer noch möglich, dass sie auftreten.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise online mit Gegenreaktionen konfrontiert ist, kann es ein festgelegtes Protokoll befolgen, um diese abzumildern, wie etwa das Löschen von Posts mit negativen Reaktionen, das [Nicht-]Reagieren auf Kommentare oder das Posten einer genehmigten Entschuldigung. Dieser Abschnitt sollte auch eine aktualisierte Liste mit Notfallkontakten enthalten, falls sofortiges Eingreifen erforderlich ist.

Disziplinarmaßnahmen

Da es sich bei diesem Dokument um eine Richtlinie handelt, die von den Mitarbeitern befolgt werden muss, sollte darin auch aufgeführt sein, was passieren kann, wenn sie sich nicht an die Richtlinie halten. Ihre Disziplinarmaßnahmen können je nach Verstoß Verwarnungen, Suspendierungen oder Kündigungen umfassen. Dieser Abschnitt sollte auch enthalten, wie soziale Medien überwacht werden und wie Verstöße festgestellt werden.

Geltendmachung von Ansprüchen

Ihre Richtlinie sollte auch einen Abschnitt darüber enthalten, wie Mitarbeiter Ansprüche oder Beschwerden einreichen können. Ein Mitarbeiter möchte sich beispielsweise darüber beschweren, dass ein Kollege diese Richtlinie verletzt, indem er einen beleidigenden Beitrag veröffentlicht. Erläutern Sie, wie Mitarbeiter dies tun können, z. B. indem sie sich an die Personalabteilung wenden oder ein Online-Anspruchsportal nutzen.

Machen Sie Social-Media-Richtlinien zu einem Teil Ihres Mitarbeiter-Advocacy-Programms

Wenn Sie bereits ein formelles Mitarbeiter-Advocacy-Programm haben oder noch darüber nachdenken, ist es von größter Bedeutung, Ihre Social-Media-Richtlinien in dieses Programm einzubinden. Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter klare Richtlinien, wie sie Inhalte über Ihr Unternehmen online veröffentlichen dürfen. Wenn die Erwartungen klar definiert sind, fühlen sich die Mitarbeiter sicherer, wenn sie sich bei ihren Kollegen für Ihr Unternehmen einsetzen, da sie wissen, dass sie es auf die richtige Weise tun.



Ein formelles Mitarbeiter-Advocacy-Programm hat viele Vorteile. Indem Sie die Netzwerke Ihrer Mitarbeiter nutzen, können Sie Ihre Reichweite um 561 % steigern. Es ist auch erwiesen, dass Menschen Menschen mehr vertrauen als Marken. Wenn Sie nach dem richtigen EA-Tool suchen, vereinbaren Sie Ihre Haiilo-Demo und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu befähigen, echte Fürsprecher für Ihr Unternehmen zu werden.