Checkliste zur digitalen Transformation für die Mitarbeiterkommunikation

Vorwort

Fast jede Branche durchläuft derzeit irgendeine Form der digitalen Transformation. Leider verlaufen diese nicht immer reibungslos. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass Unternehmen bei technischen Änderungen ihre Mitarbeiter nicht berücksichtigen. Der Fokus liegt so stark auf der technischen Seite, dass sie oft vergessen, die Kommunikationskanäle offen zu halten und sicherzustellen, dass die Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben – was zu Frustration und Verwirrung über die Änderungen führt.

Bei der internen Kommunikation über digitale Transformationen herrscht eine Diskrepanz. Einer Studie von PwC zufolge geben 90 Prozent der Führungskräfte an, dass ihr Unternehmen beim Einsatz neuer Technologien auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht. Bei den Mitarbeitern ist dies jedoch nur etwas mehr als die Hälfte der Fall.

Digitale Transformationen gelingen nur, wenn die Mitarbeiter die Technologie annehmen. Für den Erfolg ist es entscheidend, Ihr Team auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten und alle während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu halten.

Checkliste zur digitalen Transformation für die interne Kommunikation

Mithilfe dieser Checkliste zur digitalen Transformation können Sie sicherstellen, dass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt:

• Erstellen Sie Ihren Kommunikationsplan: Entscheiden Sie im Voraus, wie und was Sie Ihrem Team mitteilen. Stellen Sie sicher, dass wichtige Entscheidungsträger einen stetigen Informationsfluss bereitstellen, damit Sie alle auf dem Laufenden halten können.
• Setzen Sie sich für Transparenz ein: Umfragen von Gallup zeigen immer wieder, dass kaum mehr als 20 % der Mitarbeiter voll und ganz mit ihrer Arbeit beschäftigt sind. Oft liegt es daran, dass Unternehmen ihre Teams nicht über das Geschehen auf dem Laufenden halten. Setzen Sie sich während des gesamten digitalen Transformationsprozesses für Transparenz ein, um das Engagement zu fördern.
• Wählen Sie Ihr internes Kommunikationstool: Die meisten Unternehmen verwenden interne Kommunikationssoftware, um eine einheitliche Kommunikation zu ermöglichen, beispielsweise ein Mitarbeiter-Intranet. Vielleicht möchten Sie ein Tool wie Haiilo verwenden, eine Multichannel-Mitarbeiterkommunikationsplattform, mit der Sie Inhalte über mehrere Kanäle teilen, das Engagement der Mitarbeiter verbessern, Ihre Belegschaft ausrichten und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern können.
• Stellen Sie Ressourcen für die Mitarbeiterkommunikation bereit: Selbst wenn Sie die richtige Kommunikationssoftware einsetzen, ist diese nur dann effektiv, wenn Sie sie richtig einsetzen. Sie möchten nicht nur jedem Mitglied Ihres Teams Informationen liefern, sondern auch, dass es mit Ihnen in Kontakt tritt. Dies gelingt nur, wenn Sie Ressourcen für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation bereitstellen.
• Sorgen Sie für einen zeitnahen und konsistenten Informationsfluss: Unternehmen, die zu den besten Arbeitgebern zählen, haben eine einheitliche Botschaft: Die Mitarbeiter sagen mit überwältigender Mehrheit, dass Kommunikation oberste Priorität hat. Dies erfordert einen konsistenten Ansatz und die Verpflichtung, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.
• Vorsicht vor Informationsüberflutung: Wenn Sie jedem Teammitglied eine Flut von Informationen zukommen lassen, kann es passieren, dass manche Mitarbeiter alles andere ausblenden. Erwägen Sie, die Informationen zu segmentieren, um die relevanten Inhalte bereitzustellen, die bestimmte Arbeitsgruppen kennen müssen. Dies ist ein Bereich, in dem interne Kommunikationssoftware bei der Erstellung und Verwaltung verschiedener Arbeitsgruppen äußerst hilfreich sein kann.
• Fördern Sie Engagement und Gespräche: Der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt, besteht darin, Engagement zu fördern. Die Förderung wechselseitiger Gespräche und die Beantwortung von Fragen kann Ihrem Team helfen, Informationen besser zu verstehen und zu behalten.
• Fühlen Sie die Stimmung im Team: Fragen Sie während der digitalen Transformation bei Ihrem Team nach, ob jeder das Gefühl hat, die Informationen zu erhalten, die er braucht. Ihre Kommunikationssoftware sollte Umfragen, Befragungen oder andere Möglichkeiten ermöglichen, um die Stimmung der Mitarbeiter zu messen. Sie sollten regelmäßig um Feedback zu Ihrer internen Kommunikation bitten und sich vergewissern, ob Sie die Informationen bereitstellen, die Ihr Team braucht.
• Machen Sie Informationen zugänglich: E-Mails sind zwar eine gute Möglichkeit, eine Nachricht schnell zu versenden, aber weniger effektiv, wenn die Leute auf Ressourcen zugreifen müssen. Eine bessere Lösung ist die Nutzung Ihrer Mitarbeiterkommunikationsplattform als einzige zuverlässige Informationsquelle.
• Entwickeln Sie einen Ressourcen-Hub: Ein dedizierter Kanal auf Ihrer Kommunikationsplattform kann dabei helfen, die Informationen bereitzustellen, die verschiedene Teammitglieder benötigen. Während einige nur über Änderungen informiert werden müssen, benötigen andere möglicherweise Einblick in technischere Details. Die Erstellung eines Hubs für Anleitungen, Erklärvideos und Schulungsmaterial kann hilfreich sein.
• Erleichtern Sie die Navigation: Sorgen Sie dafür, dass die Dokumentation in Ihrem Intranet oder Ihrer Unternehmens-App durchsuchbar ist, damit sie leicht zu finden ist. Sie sollten auch relevante Kanäle erstellen, wie etwa Ankündigungen, technische Dokumente und Informationen zum Onboarding. Möglicherweise möchten Sie die Informationen auch speziell für Arbeitsgruppen oder Remote-Mitarbeiter segmentieren.
• Setzen Sie auf einen Multichannel-Ansatz: Mitarbeiter lesen nicht immer alle ihre E-Mails oder nehmen sich die Zeit, das Intranet zu überprüfen. Sorgen Sie dafür, dass Sie über mehrere Kanäle kommunizieren und Ihre Mitarbeiter dort abholen, wo und wie sie arbeiten. Dafür benötigen Sie eine integrierte interne Kommunikationsplattform, um Ihre Nachrichten über alle Kanäle hinweg zu vereinheitlichen.
• Überwachen und messen Sie das Engagement: Während der gesamten digitalen Transformation möchten Sie im Auge behalten, mit welchen Inhalten sich die Mitarbeiter beschäftigen. So können Sie feststellen, ob Sie Ihre Ziele erreichen.

Verbessern Sie Ihre Erfolgschancen bei der digitalen Transformation

Digitale Transformationen sind eine Herausforderung. McKinsey-Umfragen haben ergeben, dass nur ein Drittel der Unternehmen nach einer organisatorischen Transformation ihre Ziele vollständig erreicht haben. Die erfolgreichsten Unternehmen hatten einen klaren Plan, wie sie ihren Teams die „Change Story“ vermitteln wollten, und implementierten die notwendigen digitalen Tools, um Informationen allgemein verfügbar zu machen, darunter auch digitale Self-Service-Technologien.

Der Erfolg Ihrer digitalen Transformation hängt letztendlich von drei Faktoren ab:

1. The technical implementation
   
2. Der Workflow und die Prozesse
3. Wie Mitarbeiter die neue Art der Geschäftsabwicklung annehmen

Unternehmen konzentrieren ihre Bemühungen normalerweise auf die ersten beiden Schritte, entwickeln aber keine Strategie für den dritten Schritt. Sie können Ihre Erfolgschancen erheblich steigern, indem Sie allen drei Facetten der digitalen Transformation Aufmerksamkeit schenken und Ihre Mitarbeiter über die bevorstehenden Änderungen informieren, einbinden und begeistern.

Verbessern Sie Ihre interne Kommunikation

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über Ihre digitale Transformation auf dem Laufenden halten, wird Ihr Übergang reibungsloser verlaufen. Die Mitarbeiterkommunikationsplattform von Haiilo ist eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt. Sie können Ihre eigene Kommunikations-App erhalten, um Unternehmensinformationen zu teilen, Inhalte auf bestimmte Arbeitsgruppen auszurichten und das Engagement zu messen. Sie können Haiilo auch verwenden, um Inhalte über mehrere Kanäle und Plattformen wie Teams, Slack, E-Mail und mehr zu verteilen.

Brechen Sie Informationssilos auf und verbessern Sie Ihre interne Kommunikation. Kontaktieren Sie Haiilo noch heute, um eine Demo zu buchen.