Wie eine Giraffe die interne Kommunikation bei SONNENTOR verbesserte

Hinter der Sonnentor Kräuterhandels GmbH verbirgt sich eine einzigartige Unternehmensgeschichte mit einem Herz für die Natur und den Menschen sowie Hingabe für die biologische Landwirtschaft. SONNENTOR, 1988 im schönen österreichischen Waldviertel von Johannes Gutmann gegründet, hat sich auf die Herstellung und Vermarktung von Kräutern und Gewürzen aus biologischem Anbau spezialisiert. Insgesamt finden sich im Sortiment rund 900 Produkte, unter anderem Tee, Gewürze, Kaffee und ätherische Öle.

Die Rohwaren kommen aus der ganzen Welt. 60 Prozent davon werden über Direct Trade bezogen, also direkt vom Bauernhof oder über Partner:innen vor Ort. So arbeitet SONNENTOR mittlerweile mit über 1.000 Bio-Bäuerinnen und -Bauern weltweit direkt zusammen.

Neben einem Onlineshop, der weltweit versendet, vertreibt SONNENTOR seine Produkte in 35 stationären Geschäften in Österreich, Deutschland und Tschechien. Das Unternehmen beschäftigt aktuell über 500 Mitarbeitende.

Welche Herausforderungen gab es?

Das Intranet, das Anfang der 2000er-Jahre in Eigenregie entwickelt und eingeführt worden war, hatte schon seit mehreren Jahren ausgedient. Die Inhalte waren veraltet und bestanden teilweise nur noch aus unbrauchbaren Telefonlisten und Protokollen.

Zudem war das Intranet nur für Mitarbeitende zugänglich, die am Desktop arbeiten. Die andere Hälfte der Belegschaft ohne Desktop-Arbeitsplatz, zum Beispiel in der Produktion und im Außendienst, wurde ausgeschlossen oder über Printmaterialien (z. B. Aushänge am Schwarzen Brett) informiert. Doch auch diese Zettelwirtschaft war alles andere als zeitgemäß und verschwendete zudem Ressourcen.

Eine neue Lösung musste her – und zwar eine, die

• Mitarbeitende aus allen Abteilungen, ob in der Verwaltung, der Produktion, den stationären Geschäften oder im Außendienst, zusammenführt.
• alle Altersgruppen gleichermaßen anspricht, sowohl innovationsfreudige Beschäftigte als auch eingesessene Mitarbeitende, die traditionelle Kommunikationswege schätzen.
• eine zentrale und zuverlässige Quelle für wichtige Informationen und Inhalte darstellt.
• den Mitarbeitenden einen Raum gibt, um sich auszutauschen und effizient zusammenzuarbeiten.
• auch mobil über eine Handy-App zugänglich und nutzbar ist.

Die Covid-Situation verdeutlichte noch einmal, wie wichtig es ist, die interne Kommunikation im Unternehmen zu modernisieren und an die aktuellen Anforderungen anzupassen. So startete 2021 schließlich das Projekt Social Intranet. Die Wahl fiel dabei auf Haiilo.

Darum entschied sich SONNENTOR für die Haiilo-Plattform

Bei der Einführung des neuen Social Intranets setzte SONNENTOR auf die Zusammenarbeit mit dem Haiilo-Partner HIRSCHTEC. Zusammen mit den Expert:innen stellte das Unternehmen ein Projektteam mit Verantwortlichen aus den Abteilungen IT, Digital, Interne Unternehmenskommunikation und Personal auf. In den erweiterten Kreis des Projektteams wurde zudem eine Handvoll Testuser:innen aufgenommen, die die neue Kommunikationslösung von Anfang an auf Herz und Nieren prüfen sollten.

In der anfänglichen Analysephase nahm das Projektteam die aktuellen kommunikativen Herausforderungen des Unternehmens genau unter die Lupe. Schnell stellte sich heraus, dass Haiilo das richtige Paket bietet, um diese Herausforderungen zu meistern. Insbesondere überzeugten folgende Punkte: 

• Die Haiilo-Plattform lässt sich vollkommen unabhängig von der Infrastruktur umsetzen.
• Sie ist intuitiv bedienbar und verspricht dadurch eine hohe Nutzerakzeptanz.
• Sie bietet neben der Desktop-Anwendung auch eine mobile App.

Vor allem die letzten beiden Aspekte waren ausschlaggebende Argumente, schließlich sollten dieses Mal wirklich alle Mitarbeitenden beteiligt werden – egal wie alt oder technisch versiert sie sind, egal in welcher Abteilung sie arbeiten, egal ob mit oder ohne eigenen Desktop-Arbeitsplatz. 

SIGI: Eine Infoplattform für alle

Und so entstand SIGI: eine perfekt auf das Unternehmen zugeschnittene, individuell gebrandete Haiilo-Plattform. SIGI steht für „SONNENTORs Interaktive Gemeinsame Infoplattform“. Der Name entstand aus einem Brainstorming des Projektteams und zog schnell auch den Rest der Belegschaft in seinen Bann. Denn SIGI ist ebenfalls der gleichnamige Avatar und das Giraffen-Maskottchen, das das neue Intranet von nun an der Belegschaft näher bringen sollte.

SIGI vereint vor allem aber die Ziele, die sich SONNENTOR mit dem neuen Social Intranet gesetzt hat:

• Eine zentrale Infoplattform zu schaffen, die
• eine Interaktion über alle Zielgruppen hinweg, mobil und über Desktop, ermöglicht und
• einen gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz gestaltet, den alle nutzen.

„Alle” schließt dabei aktuell folgende Zielgruppen ein:

• Alle Mitarbeitenden des Unternehmens in Österreich und Deutschland
• Alle Abteilungen: Verwaltung, Produktion, Geschäfte, Außendienst
• Freie Dienstnehmende, die von zuhause aus Kräuter und Gewürze verpacken
• Franchise-Partner:innen und deren Mitarbeitende, die über die App ins Unternehmensgeschehen eingebunden werden

Geplant ist zudem die Integration der tschechischen Schwesterfirma in naher Zukunft (voraussichtlich Frühling 2024).

So wurde Haiilo im Unternehmen eingeführt

Von Anfang an war sich SONNENTOR bewusst, dass der Erfolg des neuen Intranets stark davon abhing, den Change-Prozess klar zu kommunizieren, die Mitarbeitenden mit umfassenden Informationen abzuholen und zu schulen. 

Transparente Change-Kommunikation

Über verschiedene Kanäle wurden die Mitarbeitenden frühzeitig auf das Intranet-Projekt aufmerksam gemacht und laufend über den Projektfortschritt informiert, zum Beispiel über:

• Artikel in der Mitarbeiterzeitung SONNENG’SCHICHTEN
• Videobotschaften, z. B. gibt es ein Video, in dem das Maskottchen SIGI im Dialog mit dem Gründer Johannes Gutmann erklärt, wie das neue Social Intranet funktioniert
• Gebrandete Goodies, z. B. SIGI-Kekse
• Lebensgroße SIGI-Pappaufsteller am gesamten Firmenareal mit wichtigen Informationen und Ankündigungen

Intensive Schulungen

SONNENTOR legte großen Wert darauf, alle Mitarbeitenden ausreichend auf die neue Intranet-Lösung vorzubereiten. Es fanden persönliche Schulungen in kleinen Gruppen statt, die je nach Abteilung und Aufgabenprofil aufgeteilt wurden. So konnten die Schulungen an die individuellen Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz angepasst werden. Neben allgemeinen Einführungen in die Haiilo-Plattform gab es auch Trainings zum Umgang mit der Mitarbeiter-App und zur Nutzung der Microsoft Teams-Integration. Auch eine gemeinsame App-Installation mit den Mitarbeitenden stand am Einführungsplan. 

Ziel der transparenten Change-Kommunikation und der auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnittenen Schulungen war, den Intranet-Nutzer:innen praktische Hilfestellungen an die Hand zu geben und sie mit allen notwendigen Tools auszustatten, damit sie das Social Intranet von Stunde eins an optimal nutzen können.

Go-live

Der Go-live der interaktiven gemeinsamen Infoplattform SIGI erfolgte am 15. Februar 2022, pünktlich zum Namenstag von SIGI (SIGI ist eine Kurzform für Siegfried oder Sigrun, Sieglinde etc. und kann für alle Geschlechter stehen). Gleichzeitig wurde auch die Mitarbeiter-App für alle bereitgestellt.

Am selben Tag lud SONNENTOR zur Launch-Party am Hauptsitz in Sprögnitz mit Giraffen-Kuchen und vielen weiteren gebrandeten Goodies und Mitmachaktionen. Zum ersten Geburtstag von SIGI wurden die Feierlichkeiten fortgeführt, die ersten Erfolge vorgestellt und von einem Fotowettbewerb, Infostand und weiteren Schulungen begleitet.

So wird Haiilo von SONNENTOR genutzt

Das neue Social Intranet wird von SONNENTOR vor allem in folgender Weise genutzt:

• Über den Chat und die Communities können sich die Mitarbeitenden unkompliziert miteinander vernetzen und austauschen.
• Projekte und die gemeinsame Arbeit an Dateien organisieren die Mitarbeitenden über Microsoft Teams, das über eine Schnittstelle an die Haiilo-Plattform angebunden ist.
• Persönliche Profile ermöglichen es der Belegschaft, neue und auch alte Kolleg:innen besser kennenzulernen.
• Zu den meistgenutzten Seiten des Social Intranets gehören die Unternehmensnachrichten. Hier werden die Mitarbeitenden über alle Neuigkeiten, Insights und Veranstaltungen auf dem Laufenden gehalten. 
• Ob News, Dokumente oder die richtigen Ansprechpartner:innen – dank der einfachen Suche finden alle immer genau die Informationen, die sie brauchen.
• Die Intranet-Nutzer:innen haben die Möglichkeit, wichtige Inhalte zu abonnieren, um nichts mehr zu verpassen.

Ergebnisse: Ein Social Intranet, das Freude bringt

Am Tag des Go-live hielt sich jede:r Besucher:in durchschnittlich 14 Minuten auf der neuen Infoplattform auf – ein erfolgreicher Startschuss, der zeigte, dass die Neugier der Nutzer:innen geweckt war und die Inhalte zum Verweilen einluden. Ein Jahr später pendelte sich die Aufenthaltsdauer je Besuch auf rund sieben bis acht Minuten ein.

Weitere Ergebnisse, die eine Auswertung nach 16 Monaten lieferte, waren:

• Das Social Intranet zählt insgesamt über 590 Nutzer:innen, 80 % der Mitarbeitenden sind auf der Plattform aktiv.
• 45 % der Mitarbeitenden greifen mobil über die App auf die Plattform zu. 
• Neben den Kernzeiten zwischen 7 und 17 Uhr wird das Social Intranet auch in den späten Abendstunden noch gerne besucht.
• Mehr als die Hälfte der Nutzer:innen hat das Social Intranet mittlerweile über 200-mal aufgerufen. 
• 12.000 gezählte Likes und rund 2.500 Kommentare dokumentieren die rege Interaktion auf der Plattform.
• Zudem wurden 200 Events erstellt, zu denen sich die Mitarbeitenden stets auch unkompliziert über die App anmelden konnten. 

Doch nicht nur die Zahlen sprechen für den großen Erfolg der neuen Intranet-Lösung. Auch die Stimmen der Mitarbeitenden zeichnen ein eindeutiges Bild. Sie freuen sich darüber, dass

• sie nun alles über eine zentrale Plattform machen können.
• sich der Kommunikations- und Informationsfluss deutlich verbessert hat.
• sie über die Suchfunktion immer alles finden, was sie brauchen.
• sie sich flexibel und in Ruhe Unternehmensnachrichten anschauen können, und zwar täglich.
• sie keine Termine, Veranstaltungen oder Geburtstage von Kolleg:innen mehr verpassen.
• alle Mitarbeitenden, ob mit eigenem PC-Arbeitsplatz oder nicht, immer denselben Informationsstand haben.
• sie sich mit ihren Kolleg:innen besser vernetzen können, auch privat.
• sie das Social Intranet bequem über das eigene Smartphone nutzen können.

Insgesamt hat es SONNENTOR mit Unterstützung von Haiilo und HIRSCHTEC geschafft, eine Intranet-Lösung zu gestalten, die zu hundert Prozent zum Unternehmen, der Firmenphilosophie und den Mitarbeitenden passt. Durch das einzigartige Branding, die transparente Change-Kommunikation, die liebevollen Werbekampagnen und persönlichen Schulungen wurde SIGI mit offenen Armen in die SONNENTOR-Familie aufgenommen und ist heute ein fester Teil der internen Kommunikation und Unternehmenskultur.