KUNDENGESCHICHTEN

Von 1-2-1-Kommunikation zu 1-2-vielen - Das soziale Intranet der Johanniter

Möchten Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern?

Schauen Sie sich an, wie es unsere anderen Kunden gemacht haben!

Messbare Ergebnisse von Haiilo im Einsatz

75.000

Haupt- und ehrenamtliche Helfer

30.000

Aktive Social Intranet-Benutzer

170

Redaktionelle Seiten

Branche:HilfsorganisationAnwendungsfall:

Soziales Intranet


Die Johanniterorganisation (JUH) hat vor über 5 Jahren mit Haiilo ihr neuestes Social Intranet gestartet und über Nacht die Kommunikation mit Haupt- und Ehrenamtlichen verbessert. JUH ist eine der größten Hilfsorganisationen Europas und in Großbritannien als St Johns Ambulance bekannt, und ähnliche Organisationen gibt es weltweit. Als Teil des protestantischen Johanniterordens, dessen Wurzeln bis ins Mittelalter zurückreichen, steht die Organisation in einer langen Tradition der Hilfe, insbesondere in Notzeiten und für Kranke.


Seit ihrer Gründung im Jahr 1952 sind die Johanniter in verschiedenen sozialen und karitativen Bereichen aktiv. Sie arbeiten eng mit anderen Organisationen, Behörden und zivilgesellschaftlichen Einrichtungen zusammen, um wirksame Hilfe zu leisten, wenn sie benötigt wird, und einen positiven Beitrag zum Leben der Menschen zu leisten.


The core areas of JUH include:


  • Rettungs- und Sanitätsdienst
  • Katastrophenschutz
  • Support and care for the elderly, sick and refugees
  • Transport service for people with reduced mobility


Die JUH beschäftigt derzeit rund 29.000 hauptamtliche Mitarbeiter. Hinzu kommen über 46.000 ehrenamtliche Helfer. In Deutschland gibt es neun Landesverbände sowie über 200 Regional-, Kreis- und Ortsverbände. Auch international ist die Johanniter-Auslandshilfe an mehreren Standorten vertreten.


What communication challenges did JUH face?

Im Jahr 2003 führte die JUH ein bundesweites Intranet ein. Das System erwies sich jedoch im Alltag als zu statisch und nicht benutzerfreundlich. Die Zahl der registrierten Benutzer ging daher im Laufe der Jahre zurück.


Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an das Informationsmanagement bei der JUH kontinuierlich. Um dem Bedarf an schnell verfügbaren, aktuellen Informationen sowie dem Wunsch nach mehr Austausch und Dialog zwischen den Teams gerecht zu werden, ergänzte die JUH ihr statisches Intranet sukzessive um eine Reihe von Medien zur internen Kommunikation. Dazu zählten beispielsweise Mitarbeitermagazine mit komplexen redaktionellen Strukturen und Video/Multimedia.


Darüber hinaus entwickelten die Regionalverbände eigene Newsletter, um die Lücken zu schließen. Andere Partner hingegen verzichteten auf regionale Medien zur internen Kommunikation, was zu Wissensinseln und Informationslücken zwischen den Teams und Standorten führte.

An employee survey conducted in 2014 provided clear feedback: the flow of information and knowledge management within the organization needed to be improved. Full-time and voluntary staff wanted to network better across the individual associations and be actively involved in internal communication.

This feedback reinforced the JUH’s decision to introduce a modern social intranet. They had one clear vision:


„Eine moderne, alltagstaugliche Plattform zur Kommunikation, Information, Vernetzung und Wissensvermittlung für alle Mitarbeiter und Helfer der JUH zu schaffen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.“


Die wichtigsten Ziele bei der Entwicklung der Plattform waren:


  • Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen
  • Einfache, direkte und standortübergreifende Interaktion ermöglichen und fördern
  • Transparenz schaffen und Know-how sichern
  • Schaffen Sie einen geschützten Raum für die digitale Zusammenarbeit

Mit dem Social Intranet von Haiilo wird die Top-down-Natur unserer internen Kommunikation zu einem echten Dialog. So wird es für alle Johanniter-Mitarbeiter, egal ob ehrenamtlich oder hauptamtlich, einfacher, sich zu vernetzen und sich mit der Organisation zu identifizieren. Zudem schaffen wir eine moderne und innovative Arbeitsumgebung: eine echte digitale JUH-Community.


Carsten Grimme

Projektleiter und Vorstandsvorsitzender des Landschaftsverbandes Sachsen-Anhalt/Thüringen

Why Haiilo?

Um das perfekte Social Intranet für die Organisation zu finden, hat JUH den Markt genau unter die Lupe genommen und über 100 Tools anhand eines vorab definierten Kriterienkatalogs bewertet. Dabei kamen neben inhaltlichen Anforderungen auch IT-relevante Kriterien und rechtliche Rahmenbedingungen zum Einsatz. Um die Auswahl weiter einzugrenzen, wurde ein Benchmarking durchgeführt und verschiedene Software-Lösungen getestet.


Folgende Aspekte heben Haiilo von der Konkurrenz ab:


  • Modernes Design und sehr gute Usability
  • Fokus auf Austausch und Zusammenarbeit
  • Hohe Standards in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit
  • Mobile use with modern app and access via various devices


How did the introduction of Haiilo go?

Der Kick-off des Gesamtprojektes erfolgte im November 2016. Anschließend startete eine mehrmonatige Testphase mit acht Pilotgruppen aus unterschiedlichen Bereichen der Organisation. Die Mitglieder testeten die Haiilo-Plattform auf Herz und Nieren und bewerteten die verschiedenen Funktionen anhand eines Notensystems.


In September 2018, JUH went live with the Haiilo platform for the entire workforce. After just a short time, the social intranet had over 17,000 users and more and more full-time and volunteer members of the organization joined. Today, six years later, the number of users has grown to around 30,000.


Für einen erfolgreichen Live-Launch war es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig auf die neue Kommunikationsplattform vorzubereiten und in das Projekt einzubinden. Dazu startete die JUH rund um den Launch eine umfangreiche Kommunikationskampagne:


  1. Wenige Monate vor dem Go-Live verschickte die Organisation eine mehrteilige Newsletterserie an die gesamte Belegschaft. Die Projektteams boten den JUH-Mitarbeitern und Helfern Einblicke in die Vorbereitungsphase und erläuterten die Vorteile und Funktionen des Social Intranets. Darüber hinaus stellten verschiedene zentrale Führungskräfte, darunter auch der JUH-Bundesvorstand, die strategische Bedeutung der neuen Plattform heraus und betonten, welche Vorteile die Umstellung für alle mit sich bringen würde. Ziel des Newsletters war es, alle Mitarbeiter für das Projekt zu begeistern, sie auf die Reise mitzunehmen und auf den erhofften Kulturwandel vorzubereiten.
  2. In einer Online-Umfrage konnten die Mitarbeiter Feedback zur aktuellen internen Kommunikation geben und Verbesserungspotenziale identifizieren. Die Auswertung der Umfrage erfolgte im Newsletter. Die Ergebnisse und Erkenntnisse der acht Pilotgruppen aus der Testphase wurden zudem an die gesamte Belegschaft kommuniziert.
  3. Ein Namenswettbewerb, bei dem die fünf beliebtesten Vorschläge in einem Online-Voting gegeneinander antraten, rundete den Launch des Social Intranets ab. Die Community entschied sich für den Plattformnamen „4juh“.
  4. From the early summer before 4juh went live, the organization offered its employees training. Particular attention was paid to involving managers at an early stage. Under the heading “Train the Trainer”, JUH trained several 4juh ambassadors / super-users in each regional association throughout Germany. The aim was to ensure that the regional associations became self-sufficient as early as possible – and the sessions were accompanied by training documents and a comprehensive editorial manual.


So waren alle Beteiligten optimal auf das neue Social Intranet vorbereitet und konnten vom ersten Tag an an der neuen Art der Kommunikation teilhaben.

How JUH uses Haiilo in everyday life

Seit dem Start im September 2018 hat sich 4juh zu einer lebendigen Plattform entwickelt, auf der die unterschiedlichsten Themen zu finden sind. Auf 4juh haben alle Verbände und bundesweiten Fachbereiche die Möglichkeit, Informationen über ihren Bereich bereitzustellen und Einblicke in die eigene Arbeitswelt zu geben. Mit dem integrierten Messenger kann die Organisation zudem vollständig datenschutzkonform und rechtskonform kommunizieren.


Das Social Intranet wird unter anderem genutzt, um


  • Dokumente zentral speichern,
  • Schreiben Sie informative Artikel,
  • Suchen Sie den kollegialen Austausch,
  • Produktiv zusammenarbeiten und Aufgaben verwalten



Auf den Seiten des Social Intranets sorgt die Organisation für klassische Top-Down-Kommunikation, bietet aber auch direkte Feedback-Möglichkeiten über die Kommentarfunktion. Regelmäßig werden die Mitglieder über aktuelle Geschehnisse in der Organisation informiert oder zu bundesweiten Events wie Workshops und Schulungen eingeladen.

Förderung des Peer-2-Peer-Austauschs innerhalb von Communities

Hier einige Beispiele spannender JUH-Communitys:


  • Alle haupt- und ehrenamtlichen Helfer, die beim alljährlichen Deichbrand-Rockfestival Unterstützung leisteten, waren in einer geschützten Community „RockerRetter“ organisiert. Hier hinterlegten sie Einsatzunterlagen und Helferinformationen und hatten direkte Kontaktmöglichkeiten zum Austausch untereinander und mit dem Festival-Betriebsteam. Zudem wurden die spannendsten Berichte und Eindrücke der einzelnen Tage in einem Blog aufbereitet sowie Fotogalerien erstellt und gespeichert.
  • Fans von Johanniter-Modellautos und anderen Sammlerstücken treffen sich in einer engagierten Community.
  • Einige der zahlreichen Priester des JUH erstellten und teilten kurze Videos, die jede Woche ein aktuelles Thema behandelten. Dies schuf eine sichere Gemeinschaft und bot den Benutzern Kontemplation und Achtsamkeit und half ihnen, einen Ausgleich zu einem oft hektischen Arbeitstag zu finden.


Die Communities liegen nun vollständig in der Hand der Nutzer. Mitarbeiter können Communities nach Belieben selbst erstellen und für ihre Zwecke nutzen. Die Verwaltung nutzt sie beispielsweise, um Arbeitsgruppen zu organisieren und Dokumente wie Protokolle und Präsentationen zentral für alle abzulegen. Aber auch private Themen, die nicht rein arbeitsbezogen sind, haben in den Communities ihren Platz.


Carsten Grimme

Projektleiter und Vorstandsvorsitzender des Landschaftsverbandes Sachsen-Anhalt/Thüringen


Steigern Sie das Engagement mit Quizzen und Umfragen


Im Rahmen des 4juh-Adventskalenders hat JUH auch die beiden Plug-Ins MMS Quiz und MMS Surveys vorgestellt.


Using a live example, users of the social intranet were able to see how easy it is to implement quizzes and surveys with the plug-ins and try out the functions for themselves. Among other things, site and community admins have used these features in blog posts to implement competitions, ask for feedback or incorporate playful elements such as small quiz questions relating to their own area of work. This increases engagement and ensures more interaction within the community.


Das Ergebnis: Eine starke Community mit starker Kommunikation


Das neue, dynamische Social Intranet gibt der Organisation die Möglichkeit, sich noch stärker zwischen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern zu vernetzen, Gleichgesinnte und neue Kontakte zu finden. Gleichzeitig dient 4juh als reichhaltige Ressource und Tor zu den vielfältigen Aktivitäten der Organisation, zeigt, wofür sich JUH einsetzt und was in den Vereinen passiert, und hält alle auf dem Laufenden und vernetzt.


Das Social Intranet von Haiilo ist Ausdruck dessen, was wir alle empfinden: Teil einer starken Community mit einem gemeinsamen Ziel zu sein. Da die Plattform sowohl von Arbeits- als auch von privaten Geräten aus erreichbar ist, bietet 4juh insbesondere auch St. John‘s-Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz die Möglichkeit, aktiv an der Kommunikation und Community teilzunehmen und auf dem Laufenden zu bleiben.


Hauke Serger

Corporate Community Manager für die Johanniter

The stats speak for themselves:

Das alte JUH-Intranet zählte rund 4.000 Nutzer. Heute sind im neuen Social Intranet von Haiilo rund 30.000 Johanniter-Mitglieder aus ganz Deutschland registriert.

Die mobile Nutzung nimmt zu: Im Jahr 2023 griffen erstmals 51 % der Benutzer über mobile Geräte und nicht über den Desktop auf das Intranet zu.


The 4juh app, which has been available in the app stores since June 2022, has now been downloaded over 13,000 times.


Since its launch in 2018, over 50,000 blog articles have been published via the social intranet, almost 1.5 million messages have been sent via the 4juh chat and around 750,000 likes have been given.



Als zentrales Tool für Informationsaustausch & Wissensteilung, in Echtzeit und über mehrere Standorte hinweg, ist das Social Intranet der Johanniter ein wichtiger Baustein, um die Digitalisierung der JUH jetzt und für die Zukunft zu gestalten. Das 4juh Social Intranet stärkt die Gemeinschaft, Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation.


ERFOLGSGESCHICHTEN

Sehen Sie, wie andere Unternehmen Haiilo nutzen, um die Motivation ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Share by: