KUNDENGESCHICHTEN

Von Mensch zu Mensch: Das Social Intranet der Johanniter

So hat Haiilo die interne Kommunikation der Johanniter-Unfall-Hilfe verbessert

75000

Haupt- und ehrenamtliche Helfende

30000

aktive Social-Intranet-Nutzende

170

redaktionelle Seiten

Industrie: Hilfsorganisation

Use Case: Social Intranet

Zielsetzung: Verbesserung der internen Kommunikation

Die Johanniter-Unfall-Hilfe (JUH) ist eine der größten Hilfsorganisationen Europas. Als Teil des evangelischen Johanniterordens, dessen Wurzeln bis ins Mittelalter zurückreichen, steht die Organisation in der langen Tradition der Hilfe von Mensch zu Mensch.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1952 ist die Johanniter-Unfall-Hilfe in verschiedenen sozialen und karitativen Bereichen aktiv. Sie arbeitet eng mit anderen Organisationen, Behörden und der Zivilgesellschaft zusammen, um effektive Hilfe und einen positiven Beitrag zu leisten.

Die Kernbereiche der JUH umfassen:

Rettungs- und Sanitätsdienst
Katastrophenschutz
Betreuung und Pflege von älteren, kranken und geflüchteten Menschen
Fahrdienst für Menschen mit eingeschränkter Mobilität
Arbeit mit Kindern und Jugendlichen
Hospizarbeit
Humanitäre Hilfeleistungen im Ausland, etwa bei Hunger- und Naturkatastrophen
Sonstige soziale Dienste

Die JUH beschäftigt aktuell rund 29.000 hauptamtliche Mitarbeitende. Hinzu kommen mehr als 46.000 ehrenamtliche Helfende. Die Organisation zählt neun Landesverbände sowie über 200 Regional-, Kreis- und Ortsverbände in Deutschland. Zudem gibt es mehrere internationale Standorte der Johanniter Auslandshilfe.

Vor welchen kommunikativen Herausforderungen stand die JUH?

IIm Jahr 2003 führte die Johanniter-Unfall-Hilfe ein bundesweites Intranet ein. Im Alltag stellte sich das System jedoch als zu statisch und wenig benutzerfreundlich heraus. Die Akzeptanz der registrierten Nutzenden ging darum über die Jahre immer weiter zurück.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an das Informationsmanagement in der Johanniter-Unfall-Hilfe kontinuierlich. Um den Bedarf an schnell verfügbaren und aktuellen Informationen sowie den Wunsch nach mehr Austausch und Dialog zu decken, ergänzte die JUH ihr statisches Intranet Stück für Stück um eine Reihe an analogen Medien für die interne Kommunikation. Dazu zählten zum Beispiel Mitarbeiterzeitschriften mit komplexen Redaktionsstrukturen. Zudem entwickelten fast alle Landesverbände eigene Newsletter. Andere Verbände verzichteten hingegen auf regionale interne Kommunikationsmittel, was zu Inselwissen und Informationslücken führte.

Eine Mitarbeiterbefragung im Jahr 2014 brachte ein klares Feedback: Der Informationsfluss und das Wissensmanagement innerhalb der Organisation mussten verbessert werden. Die Mitarbeitenden im Haupt- und Ehrenamt wollten sich besser über die einzelnen Verbände hinweg vernetzen und aktiv in die interne Kommunikation eingebunden werden.

Dieses Feedback bestärkte die JUH in ihrer Entscheidung, ein modernes Social Intranet einzuführen. Dabei verfolgte sie eine klare Vision:

„Wir schaffen EINE moderne, alltagsfähige Plattform zur Kommunikation, Information, Vernetzung und zum Wissensaustausch für alle Mitarbeitenden und Helfenden der JUH, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.“

Die zentralen Ziele bei der Entwicklung der Plattform waren:

Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen
Einfache, direkte und (standort-)übergreifende Interaktion ermöglichen und fördern
Transparenz schaffen und Know-how sichern
Einen geschützten Raum für die digitale Zusammenarbeit schaffen

„Das Social Intranet von Haiilo verwandelt den Top-down-Charakter, den die Mittel unserer internen Kommunikation bis dahin vorgegeben haben, in einen echten Dialog. Alle Johanniter, egal ob Ehren- oder Hauptamt, können sich dadurch leichter vernetzen und mit der Organisation identifizieren. Zudem schaffen wir damit ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld: eine digitale JUH-Gemeinschaft."

Carsten Grimme

Projektverantwortlicher für 4juh bei der Johanniter-Unfall-Hilfe und Stabsbereichsleiter Vorstand, Strategie, Kommunikation im Landesverband Sachsen-Anhalt/Thüringen

Warum Haiilo?

Um das perfekte Social Intranet für die Organisation zu finden, nahm die JUH den Markt genau unter die Lupe und bewertete über 100 Tools anhand eines vordefinierten Kriterienkatalogs. Darunter fielen neben inhaltlichen Anforderungen auch IT-relevante Kriterien sowie rechtliche Rahmenbedingungen. Zur weiteren Eingrenzung der Auswahl fand ein Benchmarking statt und verschiedene Software-Lösungen wurden in Praxistests erprobt.

Folgende Aspekte hoben Haiilo dabei im Vergleich zum Wettbewerb ab:

Modernes Design und sehr gute Usability
Fokus auf Austausch und Kollaboration
Hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit
Mobile Nutzung mit moderner App und Zugang über verschiedene Geräte

So lief die Einführung von Haiilo ab

Der Kick-off des Gesamtprojekts fand im November 2016 statt. Anschließend folgte eine mehrmonatige Testphase mit acht Pilotgruppen aus verschiedenen Bereichen der Organisation. Die Mitglieder prüften die Haiilo-Plattform auf Herz und Nieren und bewerteten die verschiedenen Funktionen mit einem Notensystem.

Im September 2018 war es so weit: Die JUH schaltete die Haiilo-Plattform für die gesamte Belegschaft live. Schon nach kurzer Zeit verzeichnete das Social Intranet über 17.000 Nutzende und es schlossen sich immer mehr haupt- und ehrenamtliche Organisationsmitglieder an. Heute, fünf Jahre später, ist die Zahl der Nutzenden auf rund 30.000 angewachsen.

Für eine erfolgreiche Liveschaltung war es wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig auf die neue Kommunikationsplattform vorzubereiten und in das Projekt miteinzubeziehen. Dafür startete die JUH eine umfassende Kommunikationskampagne rund um die Einführung:

Einige Monate vor dem Go-live versandte die Organisation eine mehrteilige Newsletter-Reihe an die gesamte Belegschaft. Die Projektteams boten den JUH-Mitarbeitenden und -Helfenden darin Einblicke in die Vorbereitungsphase und erklärten den Nutzen sowie die Funktionen des Social Intranets. Zudem hoben verschiedene zentrale Führungskräfte, unter anderem der Bundesvorstand der JUH, die strategische Bedeutung der neuen Plattform hervor und betonten die Vorteile, die die Umstellung für alle mit sich bringen würde. Ziel des Newsletters war es, alle Mitarbeitenden für das Projekt zu begeistern, mit auf die Reise zu nehmen und auf den erhofften Kulturwandel vorzubereiten.
In einer Online-Umfrage konnten die Mitarbeitenden Feedback zur aktuellen internen Kommunikation geben und Verbesserungspotenziale aufdecken. Die Umfrage wurde im Newsletter transparent ausgewertet. Auch die Ergebnisse und Learnings der acht Pilotgruppen aus der Testphase wurden an die gesamte Belegschaft kommuniziert.
Ein Namenswettbewerb, bei dem die beliebtesten fünf Vorschläge in einer Online-Abstimmung gegeneinander antraten, rundete die Einführung des Social Intranets schließlich ab. Die Community entschied sich für den Plattform-Namen „4juh“.
Ab dem Frühsommer vor dem Go-live von 4juh bot die Organisation ihren Mitarbeitenden Schulungen an. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der frühzeitigen Einbindung der Führungskräfte. Unter dem Stichwort „Train the Trainer“ bildete die JUH in jedem Landesverband über ganz Deutschland verteilt mehrere 4juh-Multiplikator:innen aus. Damit sollte sichergestellt werden, dass die Landesverbände so früh wie möglich autark werden – immer begleitet durch Schulungsunterlagen und ein umfassendes Redaktionshandbuch.

So waren alle Beteiligten bestens auf das neue Social Intranet vorbereitet und konnten sich vom ersten Tag an an der neuen Art der Kommunikation beteiligen.

So nutzt die JUH Haiilo im Alltag

Seit der Einführung im September 2018 hat sich 4juh zu einer lebendigen Plattform entwickelt, auf der die unterschiedlichsten Themen ihren Platz finden. Auf 4juh haben alle Verbände und bundesweiten Fachbereiche die Möglichkeit, über ihren Bereich zu informieren und einen Einblick in die eigene Arbeitswelt zu geben. Mit dem integrierten Messenger kann die Organisation darüber hinaus datenschutzkonform und rechtssicher kommunizieren.

Unter anderem wird das Social Intranet genutzt, um

Dokumente zentral abzulegen,
Informationsbeiträge zu verfassen,
den kollegialen Austausch zu suchen,
produktiv zusammenzuarbeiten und
Aufgaben zu verwalten.

Seiten für die Informationsvermittlung

Auf den Seiten des Social Intranets bildet die Organisation die klassische Top-down-Kommunikation ab, bietet über die Kommentarfunktion aber auch direkte Feedbackmöglichkeiten. Die Mitglieder werden dort regelmäßig über das aktuelle Geschehen in der Organisation informiert oder zu bundesweiten Terminen wie Workshops und Fortbildungen eingeladen.

Kollegialen Austausch fördern mit Communities

Hier ein paar Beispiele für spannende JUH-Communities:

In der geschützten Community „RockerRetter“ organisieren sich alle haupt- und ehrenamtlichen Helfenden, die beim jährlichen Deichbrand-Rockfestival unterstützen. Hier hinterlegen sie Einsatzdokumente und Helferinformationen, es gibt direkte Kontaktmöglichkeiten zum Austausch untereinander und zur Einsatzleitung. In einem Blog werden zudem die spannendsten Erlebnisberichte und Impressionen der einzelnen Tage redaktionell aufbereitet und Fotogalerien erstellt.
In der Community „Wir in klein“ finden Fans der Johanniter-Modellautos und anderer Sammlerobjekte zusammen.
In dem bundesweiten Videoformat „Gute Minute“ nimmt wöchentlich eine:r der zahlreichen Pfarrer:innen der JUH eine kurze Videobotschaft zu einem aktuellen Thema auf. Diese soll für Achtsamkeit und Besinnlichkeit im sonst oft hektischen Arbeitsalltag sorgen.

„Die Communities liegen ganz in der Hand der Nutzenden. Die Mitarbeitenden können nach Belieben selbst Communities erstellen und zu eigenen Zwecken nutzen. Zum Beispiel organisiert die Verwaltung darüber Arbeitsgruppen und legt Dokumente wie Protokolle und Präsentationen für alle zentral ab. Aber auch persönliche Themen, die nicht rein dienstlicher Natur sind, haben einen Platz in den Communities."

Carsten Grimme

Projektverantwortlicher für 4juh bei der Johanniter-Unfall-Hilfe und Stabsbereichsleiter Vorstand, Strategie, Kommunikation im Landesverband Sachsen-Anhalt/Thüringen

Engagement erhöhen mit Quiz und Umfragen

Im Rahmen des 4juh-Adventskalenders führte die JUH zudem die beiden Plug-ins MMS-Quiz und MMS-Umfragen ein. Am Live-Exempel konnten die Nutzenden des Social Intranets sehen, wie leicht sich mit den Plug-ins (Advents-)Quiz und (Weihnachts-)Umfragen umsetzen lassen, und die Funktionen direkt selbst ausprobieren. Die Plug-ins kommen sehr gut an: Die Seiten- und Community-Admins nutzen sie unter anderem gerne in Blogbeiträgen, um Gewinnspiele umzusetzen, nach Feedback zu fragen oder spielerische Elemente wie kleine Quizfragen in Bezug auf den eigenen Arbeitsbereich einzubinden. Das erhöht das Engagement und sorgt für eine Menge Interaktion und Freude in der Community.

Ergebnisse: Eine starke Gemeinschaft mit einer starken Kommunikation

Das Social Intranet gibt der Organisation die Möglichkeit, sich zwischen und innerhalb von Haupt- und Ehrenamt verbandsübergreifend noch stärker zu vernetzen, noch enger zusammenzuarbeiten und Gleichgesinnte ebenso wie neue Ansprechpartner:innen zu finden. Gleichzeitig ist 4juh die größte Informationsquelle im JUH-Universum und zeigt als Eingangstor in die vielfältigen aktuellen Tätigkeiten der Organisation, wofür die Johanniter-Unfall-Hilfe arbeitet und was in den Verbänden geschieht.

„Im Social Intranet von Haiilo manifestiert sich, was wir alle fühlen: Teil einer starken Gemeinschaft mit einem gemeinsamen Ziel zu sein. Da die Plattform sowohl von dienstlichen als auch privaten Endgeräten erreichbar ist, bietet 4juh insbesondere auch Johannitern ohne PC-Arbeitsplatz eine Möglichkeit, aktiver Teil der Kommunikation und Gemeinschaft zu sein und auf dem neuesten Stand zu bleiben."

Hauke Serger

Corporate Community Manager bei der Johanniter-Unfall-Hilfe

In Zahlen ausgedrückt:

Das alte Intranet der JUH zählte rund 4.000 Nutzende. Im eigenen Social Intranet von Haiilo sind Stand heute rund 30.000 Johanniter aus ganz Deutschland registriert.
Die mobile Nutzung nimmt immer mehr zu: 2023 gibt es mit 51 Prozent erstmals mehr mobile Zugriffe als über den Desktop.
Die 4juh-App, die seit Juni 2022 in den App-Stores erhältlich ist, wurde inzwischen über 13.000 Mal heruntergeladen.
Seit der Einführung im Jahr 2018 wurden über das Social Intranet über 50.000 Blogartikel veröffentlicht, knapp 1,5 Millionen Nachrichten über den 4juh-Chat versandt und rund 750.000 Gefällt-mir-Angaben vergeben.

Als zentrales Werkzeug des zeit- und ortsunabhängigen Austauschs ist das Social Intranet von Haiilo ein wichtiger Baustein bei der Gestaltung der Digitalisierung der Johanniter-Unfall-Hilfe. Das Social Intranet stärkt die Gemeinschaft, die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit der Gesamtorganisation.