Le top 12 des outils de communication interne pour votre organisation

La mise en place des bons outils de communication interne dans votre organisation détermine la productivité et l’engagement de vos collaborateurs. Une bonne stratégie de communication interne a aussi le pouvoir d’améliorer et maintenir de bonnes relations entre les employés eux-mêmes, d’échanger facilement et rapidement avec transparence, et de renforcer le sentiment d’appartenance en participant à la vie de l’entreprise.

En France, beaucoup de collaborateurs se sentent délaissés par la communication interne de leur entreprise. Nous allons donc analyser différents outils qui pourraient apporter des solutions. Il est important de noter qu’en fonction de chaque type d’entreprise, il est possible d’opter pour des outils de communication interne digitaux ou physiques.

Les outils de communication interne sont les moyens par lesquels les membres d’une organisation communiquent et interagissent ensemble. S’ils ne sont pas adaptés à votre organisation, ils peuvent directement altérer votre expérience collaborateur et la réussite de votre entreprise.

Les 3 types de communication interne

Avant de se concentrer sur les possibilités d’outils de communication interne pour lesquels on peut opter, il est essentiel de bien appréhender les différents types de communication interne. En ayant une compréhension globale sur le sujet, il sera plus facile par la suite de choisir les outils les plus adaptés à l’esprit de son entreprise.

Il existe plusieurs types de communications internes, qui peuvent être toutes aussi utiles les unes que les autres.

1. La communication ascendante ou opérationnelle : très appréciée par les modes de management modernes, elle consiste en la manifestation de réclamations de la part des employés
2. La communication descendante ou motivationnelle : à l’inverse du premier cas, il s’agit ici d’un sens plus classique et hiérarchique, puisque les informations proviennent des chefs d’équipes
3. La communication transversale ou interpersonnelle : cette dernière est cette fois-ci plus égalitaire, sans aspect hiérarchique.

Apprenez-en plus sur ces trois concepts et sur comment améliorer la communication au sein d’une entreprise.

12 outils de communication internes

Pour plus de productivité, la plupart des organisations utilisent des outils de communication digitaux.

Source : Le numérique en progression depuis la crise sanitaire

Les outils de communication interne digitaux

1. Les e-mails

Les e-mails sont comptés parmi les outils de communication interne les plus utilisés. En effet, ils sont connus de tous et sont très simples d’utilisation. Malgré tous ces atouts, communiquer par e-mail reste délicat lorsqu’il s’agit d’échanger des informations urgentes et nécessitant une réponse presque immédiate, ou encore complexes à expliquer à l’écrit.

De ce fait, il est préférable de réserver la communication par e-mails pour des sujets relativement simples et non impératifs, tels que :  les annonces collectives ne nécessitant pas de réponses, le partage ponctuel de document entre collaborateurs, les invitations aux réunions, etc.

Alors, malgré leur immense popularité, les e-mails doivent-ils continuer à servir de principaux outils de communication interne ?

Les organisations réduisent désormais leur utilisation, car ils surchargent la boîte de réception des collaborateurs et privilégient les conversations individuelles au détriment de la collaboration en équipe.

2. Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent aux collaborateurs d’attribuer des tâches aux différents membres de leur équipe sur un tableau virtuel.

Il peut s’agir par exemple d’agendas en ligne, possédant plusieurs avantages tels que :

• Ils sont accessibles facilement, rapidement, et par tous
• Ils permettent de suivre en temps réel l’avancée des missions de chacun
• Il est possible de programmer l’outil de manière à être averti par des notifications pour les deadlines importantes ou les réunions à venir

En somme, ces outils de gestion de projet s’avèrent être de vrais atouts en termes de gestion du temps, d’organisation et de communication.

Mais bien qu’ils facilitent le travail d’équipe et révolutionnent la gestion de projet, ces outils ne remplacent pas les autres solutions de communication interne. Ils ne sont tout simplement pas conçus pour tenir les collaborateurs informés des actualités au sein de l’organisation.

3. Les newsletters internes

Avec un peu de créativité, les newsletters sont un excellent moyen d’engager vos collaborateurs et de les tenir au courant des informations qui les concernent (les actualités, les communiqués du PDG, l’arrivée de nouvelles recrues, les évènements…)

Cependant, les newsletters arrivent généralement par e-mail et risquent donc de se perdre dans la masse. De plus, vous ne pouvez pas adapter les newsletters au rôle et poste de vos collaborateurs, à leur emplacement et aux langues qu’ils parlent.

4. Les logiciels de messagerie privée

Les services de messagerie privée sont devenus extrêmement populaires au sein des organisations.

En effet, ils permettent aux collaborateurs de discuter en équipe et d’engager des conversations privées avec leurs collègues.

Une très bonne pratique est de créer différents canaux dédiés à des équipes, des départements, des sujets, des projets distincts. Ainsi, la communication est facilitée, car il est possible de :

• Faire des annonces collectives sur le groupe contenant l’intégralité des collaborateurs
• Adresser un message à un collègue précis via un canal de messages privés
• Avoir chacun son groupe dédié en fonction de l’équipe à laquelle on appartient

5. L’intranet

Très populaires, les intranets boostent la productivité, comme l’affirment 70 % des collaborateurs interrogés dans une enquête sur le sujet.

Ces plateformes existent depuis des décennies, attention donc à ne pas choisir un service obsolète. Votre organisation a besoin d’un intranet moderne et flexible qui s’adapte à vos nécessités.

Vous pouvez par exemple adopter Haiilo Home, l’intranet social qui rassemble toutes vos équipes, façonne une base de connaissances commune à tous et réduit la surcharge d’informations.

6. Les logiciels de partage de documents

C’est la solution idéale pour permettre aux collaborateurs de trouver les documents dont ils ont besoin en quelques secondes et pour réduire les temps de recherche qui coûtent cher aux employeurs.

Cela dit, ce type de logiciels ne représente qu’une partie d’une bonne stratégie de communication interne. Ils servent en effet à stocker des fichiers, mais pas à transmettre des documents ou des informations spécifiques aux bons collaborateurs au bon moment.

7. Les logiciels de visioconférence

Toutes les organisations disposent aujourd’hui de logiciels de visioconférence, car ces derniers aident à communiquer plus directement avec les télétravailleurs et à réduire les temps de déplacement.

Ils ne permettent cependant ni de partager des informations générales ni de stimuler l’engagement à l’échelle de l’organisation.

8. Les sondages

La meilleure façon d’améliorer continuellement votre organisation est d’interroger vos collaborateurs.

Même s’ils ne permettent pas de conversations bidirectionnelles et ne garantissent pas un accès facile aux informations importantes, ils peuvent révéler des problèmes invisibles aux yeux de la direction :

Source : Comment avoir des collaborateurs motivés ?

Grâce aux enquêtes intelligentes Haiilo Insights, vous comprenez en temps réel quelles sont les attentes de vos équipes, au niveau global et local. Véritable 6ᵉ sens pour tous les managers de votre organisation, il vous permet aussi de vous comparer à des organisations similaires.

9. Supports vidéos

Les supports vidéos peuvent s’avérer très utiles pour les employés.

Les formations vidéos sont un exemple qui a beaucoup de potentiel. En effet, les managers peuvent être amenés à programmer des formations en visioconférence avec à la fois des collaborateurs présents dans les bureaux et ceux restés en télétravail.

Un autre exemple semblable est quand une formation a lieu en présentiel dans les bureaux, mais que certains n’ont pas l’occasion d’y assister, car occupés par d’autres tâches plus urgentes.

Dans les deux cas, le but est d’enregistrer et garder ces formations. De ce fait, les managers pourront mettre à disposition ces formations vidéos aux nouvelles recrues, en complément de formations en temps réel, mais également à l’ensemble des employés qui auraient besoin de revoir certains concepts de manière ponctuelle. L’idée ici est de renforcer les connaissances de chacun tout en gagnant du temps, car les vidéos représentent des ressources que chacun peut regarder à son rythme. De plus, elles sont accessibles par tous et à tout moment, évitant ainsi de refaire des réunions trop fréquentes, ou de risquer de freiner la productivité avec des questions répétées.

Les outils de communication interne physiques

10. Les affiches dans l’entreprise

Lorsqu’on parle de communication interne en entreprise, on a tendance à ne penser qu’à des outils numériques. Et compte tenu des avancées technologiques, de l’aspect pratique et rapide des outils digitaux, et d’un précédent contexte pandémique auquel tout le monde a dû s’adapter, c’est tout à fait compréhensible.

Cependant, il reste complètement envisageable de mettre en place des moyens de communication physiques et concrets au sein de l’entreprise. Un exemple très utilisé de tous est l’affichage. En effet, il est très simple de faire passer des messages grâce à des affiches exposées sur des murs de l’entreprise. Il peut s’agir :

• D’affichages obligatoires : entre autres, les coordonnées de l’inspection du travail, de la médecine du travail, des consignes de sécurité en cas d’incendie par exemple.
• De communiqués simplement informationnels ou relatifs au travail : un tableau blanc permettant un suivi de certaines tâches ou projets, certaines règles d’hygiène ou de discipline, le mot de passe Wi-Fi.

Même si les dirigeants peuvent choisir d’afficher tout d’abord ces informations sur le site intranet de l’entreprise par exemple, il reste toujours très utile d’en avoir des versions physiques, exposées à des endroits stratégiques du bureau, que les employés peuvent facilement voir, comme les zones de passage, les salles de réunions ou les endroits centraux.

11. Le téléphone

C’est un outil qu’on peut avoir tendance à oublier de nos jours avec le progrès du côté des logiciels de communication interne et autres réseaux sociaux dédiés aux entreprises. Or, il se trouve que le téléphone peut s’avérer très utile pour les entreprises dont les locaux sont particulièrement grands, étendus sur une très grande surface, ou même répartis sur plusieurs étages. Par conséquent, les bureaux peuvent-être éloignés les uns des autres, ce qui ne facilite pas la communication.

Lorsque vient le temps de discuter d’un sujet important, complexe, voire urgent, communiquer par emails ou par messagerie instantanée n’est certainement pas très pratique. Et dans le même ordre d’idées, se déplacer physiquement entraînerait finalement une perte de temps considérable.

C’est pour ces raisons que c’est une très bonne idée d’installer un téléphone fixe sur le bureau de ceux pour qui il serait nécessaire. Ainsi, deux collaborateurs passeraient simplement un appel, pendant lequel ils pourraient s’expliquer les choses à l’oral, beaucoup plus clairement et plus rapidement. Au final, communiquer par téléphone est très efficace.

12. La collecte d’idées

Allant dans le même sens que les sondages, le concept de la collecte d’idées est une excellente bonne idée pour faire participer tous les collaborateurs à la vie d’ensemble de l’entreprise.

Donner la parole aux membres d’une entreprise est une excellente manière de les faire contribuer à la vie de l’entreprise. Par la même occasion, ils se sentiront écoutés et valorisés par la liberté d’expression qui leur sont donnée.

Il existe de nombreuses façons de collecter les idées de tout le monde. Par exemple, vous pouvez assez facilement mettre en place un système de fichier Excel dans lequel tout le monde pourrait renseigner ses idées pour améliorer le quotidien en entreprise. À noter que ce principe d’amélioration peut concerner autant l’aspect professionnel que les relations humaines et le bien-être quotidien au sein de l’entreprise.

Il peut s’agir par exemple :

• D’astuces pour mieux travailler (formations sur des notions importantes utiles à tous, meetings réguliers pour mieux superviser le travail, etc.).

D’idées pour améliorer le sentiment de bonheur de chacun dans sa vie professionnelle (team lunchs et afterworks plus réguliers, team buildings, etc.)

En somme, collecter les idées de tout le monde permettrait de garder les équipes engagées et actives dans la vie de l’entreprise. Car lorsqu’on se sent concerné par ce qui se passe dans notre environnement de travail, on peut vouloir mettre sa propre pierre à l’édifice, ce qui entraîne certainement un regain de motivation.

Comment rassembler tous les outils de communication interne sur une seule plateforme

Entre tous les outils de communication interne qui existent aujourd’hui, les collaborateurs reçoivent parfois des annonces via un intranet, vont chercher des documents sur un logiciel de partage, discutent avec leur manager par e-mail…

À force de passer d’une plateforme à l’autre, la baisse de productivité est inévitable !

Alors, quelle est la solution ?

Regrouper tous ces outils sur une seule plateforme qui sert de source centrale d’informations pour tous les collaborateurs.

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