Une entreprise qui se développe est synonyme de plus de collaborateurs, plus de clients, et donc plus de documents…leur gestion devient alors essentielle, sous peine de perdre de nombreuses informations nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.
Dans cet article, nous expliquons ce que sont les outils knowledge management, quelles sont leurs fonctionnalités ainsi que la liste de nos préférés.

Qu’est-ce qu’un outil de knowledge management ?

Un outil de knowledge management (ou en français : outil de gestion des connaissances) est toute solution numérique qui stocke des informations, les identifie et les organise pour que les utilisateurs puissent facilement les trouver et interagir avec elles.

Définition outil de knowledge management

Les entreprises utilisent une telle solution pour partager des informations à la fois externes et internes. Ils permettent de consolider et d’harmoniser les informations auxquelles les employés ont accès pour que tous les membres de l’entreprise travaillent à partir des mêmes données. Ces connaissances peuvent inclure :

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Les solutions de knowledge management aident ainsi les entreprises à centraliser le contenu, à rendre l’information accessible à tous, à éviter les silos d’informations, à améliorer la collaboration et à maintenir le flux de communication interne.

Les solutions de knowledge management rendent l'information accessible à tous

Avec le Knowledge Management, l’idée est donc de décloisonner l’information décentralisée. L’information n’appartient plus à une équipe, voire un service (commercial, marketing, digital, relation client, informatique…). Elle est accessible à tous, facilement, tout en étant actualisée en temps réel. Le tout, dans un seul et même endroit.

Comment choisir l’outil de knowledge management qui correspond à vos besoins ?

Voici quelques caractéristiques à prendre en compte lors du choix d’une plateforme de knowledge management.

Simplicité d’utilisation
Si vos collaborateurs jugent un outil numérique compliqué, ils seront réticents à l’idée de l’utiliser, et votre organisation ne verra pas l’impact positif de son implémentation.
Assurez-vous de choisir un outil de knowledge management intuitif.

Source unique
L’une des fonctions les plus importantes d’un logiciel de knowledge management est de pouvoir stocker les connaissances et de les rendre accessibles sur une seule et unique plateforme. Les collaborateurs doivent savoir où chercher les informations afin de faire de votre outil une source unique de vérité.

Fonctionnalité de recherche
La fonctionnalité de recherche aide les collaborateurs à trouver les informations souhaitées. Pour ce faire, elle doit pouvoir effectuer une recherche à travers le système de knowledge management. Le but étant de rendre 100% des informations accessibles par l’outil knowledge management.

Fonctionnalités de collaboration
Un bon outil de knowledge management permet aussi aux utilisateurs d’aller plus loin en termes de collaboration. Ils doivent pouvoir partager, commenter, échanger, interagir avec les connaissances ; en d’autres termes, collaborer.

Canaux de communication
Les outils knowledge doivent favoriser une communication à la fois statique et dynamique, ainsi qu’un meilleur partage des connaissances dans l’entreprise.
Le flux de communication statique se présente sous forme de pages de référence que les employés peuvent utiliser comme source unique de vérité. Par exemple : page RH, page Finances, page Onboarding des nouveaux employés
La communication dynamique se produit lorsque les employés peuvent partager des informations, faire des commentaires et proposer des idées à travers des groupes ou communautés sociales.

Gestion du cycle de vie
Dans les meilleurs logiciels de knowledge management, cette fonctionnalité permet d’archiver automatiquement le contenu obsolète.

Analytics de contenu et des utilisateurs
Les fonctionnalités Analytics vous permettent d’avoir un aperçu sur :

  • Les pages et les canaux les plus consultés
  • Les publications les plus engageantes
  • Vos employés les plus impliqués en termes de communication interne et partage de connaissances
  • Les mots-clés les plus recherchés

Nos 7 outils préférés de knowledge management

Les meilleurs outils de knowledge management

Haiilo
Avec Haiilo, mettez enfin un terme aux silos d’information. Il y a forcément quelqu’un qui détient la solution à un problème donné ! Grâce aux communautés ouvertes et aux discussions publiques, vous rendez les informations et la connaissance accessibles à l’ensemble des membres de votre organisation.
Dans Haiilo, il n’y a pas de lieu unique de stockage de l’information. L’ensemble de la plateforme offre en effet de multiples formats pour diffuser ses expériences et son vécu. De plus, vous pouvez créer une base de connaissances, des bibliothèques de documents et des wikis ; le tout très facilement.

Sharepoint
Ancêtre des intranets et des outils de knowledge management, SharePoint est une solution digitale permettant aux employés de rechercher, de télécharger des fichiers et de les partager avec leurs coéquipiers. La plateforme relie l’utilisateur à des documents, ou à des espaces partagés comme Teams et Microsoft 365, en conservant les connaissances de l’entreprise au même endroit.

HubSpot Knowledge Base est un logiciel de gestion des connaissances qui vous aide à mettre en place une gestion des connaissances pour fournir des informations ininterrompues. L’outil analyse les conversations les plus courantes et met en place des réponses aux questions et besoins courants des clients afin de réduire les demandes de support client et de gagner du temps. Dans l’ensemble, HubSpot permet de se référer facilement à la base de clients et aide vos articles et documents de knowledge management à être indexés dans les moteurs de recherche.

Intalio est une base de connaissances qui permet de favoriser la transformation numérique dans le domaine de la gestion des processus, de l’automatisation et de la gouvernance des données.

Happeo est un intranet social et un outil knowledge management combinant collaboration, communication et base de connaissances dans un seul système. Il s’intègre parfaitement à Microsoft 365, Google Workspace et aux outils tiers que votre entreprise utilise déjà.

Document 360 est un outil qui permet aux organisations de créer des bases publiques et privées en libre-service, tant pour les utilisateurs que pour les clients. Leur base de connaissances permet de créer, publier et gérer des articles à tout moment.

Confluence est un logiciel wiki qui sert aux entreprises d’espace de travail numérique pour favoriser le partage de connaissances entre les équipes. Il s’agit d’une base de connaissances pour stocker, partager et réviser des informations, ainsi que pour fournir des commentaires.

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