WERTGARANTIE Group: Wie das neue Social Intranet alle Mitarbeitenden beteiligt

Als Konzern für Versicherungen und Garantiedienstleistungen versichert die WERTGARANTIE Group Haushalts- und Konsumelektronik, Fahrräder, Smart-Home-Anlagen sowie Hausleitungen. Egal, ob die Waschmaschine streikt, das Smartphone defekt ist oder das Fahrrad gestohlen wurde – WERTGARANTIE kümmert sich.

Der Hauptsitz der Unternehmensgruppe befindet sich im Herzen Hannovers, zentral am „Aegi“. Dort arbeiten rund 770 Mitarbeitende. Darüber hinaus ist die Marke WERTGARANTIE in Österreich, Luxemburg, Belgien und den Niederlanden tätig. Ebenso zur Unternehmensgruppe gehören Société Française de Garantie (Frankreich) und Garante (Spanien). Insgesamt beschäftigt die WERTGARANTIE Group über 1.200 Mitarbeitende.

Welche Herausforderungen gab es?

Die größte Herausforderung war, schnellstmöglich einen Ersatz für die vorherige Intranet-Lösung zu finden. Das alte System war auf den neuen Servern nicht mehr funktionsfähig. Also wollte die WERTGARANTIE Group gemeinsam mit dem Serverumzug auch ein neues Intranet implementieren.

Bei dieser Gelegenheit sollte das Intranet auch modernisiert werden. Die „alte“ Lösung war beispielsweise nur bedingt mobil nutzbar: Das Kollegium musste sich remote per Citrix auf den Server schalten. Das war mühsam, wenig komfortabel und verhinderte spontane Interaktionen – zumal das System nicht responsiv gestaltet war.

Das neue System sollte die interne Kommunikation auf ein neues Level heben, die (mobile) Zusammenarbeit und den Austausch im Team verbessern sowie die Mitarbeiterbindung stärken.

Darum entschied sich die WERTGARANTIE Group für Haiilo

Die Entscheidung für Haiilo als neue Intranet-Lösung fiel der WERTGARANTIE Group dank der Demo-Version sehr leicht. So konnte das Unternehmen schon vorab einen Eindruck davon gewinnen, wie sein künftiges Intranet aussehen wird.

Besonders wichtig war dem Team das Thema Nutzerfreundlichkeit: Alle relevanten Informationen sollten im neuen Social Intranet auch mobil schnell erfassbar sein. Daher stand neben der Desktop-Version ebenso eine integrierte App auf der Anforderungsliste. 

Das neue System sollte für die Mitarbeitenden sowie die Kommunikationsverantwortlichen beziehungsweise Administrator:innen einfach und intuitiv zu nutzen sein – auch ohne Programmierkenntnisse.

Gleichzeitig sollte es möglich sein, das System technisch weiterzuentwickeln und an neue Anforderungen anzupassen. All diese Kriterien erfüllte Haiilo.

Schnelle Implementierung dank starkem Partner

Bei der Implementierung des neuen Intranets war aus den genannten Gründen Eile geboten. Dank der Hilfe des Haiilo-Partners ACP, gepaart mit der hohen Flexibilität der Haiilo-Plattform, verlief der Prozess in Windeseile: Bis zum Go-live im Oktober 2021 vergingen keine fünf Monate.

So wurde Haiilo im Unternehmen ausgerollt

Neben den technischen und zeitlichen Herausforderungen galt es bei der Einführung des neuen Systems vor allem eines zu beachten: alle Beteiligten rechtzeitig ins Boot zu holen. Dafür setzte die WERTGARANTIE Group einen Projektplan auf, der alle Stakeholder:innen berücksichtigte:

• Bei der Entscheidung für das passende System waren Vorstand, Führungskräfte und Betriebsrat involviert.
• Auch die Redakteur:innen, also diejenigen, die bisher hauptsächlich Kommunikationsaufgaben im Intranet übernahmen, wurden abgeholt.
• Zudem wurde eine Testgruppe mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen gebildet. Diese testete die Haiilo-Plattform – sowohl die Web-Version als auch die App.

Der Projektplan begleitete die Einführung von Haiilo in drei zentralen Phasen:

1. Befähigung

Vor allem die Redakteur:innen und Content-Ersteller:innen aus den verschiedenen Fachbereichen sollten im Umgang mit der neuen Kommunikationsplattform geschult werden. Auch die Sensibilisierung des Managements für die neue Kommunikationsart und -aufgabe stand auf der Agenda.

2. Roll-out

In den ersten zwei Monaten nach dem Go-live liefen das alte und neue Intranet noch parallel. Dadurch sollten die Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, sich einzugewöhnen sowie alle relevanten Daten und Inhalte nach und nach zu übertragen. Vom ersten Tag an wurde das Social Intranet von Haiilo als neues Standardsystem hinterlegt, das sich automatisch beim Start des Browsers öffnet.

Um den Mitarbeitenden die Einarbeitung zu erleichtern, wurde die Haiilo-Plattform zudem optisch und inhaltlich an das alte System angepasst. Auch der Name „connect“ ist (bis auf den Switch von Groß- auf Kleinschreibung) gleich geblieben. Das sorgte für einen hohen Wiedererkennungswert. Aufwendige Launch-Kampagnen, um die Mitarbeitenden mit dem neuen Intranet vertraut zu machen, waren deshalb nicht notwendig.

Die WERTGARANTIE Group entschied sich darüber hinaus für die smarte Microsoft 365-Integration. So können die Mitarbeitenden direkt aus der Haiilo-Plattform heraus auf ihre gewohnten Kollaborationstools zugreifen.

3. Echtzeit-Begleitung 

In den ersten Monaten nach dem Roll-out organisierte das interne Kommunikationsteam Live-Präsentationen an insgesamt zehn Terminen. In diesen erhielten die Mitarbeitenden einen genauen Einblick in die Funktionsweise, den Aufbau und die Features der Haiilo-Plattform. 

Darüber hinaus hat es sich das Kommunikationsteam zur Aufgabe gemacht, seinen Kolleg:innen bei allen Fragen, Sorgen, Nöten und Herausforderungen mit dem neuen System jederzeit zur Seite zu stehen. Das Team nimmt das Kollegium an die Hand, erklärt die Funktionen und unterstützt auch redaktionell bei den Beiträgen.

Eine Plattform für alle Nutzertypen

Schon im ersten Jahr zählte die eigene Haiilo-Plattform „connect“ der WERTGARANTIE Group rund 650 tägliche Nutzer:innen. Um auch wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen, wurden im Vorfeld Nutzergruppen (Personas) definiert: Interessierte, Abspringer, Informierer und Vernetzer. Ziel ist es, dass jede:r Mitarbeitende die Möglichkeit hat, das Intranet so zu nutzen, wie er oder sie es für den Arbeitsalltag braucht.

So gibt es für „Interessierte“ beispielsweise eine eigene Startseite mit Verlinkungen zu spannenden Magazin-Beiträgen auf der Webseite und den neuesten Blogbeiträgen. Ebenso sind hier Informationen von Gremien wie dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung gesammelt.

Auch für „Abspringer“ wurde eine eigene Seite eingerichtet. Dort finden sie Verlinkungen zu weiteren Portalen und relevanten Seiten. 

Für den Außendienst ist vor allem die mobile App interessant: Darüber sind die Außendienstmitarbeitenden wesentlich besser angebunden. In einer eigenen Vertriebscommunity sammeln sie wichtige Informationen und teilen diese aus der Community heraus, wenn für alle relevant, mit dem gesamten Kollegium.

Eine echte Unterstützung im Alltag der gesamten Belegschaft ist die Volltextsuche: Über das Haiilo-Feature finden alle immer genau die Informationen, die sie brauchen.

Haiilo & die WERTGARANTIE Group: Anwendungsbeispiele aus dem Unternehmensalltag 

Haiilo verbesserte im Unternehmen nicht nur die Informationssuche und die Zusammenarbeit, sondern stärkt darüber hinaus nachhaltig die Mitarbeiterbindung. Das gelingt der WERTGARANTIE Group beispielsweise dadurch, dass sie das Social Intranet aktiv nutzt, um die Mitarbeitenden wertzuschätzen und zu Wort kommen zu lassen.

Gelebte Wertschätzung dank Geburtstagscommunity

Bei der WERTGARANTIE Group werden die Geburtstage und Jubiläen der Mitarbeitenden von jeher gern zelebriert, inklusive „Geburtstagspatenschaft“, geschmückter Tische, Geschenke und Kuchen. 

Mit dem neuen Social Intranet wird die Feierlaune auch in die digitale Welt übertragen: Auf der Hauptstartseite informiert ein Widget über anstehende Geburtstage, sodass kein Ehrentag vergessen wird. Zudem gibt es eine eigene Community „Geburtstage, Jubiläen und Co.“, die regelmäßig für Gratulationen und Danksagungen – ob in Text- oder Bildform – genutzt wird.

Gemeinsam Erfolge feiern

Auch der 60-jährige Geburtstag von WERTGARANTIE blieb im Intranet natürlich nicht unbemerkt. Zur Feier des Jubiläumsjahres 2023 wurde eine eigene Seite eingerichtet, auf der unter anderem Videos von der Auftaktveranstaltung und Blogbeiträge zum Thema geteilt werden. Über die Seite können sich die Mitarbeitenden auch direkt an der Mitmach-Aktion „Ich finde WERTGARANTIE genial, weil …“ beteiligen.

Informationen aus erster Hand

Mit der Intranet-Seite „Vorstandsinfos“ sorgt die WERTGARANTIE Group für eine transparente Top-down-Kommunikation im Unternehmen. Über das schriftliche Format „Aus erster Hand“ versorgt der Vorstand die Belegschaft unmittelbar mit allen wichtigen Informationen und Neuigkeiten.

Echte Geschichten aus dem Alltag

Haiilo dient bei der WERTGARANTIE Group auch ganz klar als Bühne für die Mitarbeitenden. Über das Format „3 Fragen an …“ können die Kolleg:innen ihre Geschichten erzählen und beispielsweise über Menschen, Projekte, Aufgaben, Herausforderungen und Erfolge berichten.

Generell findet das Blog-Modul des Intranets im Unternehmen großen Anklang und wird gern genutzt, um Geschichten zu gestalten und Wissen zu teilen.

Ergebnisse: Anstieg der aktiven Intranet-Nutzung

Der Umstieg auf das neue Social Intranet verlief dank der tatkräftigen Unterstützung des Haiilo-Teams und des Partners ACP ohne Probleme. Bei den Mitarbeitenden der WERTGARANTIE Group kam das neue Format von Anfang sehr gut an. In einer internen Umfrage nach einem Jahr mit Haiilo gaben 97 Prozent der teilnehmenden Nutzer:innen an, dass sie sich im neuen System gut zurechtfinden. 

Es wird auch sehr aktiv genutzt: Immer mehr Teams, Abteilungen und Bereiche möchten sich im Intranet vorstellen und ihre Kolleg:innen über Projekte und Arbeitsstände informieren. Im alten System war es vor allem die Marketingabteilung, die das Intranet mit Inhalten füllte. Heute beteiligt sich die gesamte Belegschaft und das Team der internen Kommunikation übernimmt vermehrt Moderationsaufgaben, statt selbst Content zu erstellen.

Mithilfe der integrierten Analysetools kann die WERTGARANTIE Group das Mitarbeiterengagement und die Aktivitäten im Intranet direkt messen und auswerten. Innerhalb des ersten Jahres konnten nachweislich folgende KPIs festgehalten werden:

• 3x so viele Beiträge (insgesamt rund 4.000)
• Doppelt so viele Interaktionen (insgesamt rund 36.000)
• Rund 650 aktive Nutzer:innen bei 800 Nutzerprofilen (Tageshöchstsatz)
• 13 Informationsseiten
• 42 Communitys