Sicher habt auch ihr schon einmal eine Webseite oder eine Anwendung frustriert geschlossen, weil ihr euch in der Navigation nicht zurechtgefunden habt, die Inhalte ewig nicht geladen haben oder euch das wirre Layout Kopfschmerzen bereitete. Was euch fehlte, war eine gute User Experience.

Ähnlich kann es euren Mitarbeitenden mit dem Intranet ergehen. Dabei ist ein positives Nutzungserlebnis ein wichtiger Faktor, damit eure Beschäftigten eine angenehme Umgebung vorfinden, in der sie effizient kommunizieren, einfach auf Informationen zugreifen und die Unternehmenskultur ungestört leben können.

Daher zeigen wir euch in diesem Beitrag, wie ihr mit kleinen Veränderungen eine große Wirkung erzielt und eure Intranet-UX nachhaltig verbessert.

Was ist User Experience?

User Experience (UX) beschreibt die Erfahrungen und das gesamte Erlebnis, das Nutzer:innen mit einem bestimmten Produkt wie einer Software haben. Im Deutschen spricht man hier auch von „Nutzererfahrung“ oder „Nutzungserlebnis“.

Zentrale Aspekte der User Experience sind:

  • Benutzerfreundlichkeit
  • Zugänglichkeit
  • Ästhetik
  • Effizienz
  • Zufriedenheit

Im Fokus des Nutzungserlebnisses stehen vor allem Elemente wie das Interface-Design und eine verständliche Informationsarchitektur. UX zielt darauf ab, die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer:innen zu verstehen und zu erfüllen, um ihnen eine nahtlose, intuitive und angenehme Nutzung zu gewährleisten.

Benutzerfreundlichkeit ist somit ein wichtiger Teil der User Experience. Zusätzlich geht es aber auch um die subjektiven Empfindungen und Wahrnehmungen der Nutzer:innen. Es soll sich gut anfühlen und Spaß machen, das Produkt – zum Beispiel das Intranet – zu nutzen.

 

Die User im Mittelpunkt

Bei der User Experience stehen also – wie der Name verrät – die Nutzer:innen im Mittelpunkt. Daher ist es auch entscheidend, die tatsächlichen Endnutzer:innen zu identifizieren und deren Bedürfnisse und Nutzungsverhalten zu analysieren. Diese bestimmen schließlich, wie die UX-Elemente am besten umgesetzt werden.

Das Besondere bei der User Experience im Intranet ist, dass die Zielgruppe klar definiert und euch schon bekannt ist sowie mit euch in einem Boot sitzt: Es geht um eure Mitarbeitenden und Kolleg:innen. Dadurch entsteht der große Vorteil, dass ihr nicht einfach nur ein Intranet für, sondern vor allem auch mit euren Nutzer:innen aufbauen und so eine maßgeschneiderte Erfahrung kreieren könnt.

Bedeutung von User Experience im Intranet

Eine positive User Experience im Intranet ist von wichtiger Bedeutung, da sie die Zufriedenheit und das Engagement von Mitarbeitenden erheblich beeinflussen kann. So hat sie Auswirkungen auf folgende Aspekte:

  • Effizienz und Produktivität: Eine gut gestaltete UX ermöglicht es Mitarbeitenden, Informationen schneller zu finden und Aufgaben effizienter zu erledigen.
  • Kommunikation und Kollaboration: Sie fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, indem sie den Zugang zu gemeinsamen Ressourcen erleichtert.
  • Zufriedenheit: Ein intuitives und ansprechendes Intranet sorgt für ein angenehmes Arbeitsumfeld und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Engagement: Durchdachte UX-Elemente befähigen und motivieren die Mitarbeitenden dazu, das Intranet aktiv zu nutzen und sich einzubringen.

 

Weitere Vorteile einer guten Intranet-UX sind:

  • Bessere Datenverwaltung: Informationen sind besser strukturiert und organisiert, was die Datenverwaltung und -sicherheit erleichtert.
  • Reduzierte Supportkosten: Es ist weniger Support notwendig, da die Nutzer:innen Probleme selbstständig lösen können.
  • Höhere Akzeptanz: Die Kommunikationsplattform wird schneller akzeptiert und freiwillig in den Arbeitsalltag integriert.
  • Schnellere Einarbeitung: Es entfallen aufwendige Schulungen, da sich die Nutzer:innen intuitiv im Intranet zurechtfinden – auch ohne umfassende Technikkenntnisse.

Häufige UX-Herausforderungen im Intranet

Um besser zu verstehen, an welchen Stellschrauben ihr drehen solltet, damit eure Mitarbeitenden durchweg positive Erfahrungen mit eurem Intranet machen, schauen wir uns jetzt erst einmal typische Herausforderungen und Problemstellen an.

Anforderungen an eine gute User Experience im Intranet

Komplexe und unübersichtliche Benutzeroberfläche

Viele (Social) Intranets sind mit einer Fülle an Funktionen und Informationen überladen, was zu einer unübersichtlichen und schwer navigierbaren Plattform führt. Mitarbeitende fühlen sich schnell verloren und überfordert, wenn sie wichtige Informationen oder Tools suchen müssen, die in einer Flut von Menüs, Seiten und teilweise veralteten Inhalten versteckt sind.

Wichtig ist also: eine übersichtliche visuelle, strukturelle und inhaltliche Gestaltung.

 

Langsame Ladezeiten und technische Probleme

Nichts frustriert Nutzer:innen mehr, als wenn Seiten ewig laden, das System ständig abstürzt oder sonstige technische Probleme die Nutzung beeinträchtigen. Dann sind Produktivität und Motivation schnell im Keller.

Wichtig ist also: eine reibungslose Performance.

 

Schwierige Navigation und fehlende Suchfunktionen

Ein weiteres großes Problem ist, wenn eine klare Navigation und effektive Suchfunktionen fehlen. Mitarbeitende scrollen und klicken sich dann ziellos durch das Intranet und verschwenden unnötig viel Zeit mit der Informationssuche. Ziel sollte sein, dass die Nutzer:innen mit wenigen Klicks alles finden, was sie brauchen.

Wichtig sind also: eine klare Navigation und effektive Suche.

 

Mangelnde Anpassungs- und Personalisierungsmöglichkeiten

Einer der größten Fehler bei der User Experience ist, wenn das Intranet gar nicht auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer:innen eingeht. Dann wird die Plattform als irrelevant und ineffektiv wahrgenommen.

Wichtig sind also: personalisierbare Inhalte und Einstellungen.

Intranet-UX verbessern – mit diesen 7 Tipps

Im Folgenden wollen wir euch nun die sieben wichtigsten Stellschrauben vorstellen, mit denen ihr eure Intranet-UX verbessern könnt.

Hinweis: Inwiefern sich unsere Tipps im Detail umsetzen lassen, hängt vor allem von eurer genutzten Intranet-Software ab. Bei einer eigens programmierten Individuallösung habt ihr natürlich maximalen Gestaltungsfreiraum – aber auch einen extremen finanziellen und personellen Aufwand.

Das größte Problem: Die Individuallösung lässt sich nicht mit einem Knopfdruck updaten. Ihr müsst die Software selbst weiterentwickeln. Meist ist dafür intern aber nicht die nötige Expertise vorhanden. Eine externe Umsetzung sorgt wiederum für hohe Kosten. Das resultiert dann oft darin, dass Unternehmen ihr Intranet einmal implementieren und die Lösung ein Jahr später bereits wieder veraltet ist, sich aber niemand organisiert und methodisch um die Weiterentwicklung kümmert.

Wir empfehlen euch stattdessen moderne SaaS-Lösungen wie Haiilo – eine hohe Benutzerfreundlichkeit hat bei unserer Plattform höchste Priorität. Gleichzeitig schwören wir auf eine gute Balance zwischen leistungsstarken und schlanken Funktionen. Wir bietet euch regelmäßige Updates sowie sorgsam ausgewählte Individualisierungsmöglichkeiten, die wirklich Mehrwert bieten und euer Intranet nicht komplizieren. So wollen wir für eine gute User Experience für alle sorgen – neben euren Mitarbeitenden auch für Administrator:innen, Redakteur:innen und IT-Verantwortliche.

Deshalb unser Nummer-1-Tipp: Achtet bei der Wahl eurer Intranet-Software darauf, wie benutzerfreundlich die Lösung von Werk ist und welche UX-Features im Vordergrund stehen. Prüft zudem, inwiefern euch der Anbieter mit einem kompetenten Service dabei unterstützt, einen reibungslosen Betrieb mit uneingeschränkten positiven Erfahrungen zu gewährleisten. 

 

1. Navigation

Eine intuitive Navigation ist das Rückgrat eines gut funktionierenden Intranets. Ein logischer Aufbau der Menüs und eine klare Hierarchie der Inhalte sind hierbei entscheidend.

Tipps:

  • Strukturiert das Menü in klar verständliche Kategorien nach den wichtigsten Aufgaben oder Themenbereichen.
  • Nutzt maximal zwei bis drei Ebenen, um die Navigation nicht zu komplizieren.
  • Setzt auf konsistente Symbole und Begriffe – haltet euch dabei an das Corporate Design und die Terminologie eures Unternehmens.
  • Verwendet Brotkrumennavigation. Dieses sekundäre Navigationselement zeigt die Hierarchie und den Pfad an, sodass die Nutzer:innen jederzeit wissen, wo sie sich befinden.
  • Integriert eine Schnellzugriffsleiste für häufig genutzte Funktionen.
  • Implementiert eine übersichtliche Startseite, die als zentraler Hub für alle wichtigen Bereiche des Intranets dient.

Pro-Tipp: Bei vielen Software-Lösungen sind die Menüs vorgegeben und nur wenig anpassbar. Umso wichtiger ist es, hier den richtigen Anbieter auszuwählen. Vor allem klassische Intranets haben oft eine komplexe Navigationstiefe. Moderne Lösungen wie Haiilo setzen dagegen auf eine möglichst flache und intuitive Navigation.

Social Intranet Stadt Bad Oeynhausen

2. Suchfunktion

Eine leistungsfähige Suchfunktion spart Zeit. Sie ist sozusagen die Abkürzung durch die Navigation und führt die Mitarbeitenden ohne Umwege zum gewünschten Ergebnis.

Tipps:

  • Achtet darauf, dass die Suchmaschine auch Synonyme und verwandte Begriffe erkennt.
  • Implementiert Filter- und Sortieroptionen, um die Suchergebnisse weiter einzugrenzen.
  • Stellt sicher, dass die Suchfunktion alle relevanten Inhalte durchsucht, einschließlich Dokumente, Threads und verbundene Drittsysteme.
  • Aktiviert, wenn vorhanden, Auto-Vervollständigung und Vorschläge während der Eingabe in der Suchleiste.

Pro-Tipp: Bei Haiilo profitiert ihr von einer leistungsstarken globalen Suche. Habt ihr zum Beispiel eure Google Drive mit dem Intranet integriert, wird auch diese durchsucht. Zudem gibt es Multi-Language-Support und typ-basierte Filter. Das heißt, die Ergebnisse werden nach Inhaltstyp sortiert angezeigt.

Globale Suche Haiilo

3. Widgets

Widgets bieten eine flexible Möglichkeit, wichtige Informationen und Tools direkt auf der Startseite oder anderen zentralen Bereichen des Intranets anzuzeigen. Sie können nach Bedarf angepasst werden und bieten somit ein personalisiertes Erlebnis. Daher sind sie im Social Intranet von Haiilo ein zentrales UX-Element.

Unsere Widgets lassen sich in vier verschiedene Typen unterteilen:

  • Global: Globale Widgets sind für alle Benutzer:innen zugänglich. Sie werden zentral verwaltet und bieten allgemeine, unternehmensweite Informationen und Funktionen.
  • Persönlich: Hierbei handelt es sich um Widgets, die persönliche Informationen der Nutzer:innen verwenden und somit individuellen Inhalt je nach Nutzer:in enthalten.
  • Dynamisch: Diese Widgets werden aus dynamischen Quellen gespeist, sodass sich der Inhalt ständig aktualisiert.
  • Statisch: Hier bleibt der Inhalt immer gleich, außer er wird manuell angepasst.
Widget-Katalog Haiilo

Tipps:

  • Nutzt Widgets für häufig genutzte Anwendungen wie zum Beispiel eine direkte Anbindung zu E-Mail, Projektmanagement-Tools, Zeiterfassung oder der internen Wiki-Seite.
  • Bildet mit Widgets globale Informationen ab wie zum Beispiel das Wetter, aktuelle (Unternehmens-)News und Ankündigungen, anstehende Termine, Events und Feiertage oder die beliebtesten Blogbeiträge.
  • Implementiert Widgets mit Kontaktdaten oder einem Chatbot für den internen IT-Support.
  • Stellt sicher, dass die Widgets einfach zu konfigurieren und anzupassen sind.
  • Bietet eine Auswahl an persönlichen Widgets an, damit die Nutzer:innen ihr Dashboard individuell gestalten können.

Pro-Tipp: Widgets sind auch ideal, um mehr Kontext im Intranet zu geben. So könnt ihr bei euren Community-Seiten über ein Widget kurze Infos zum Zweck von Communities geben, zu den Community Guidelines verlinken oder zu einer Formular-App, mit der Nutzer:innen eine neue Community beantragen können. Solche Widgets lassen sich einfach mit einem Rich Text Editor umsetzen.

Screenshot Community-Widget im Haiilo Intranet

4. Performance

Eine gute Performance ist entscheidend für die Zufriedenheit der Nutzer:innen. Lange Ladezeiten und häufige Ausfälle vermiesen das Nutzungserlebnis.

Laut Jakob Nielsen gibt es drei zentrale Grenzen für die Ladezeit:

  • Bis zu 0,1 Sekunden haben Nutzer:innen das Gefühl, dass das System sofort reagiert.
  • Bis zu 1 Sekunde ist zwar eine leichte Verzögerung wahrnehmbar, aber nicht störend.
  • Bis zu 10 Sekunden kann man die Aufmerksamkeit der Nutzer:innen noch halten, danach werden sie mit großer Wahrscheinlichkeit abspringen.

Zehn Sekunden sind dabei aber das Maximum, in der Regel sollte die Ladezeit im Intranet drei Sekunden nicht überschreiten.

Gründe für eine schlechte Performance können zum Beispiel eine Auslastung des Arbeitsspeichers (bei einer On-Prem-Lösung), fehlende Ressourcen auf dem Server,  ein veralteter Browser oder Client und eine schlechte Internetverbindung sein. Bei mobilen Geräten ist die Internetverbindung meist einen Tick langsamer, weshalb ihr der User Experience in der mobilen Version eures Intranets besondere Aufmerksamkeit schenken solltet.

Tipps:

  • Optimiert die Ladezeiten durch komprimierte Dateien und optimierten Code.
  • Reduziert die Anzahl der HTTP-Anfragen, indem ihr Dateien zusammenfasst.
  • Wählt geeignete Formate wie MP4 für Videos und MP3 für Audiodateien, die eine gute Kompression und Qualität bieten.
  • Bettet Videos über iframe und andere Techniken ein oder nutzt externe Video-Hosting-Plattformen, um die Ladezeit zu minimieren.
  • Verwendet Lazy Loading-Techniken, um Inhalte erst dann zu laden, wenn sie im sichtbaren Bereich der Benutzer:innen erscheinen.
  • Nutzt Caching, um häufig angeforderte Inhalte zwischenzuspeichern.
  • Achtet auf ein responsives Design auf allen Geräten.
  • Überprüft regelmäßig die Serverleistung und führt notwendige Wartungsarbeiten sowie Updates durch.

Pro-Tipp: Wenn ihr euch für die Cloud-Lösung von Haiilo mit sicheren EU- und US-Hosting-Optionen entscheidet, müsst ihr euch um viele der genannten Aspekte keinen Kopf mehr machen – wir kümmern uns darum, dass euer Intranet reibungslos funktioniert.

Sollte es doch einmal zu Performance-Einschränkungen kommen, findet ihr im Haiilo Support Center erste Hilfe mit typischen Ursachen und schnellen Lösungen. Auch einen Live-Status zur Cloud mit Hinweisen auf Vorfälle und Wartungen stellen wir euch dort bereit. Zudem könnt ihr euch natürlich jederzeit an unser Team wenden, wenn ihr Fragen oder größere Probleme habt.

Ihr wollt die User Experience unserer modernen Plattform selbst erleben?

5. Personalisierung

Ein personalisiertes Intranet erhöht die Relevanz und Nützlichkeit für die einzelnen Nutzer:innen. Eure Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit haben, das Intranet an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Tipps:

  • Bietet personalisierte Dashboards an, die die Nutzer:innen selbst gestalten können.
  • Implementiert eine Funktion für personalisierte Benachrichtigungen und Updates.
  • Ermöglicht es den Nutzer:innen, favorisierte Seiten und Dokumente zu speichern und Themen zu abonnieren.
  • Integriert eine Funktion, mit der Lesezeichen für häufig besuchte Seiten gesetzt werden können.

Pro-Tipp: Im Haiilo-Intranet könnt ihr ganz einfach Hashtags nutzen, um themenbasierten Zugriff auf Inhalte zu erhalten – ob in der Suche, auf der Startseite oder in Widgets. Abonniert relevante Hashtags und lasst euch die neuesten Beiträge zu euren Lieblingsthemen anzeigen.

Personalisierung mit Hashtags im Haiilo Intranet

6. Design

Ein ansprechendes und konsistentes Design ist wichtig für eine positive Nutzererfahrung. Das UX-Design sollte auf dem Corporate Design des Unternehmens basieren und einheitlich über alle Interface-Elemente hinweg sein.

Tipps:

  • Entwickelt einen Styleguide, der Farben, Schriften und Layouts klar definiert.
  • Verwendet visuelle Hierarchien, zum Beispiel Kontraste oder verschiedene Schriftgrößen und -gewichte, um wichtige Informationen hervorzuheben.
  • Überladet die Benutzeroberfläche nicht – nutzt Leerräume effektiv, um das Design aufgeräumt und übersichtlich zu halten.
  • Verwendet Icons, um Funktionen und Informationen visuell darzustellen. Achte darauf, dass die Icons selbsterklärend sind.
  • Achtet darauf, dass Buttons und Links so gestaltet sind, dass sie klar erkennbar und leicht anklickbar sind.

Pro-Tipp: Entwerft ein eigenes Intranet-Logo und gebt der Plattform auch einen passenden Namen. Ein individuelles Intranet-Branding passend zu eurer Unternehmensmarke verleiht eurem Intranet Wiedererkennungswert und eine einzigartige Persönlichkeit.

Mock-up mySTYRIA

7. Inhalte

Relevante und aktuelle Inhalte sind das Herzstück eines guten Intranets. Sie sollten ansprechend gestaltet sein und zum Lesen, Anschauen und Interagieren einladen.

Tipps:

  • Erstellt einen Redaktionsplan, um sicherzustellen, dass Inhalte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
  • Archiviert oder löscht veraltete Informationen, um die Übersichtlichkeit zu bewahren.
  • Stellt sicher, dass alle Inhalte klar strukturiert und leicht verständlich sind.
  • Verwendet eine einheitliche, zielgruppengerechte Sprache.
  • Nutzt einen abwechslungsreichen, multimedialen Content-Mix.
  • Stellt wichtige Dokumente, Formulare und Anleitungen als leicht zugängliche Downloads zur Verfügung.
  • Erstellt Anleitungen, Tutorials und FAQ-Sections, die eure Mitarbeitenden bei täglichen Aufgaben unterstützen.
  • Aktiviert eine Benachrichtigungsfunktion für neue und aktualisierte Inhalte, um die Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Pro-Tipp: Die Erstellung von Content, der eure Mitarbeitenden wirklich anspricht und begeistert, kann sehr aufwendig sein. Da ist jede Unterstützung willkommen. Deshalb haben wir in das Haiilo-Intranet eine KI-Funktion namens AVA integriert. Diese hilft euch, Inhalte von Grund auf zu erstellen, zu kürzen, an verschiedene Zielgruppen anzupassen, in verschiedene Formate umzuwandeln oder die Tonalität zu optimieren. Aber nicht nur das: Die KI unterstützt euch auch bei der Suche im Intranet und liefert euch schnelle Antworten auf eure Fragen.

Globale Suche mit der Haiilo KI AVA

Strategie zur Verbesserung der User Experience

Um sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden jederzeit positive Erfahrungen mit dem Intranet machen, solltet ihr eine Strategie implementieren, mit der ihr die User Experience fortlaufend verbessert. Diese enthält folgende Schritte:

1. Nutzeranalyse

Ziel: die verschiedenen Nutzertypen besser verstehen.

  • Sammelt Daten durch Umfragen, Interviews und Analysen bestehender Nutzerdaten.
  • Erstellt Personas, die die Merkmale, Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Zielgruppen repräsentieren.
  • Schreibt User Stories, die typische Aufgaben und Ziele der Nutzer:innen beschreiben.

2. Tests

Ziel: Funktionalität und Nutzerakzeptanz testen.

  • Erstellt interaktive Prototypen (Klickdummies), die durch typische Szenarien führen.
  • Rekrutiert Testnutzer:innen, die die Personas repräsentieren.
  • Führt Usability-Tests durch, bei denen Nutzer:innen typische Aufgaben mit dem Prototypen ausführen.
  • Nutzt A/B-Tests, um verschiedene Design- oder Funktionsvarianten zu testen.

3. Feedback

Ziel: kontinuierlich Meinungen und Verbesserungsvorschläge der Nutzer:innen sammeln.

  • Richtet Feedback-Formulare, Sprechstunden oder Communities ein, über die die Nutzer:innen unkompliziert Rückmeldungen geben können.
  • Führt regelmäßig Umfragen und User Interviews durch.
  • Nutzt Analysetools, um quantitative Daten (wie Nutzerverhalten und Interaktionsstatistiken) zu ergänzen.
  • Kategorisiert und priorisiert das Feedback nach Häufigkeit und Schwere des Problems.

4. Monitoring

Ziel: User Experience laufend überwachen und verbessern.

  • Definiert und verfolgt KPIs wie Verweildauer, Conversion Rate und Absprungrate.
  • Aktualisiert euer Intranet regelmäßig, um die aktuellen Anforderungen zu erfüllen.
  • Analysiert eure gesammelten Daten und Feedback und entwickelt passende Optimierungsmaßnahmen.
  • Messt den Erfolg eurer Maßnahmen.

Die beste UX ist oft die einfachste

Kurz gesagt gilt bei der Intranet-UX folgende Devise: Die Plattform sollte gut aussehen und sich gut anfühlen. Schon kleine Anpassungen machen hier oft den Unterschied, zum Beispiel einheitliche visuelle Icons, sinnvolle globale Widgets und eine starke Suchfunktion.

Eine große Rolle spielt Einfachheit: Das Design sollte übersichtlich, die Sprache verständlich, Informationen sollten leicht auffindbar und Funktionen unkompliziert zugänglich sein. Eine benutzerfreundliche Intranet-UX trägt maßgeblich dazu bei, dass Mitarbeitende effizienter arbeiten, besser kommunizieren und sich insgesamt wohler fühlen.

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