Emotionen in der Veränderungs-kommunikation: Wie Gefühle den Wandel beeinflussen

Gerade in Zeiten des Wandels entscheiden Gefühle oft mehr als Fakten. Dabei fallen diese Gefühle oft sehr unterschiedlich aus: Während die einen sich gegen den Wandel sträuben und Schutzmechanismen entwickeln, sehen andere darin Chancen und nutzen die Gelegenheit zur Weiterentwicklung. In beiden Fällen spielen Emotionen eine entscheidende Rolle.

„Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen“ – Chinesisches Sprichwort

Emotionen beeinflussen nicht nur, wie Mitarbeitende Veränderungen in Unternehmen wahrnehmen und verarbeiten, sondern auch, wie erfolgreich diese letztlich umgesetzt werden können. Doch wie können solche Veränderungen am besten an die Belegschaft vermittelt werden? Und wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, den Wandel anzunehmen?

Was ist Veränderungskommunikation?

Veränderungskommunikation ist der Prozess, Veränderungen innerhalb einer Organisation zu erklären, zu fördern und zu unterstützen. Dabei ist die Kommunikation mehr als nur die Verbreitung von Informationen; sie umfasst die strategische Planung, Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen. Ihr Ziel ist es, die betroffenen Personen über geplante Veränderungen zu informieren und ihr Verständnis und ihre Akzeptanz durch gezielte Maßnahmen zu fördern. Darüber hinaus kann sie aber auch Widerstände gegen die Veränderung verringern, indem sie die Motivation der Mitarbeitenden für die Veränderung erhöht.

Dabei ist eine klare, transparente, konsistente und zeitnahe Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Dazu kann die Kommunikation verschiedene Formen annehmen, darunter können zum Beispiel Meetings, Schulungen, Rundschreiben, E-Mails, persönliche Gespräche, Flyer oder Plakate sein. Wichtig dabei: Damit Veränderungskommunikation erfolgreich sein kann, sollte sie immer auf unterschiedlichen Ebenen ablaufen. 

Insgesamt spielt die strategische Veränderungskommunikation aber immer eine entscheidende Rolle dabei, den Erfolg von Veränderungsinitiativen sicherzustellen. Denn nur so können Mitarbeitende informiert, unterstützt und zu guter Letzt auch befähigt werden.

Welche Rolle spielen Emotionen in der menschlichen Entscheidungsfindung?

Klar ist: Es gibt keine Veränderungen, die ohne eine emotionale Komponente auskommen. Emotionen spielen also eine zentrale Rolle in der menschlichen Entscheidungsfindung, ganz besonders während Veränderungen im Unternehmen anstehen. Dabei können die emotionalen Reaktionen von Mitarbeitenden positiv oder negativ ausfallen. So oder so beeinflussen sie aber immer die Wahrnehmung, das Denken und das Verhalten der Mitarbeitenden.

Positive Emotionen wie Begeisterung und Hoffnung können die Akzeptanz und das Engagement für die Veränderung erhöhen, während negative Emotionen wie Angst, Unsicherheit und Widerstand Mitarbeitende eher demotivieren und die Umsetzung von Veränderungen erschweren oder sogar gefährden können. Daraus resultiert für die Veränderungskommunikation auch das ehrliche und offene Eingehen auf alle Emotionen – das Aussprechen von Ängsten, das Wecken von Hoffnung und das Aufbauen von Vertrauen. So zeigt die Studie „Global Human Capital Trends“, dass Mitarbeitende vermehrt Frustration und Angst während eines Veränderungsprozesses empfinden, wenn die dazugehörige Kommunikation nicht als transparent oder emotional unterstützend wahrgenommen wird. Ein empathischer Umgang mit den emotionalen Reaktionen der Mitarbeitenden ist entscheidend, um sie durch den Veränderungsprozess zu begleiten und ihre Unterstützung zu gewinnen. Denn nur durch die Anerkennung und Validierung von Emotionen kann das Wohlbefinden von Mitarbeitenden während des Prozesses gefördert und die Resilienz gegenüber der entstehenden Herausforderung gestärkt werden.

Was kann Veränderungskommunikation emotional leisten?

Geht euer Unternehmen das Thema Veränderungskommunikation richtig an, können durch die Kommunikation viele wichtige Emotionen hervorgerufen werden, die euer Unternehmen durch den Wandel tragen. Voraussetzung für das Entstehen solcher positiven Emotionen ist Transparenz. Nur durch eine offene und transparente Kommunikation könnt ihr das Vertrauen anderer Mitarbeitenden gewinnen. 

Sobald diese Voraussetzung geschaffen ist, kann die Veränderungskommunikation Hoffnung bei allen Mitarbeitenden wecken, die auf die Veränderung zusteuern. Das schafft sie, indem sie den Fokus auf die Chancen und Möglichkeiten der Veränderung setzt. Dabei motiviert die Kommunikation bestenfalls möglichst viele Mitarbeitende aktiv am Veränderungsprozess teilzunehmen und sich einzubringen. Durch eine regelmäßige und klare Informationsweitergabe könnt ihr zudem Sicherheit bei den Mitarbeitenden schaffen. Dazu bietet es sich an, mögliche Unterstützungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die Hemmschwelle, diese auch wirklich zu nutzen, möglichst weit durch die Kommunikation herabzusenken. Achtet bestenfalls darauf, dass eure Veränderungskommunikation Vertrauen in die Führungskräfte und den Veränderungsprozess fördert. Dabei nützlich ist Verständnis bei den Mitarbeitenden: Welche Gründe stecken hinter der Veränderung? –  macht das unbedingt durch eure Kommunikation möglichst deutlich. So kann die Akzeptanz für die Veränderung steigen. Ebenfalls sinnvoll: Kommuniziert die Vorteile, die durch die Veränderung entstehen, und macht deutlich, wann das Ziel der Veränderung erreicht ist. Dabei solltet ihr die emotionalen Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht aus den Augen verlieren und so eine möglichst emphatische Kommunikation anstreben. 

Das Ziel: Empowerment bei den Mitarbeitenden schaffen. Sie sollen sich bestenfalls durch die Kommunikation dazu befähigt fühlen, ihre Meinung zu äußern und aktiv am Veränderungsprozess teilzunehmen.

Die Grenzen der Veränderungskommunikation

Sprechen wir über Veränderungskommunikation, sollten wir auch ihre Grenzen nicht unerwähnt lassen – denn Veränderungskommunikation ist kein Allheilmittel, mit dem automatisch jedes Projekt ein Erfolg wird. Auch wenn eine sorgfältige Kommunikationsstrategie implementiert wird, gibt es keine Garantie für den Erfolg. Mitarbeitende können dennoch Widerstand gegen Veränderungen zeigen, sei es aufgrund von Unsicherheit, Angst vor dem Unbekannten oder fehlendem Verständnis für die Gründe der Veränderung. Besonders in multinationalen Unternehmen oder Organisationen mit verschiedenen Abteilungen und Teams können kulturelle Unterschiede die Veränderungskommunikation erschweren. Hier sollten Kommunikationsbotschaften bestenfalls an die Bedürfnisse und Erwartungen unterschiedlicher Zielgruppen angepasst werden. Wo die Grenzen von Veränderungskommunikation genau zu verorten sind, hängt auch von dem Engagement und der Unterstützung der Führungskräfte im Veränderungsprojekt ab. Wenn Führungskräfte nicht aktiv in den Kommunikationsprozess eingebunden sind oder keine klare Vision und Unterstützung für die Veränderung vermitteln, kann dies die Akzeptanz und Umsetzung der Veränderung durch die Mitarbeitenden beeinträchtigen. 

Eine Lösung: Die Veränderung sollte als iterativer Prozess angesehen werden, in dem die Kommunikation flexibel genug gehalten wird, um auf Rückmeldungen und Anpassungen reagieren zu können. Bleiben Unternehmen während der Veränderung nicht offen für Feedback, lassen sie wichtige Chancen zur Verbesserung von Veränderungsimpulsen auf der Strecke liegen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen die Komplexität der Veränderung beachten: Umfassende Veränderungen, die einen Großteil der Belegschaft betreffen, benötigen oft über die Veränderungskommunikation hinausgehendes Change-Management. Hier werden dann weitere Maßnahmen eingeschlossen, die ein gesamtstrategisches Vorgehen ermöglichen – der Einbezug von Sponsoren, Coachings für Führungskräfte, Widerstandsmanagement, Schulungsmaßnahmen usw.

Aus der Praxis: Wie kann Veränderungskommunikation Emotionen berücksichtigen?

Veränderungskommunikation kann sich unterschiedlicher Mittel bedienen, um Emotionen bestmöglich zu managen:

Eine frühzeitige und offene Kommunikation schaffen

Mitarbeitende benötigen die Möglichkeit, sich auf die Veränderung einzustellen – und das erreicht dein Unternehmen bestenfalls, indem frühzeitig mit der Kommunikation gestartet wird. Zudem sollte die Kommunikation transparent und ehrlich sein: Welche Gründe, Auswirkungen und Ziele stecken hinter der Veränderung? Darüber hinaus sollten Veränderungen breitflächig kommuniziert werden: Über verschiedene Kanäle und Formate erreicht dein Unternehmen potenziell mehr Mitarbeitende, die von der Veränderung betroffen sind. Beachtet dein Unternehmen diese Punkte bei der Veränderungskommunikation, können Ängste reduziert und Vertrauen gefördert werden.

Den richtigen Sender wählen

Der richtige Sender sollte bei der Veränderungskommunikation bewusst ausgewählt werden, um die Wirksamkeit der Botschaften zu maximieren. So hat eine Studie ergeben, dass Mitarbeitende über Geschäftsnachrichten am liebsten vom CEO oder Vorstandsvorsitz informiert werden. Alle Nachrichten, die sie dagegen persönlich betreffen (zum Beispiel in ihrer alltäglichen Arbeitsweise), erfahren Mitarbeitende am liebsten von der direkten vorgesetzten Person.

Einen persönlichen Bezug herstellen

Mitarbeitende können besser mit der bevorstehenden Veränderung umgehen, wenn sie genau wissen, wie sie persönlich die Veränderung betrifft und welche Wirkung erzielt werden kann, wenn sie persönlich aktiv an der Veränderung teilnehmen. Dabei sollte die Kommunikation bestenfalls die positiven Perspektiven aufzeigen, Chancen und Vorteile der Veränderung betonen und so Hoffnung und Motivation fördern.

Eine lebhafte Feedbackkultur fördern

Die Kommunikation sollte keine Einbahnstraße sein – vielmehr sollten Mitarbeitende zum Dialog ermutigt werden. Haben sie die Möglichkeit Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern, Feedback zu geben und Unterstützung zu erhalten, fühlen sie sich mit der bevorstehenden Veränderung nicht allein gelassen. Empathie und Unterstützung sind dabei entscheidend, um den Mitarbeitenden zu helfen, mit den emotionalen Herausforderungen der Veränderungen umzugehen.

Die erforderlichen Fähigkeiten entwickeln

Und damit kommen wir zum letzten und wichtigsten Punkt: Alle Kommunikatoren der Veränderung benötigen die entsprechenden Kommunikationsfähigkeiten, um (größere) Veränderungen sicher und emphatisch zu transportieren. Nur wenn Kommunikatoren (und das schließt kommunizierende Führungskräfte mit ein) in der Lage sind, sich in die Lage der Mitarbeitenden zu versetzen und ihre Emotionen zu verstehen, können sie diese auch adäquat auffangen. Durch Schulungen und Coachings kann die Fähigkeit verbessert werden, Emotionen zu erkennen, zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.

Unser Fazit: Ohne Emotionen keine erfolgreiche Veränderungskommunikation

Unser Fazit lautet: Emotionen sind essenziell für eine erfolgreiche Veränderungskommunikation in Unternehmen. Sie bilden den Schlüssel zur Akzeptanz und Unterstützung von Veränderungen, da sie maßgeblich beeinflussen, wie Mitarbeitende diese wahrnehmen und verarbeiten.

Durch die Integration und das gezielte Ansprechen von Emotionen in der Veränderungskommunikation können Unternehmen ein unterstützendes Umfeld schaffen, das es den Mitarbeitenden erleichtert, Veränderungen positiv anzunehmen und konstruktiv mit ihnen umzugehen. Dies führt zu wachsendem Vertrauen, verringerten Ängsten und einer gesteigerten Motivation – entscheidende Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen.

Eine umfassende Veränderungskommunikation, die sowohl rationale als auch emotionale Aspekte berücksichtigt, stärkt dann auch das Engagement und die Resilienz der Mitarbeitenden. Nur wenn sich Mitarbeitende gesehen und gehört fühlen, sind sie bereit, den Wandel aktiv mitzugestalten und die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern.

Emotionale Unterstützung durch die Veränderungskommunikation spielt also eine entscheidende Rolle: Mitarbeitende, die sich emotional unterstützt fühlen, sind eher bereit, Veränderungen anzunehmen und aktiv am Prozess teilzunehmen. Im Gegensatz dazu kann die Unterdrückung negativer Emotionen zu Widerstand und einem ineffektiven Umgang mit Veränderungen führen. Daher ist es von größter Bedeutung, Emotionen in die Veränderungskommunikation einzubeziehen, um den Erfolg von Veränderungsinitiativen nachhaltig zu sichern.

Das war ein Gastbeitrag von Patrik Kolligs, Gründer und COO der Kronsteg GmbH.